浅谈电子会计档案在信息社会的发展

王 曦 吴 润

一、信息时代下电子会计档案的定义

会计电子档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。它包括电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算资料等。

二、电子会计档案具有的特征

一是会计资料由计算机等电子设备形成和传输，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。不用打印纸质档案管理保存。电子设备存储的信息量很大，比传统的磁盘、光盘存储的内容更多，读取速度也是传统手工查找的好几倍；

二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，并设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

四是相比传统格式固化，单一的纸质档案，电子会计档案格式比较多样，主要包括XT三、电子会计档案在安全保密性方面需要注意的事项

电子档案相比传统手工资料没有可视性，要依赖计算机软硬件环境实现，由于电子数据资料非常容易泄密且泄密的危害性大、范围广、时间长而且网络不稳定及黑客攻击影响造成数据丢失使会计档案无法使用带来损失。为保证数据的安全，可以设置专门的电脑后台系统，并聘请专人保管和维护。对电子档案系统设置多密码保护，仅可供档案管理人员使用，明确经办、监督各岗位人员职责。会计电子档案要定时进行双备份或多备份且备份数据和原件数据不能存放在同一地点。设立两个会计电子档案保管室，分别设在不同的存放地点，保管室不仅对存储温度、湿度、防磁性防静电有较高要求.还要配备恒温、恒湿、除尘消磁监控等设备。单位应建立适合本单位情况的电子会计档案管理制度，防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。针对电子会计档案传输方式和特有的物理性质还需建立安全的档案保管制度。

对会计电子档案要明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等，以保证电子档案的质量。用不同的计算机备份电子化系统，配备专门的电子档案室和人员，实行纸质文件和电子信息的双备份。年度终了，按照归档范围和归档要求，定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。档案部门应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。另外要加强会计人员的素质技能这就需要会计人员不断加强学习，适应环境的变化，不断提高适应岗位需求的工作技能。

建立完善的电子会计档案移交和销毁制度，电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。电子会计档案的销毁应当符合国家有关电子档案的规定，由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。电子会计档案的保管年限和纸质会计档案保管相同，对于未明了的债权债务和其他会计事项纸质会计档案应单独抽出立卷，至保管事项结束。

总之，会计档案电子化管理是未来的会计档案管理趋势，它快捷高效、信息存储量大、大量节约成本是传统档案管理所不具备的优点。但信息化的特点也带来了一些问题的制约。从长远来看，我国的政府管理必然向着信息高速化发展，电子会计档案的广泛推广与应用呈现了未来的会计档案管理趋势。因此我们要建立完善的会计档案管理制度和严谨的内控流程，发挥出电子会计档案的数据汇总、分析、决策功能，为经济社会的发展做出更大的贡献。