“一站式服务”理念下医疗设备电子档案建设探析

韦双莉

摘要：医疗设备档案管理是一个动态的过程，保存完好的医疗设备档案，可提升医院设备管理决策能力。更便捷、更高效、更全面的获取档案信息使一站式电子档案成为医疗设备档案管理的一种新趋势。加强档案管理意识，以多种网络渠道全面推进一站式医疗设备电子档案建设，旨在探寻一种生命线式的一站式医疗设备电子档案管理模式。

关键词：“一站式服务”；医疗设备；电子档案

中图分类号：F49文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2018.04.031

随着计算机和网络技术的不断发展进步，电子信息档案建设应运而生，由纸质档案转向无纸化电子档案，实现了资源共享的目的。近年来，“一站式服务”的理念被国内许多行业吸纳采用，最为常见的是各级政府开设“一站式的服务大厅”，从而提高了行政效率，也将行政管理从管理型向服务型、被动型向主动型，单一型向复合型转变。医疗设备档案具有较强的动态性，从申购，论证，招标，签订合同，到货，安装验收等一系列工作，不管哪个环节，工作中都会形成对应的工作材料，需要查阅的时候难度大。因此，建设医疗设备电子档案，只要点击某个字段，就能知晓该设备具体的全方位信息，这就需要以一站式的医疗设备电子档案建设为切入点，创建为相关人员提供全面服务的“一站式服务”模式。

1“一站式服务”理念与建设医疗设备电子档案

1.1“一站式服务”理念概述

“一站式服务”理念起源自欧美，最早是为了提高工作的效率，把多个不同的业务办理部门集中在一个地点完成办理。我国政府首先采用了这样的理念，现该理念已慢慢地蔓延到各个行业领域，随着理念在各个领域的渗透，其内涵及外延也随之扩展。所谓的“一站式服务”理念，更多的以服务行业为引领，即在特定的区域和服务体系中可以尽可能全面的提供对方的所需服务。

1.2医疗设备电子档案建设

在医疗设备日常的档案管理工作中，无论是从查阅者查阅档案的便捷性角度，还是信息化推进的角度，电子档案的建设是医疗设备档案管理发展的必然趋势。由于医疗设备档案的特殊性，涉及的内容多样化，档案保存周期长，而且还存在动态性的存档要求，一站式模式也成为电子档案建设的内在需求。医疗设备电子档案的建设应该包括兩个数据库：一是固定资产管理库；二是维修库。建立起的两个数据库之间应有关联性，彼此间的数据可以随手调出查阅使用。

一站式模式的医疗设备电子档案，是建立一个信息系统，将日常的医疗设备档案分类进行电子化（包括扫描、exel录入、信息系统录入等方式），电子化的档案需要建立起关联性，可登录系统，查阅任意一项设备时，相关的采购、维修、维护保养等情况全部可以查阅，这一的建设模式与“一站式服务”的理念契合度非常高。

2医疗设备电子档案建设现状

医院档案涉及的部门多，档案内容广，形式多样，就医疗设备档案来看，还是以纸质的档案为主，从医疗设备的申购到医疗设备的报废整个周期比较长，很多电子数据都是独立建立起来的，没有关联性。就目前医疗设备电子档案建设情况看，总结起来主要有以下几点现状。

（1）以纸质档案为主，电子档案建设未全面开展。目前，很多大型医院的医疗设备档案还是以纸质版的为主，很多学者认为医疗设备档案电子化进程与领导们重视程度有关，目前建立起来的医疗设备相关电子版档案很多都是为了方便查阅，使用率非常高。关于全面的开展电子档案建设，很多科室都未能推进，或者只是某个环节的工作有部分的exel表格统计相关数据，很多其他的信息化需求应用都未能提上日程。

（2）以工作职能为界限，电子档案未建立关联性。医疗设备档案包含医疗设备采购、维修、保养、监管、计量检测、效益分析、折旧、资产转移、报废等工作形成的文件材料。日常工作中大量的原始工作记录表成为纸质档案的归档内容，但是在日常工作中，为了方便查阅档案，会建立对应的电子表格，例如可以建医疗设备请购表、医疗设备经济合同表、维修记录表等，将工作中的相关数据往表格里录入，但建立起的各个表格，并没有关联性，很多需要的数据不能共享和调取，例如医疗设备经济采购合同录入的经销商联系方式，在维修记录表里就查阅不到，这些电子表格的形成，虽然在一定程度上方便了查阅，但是距离精细化管理却还有很大的差距。

（3）纸质档案转化为电子化档案工作量巨大，对兼职档案员的档案管理工作形成新的挑战。建立信息化管理系统，离不开原始数据的录入工作，而很多电子档案不仅需要电子录入，还需要扫描分类，需要的数据越精确，前期的录入就需要做得更多，这对兼职档案员的工作形成新的挑战。医疗设备兼职档案员需要在设备开箱验收时到场清点设备的相关材料，在验收完成后2个月内将纸质的医疗设备档案移交到医院档案室管理，那么在两个月内如何完成大量的扫描工作（通常外出招标的设备档案内容非常多，仅仅投标文件材料就有近500页），有限的兼职档案员人数在日常工作中要着手将这些纸质档案电子化非常困难。

3“一站式服务”医疗设备电子档案建设的几点思考

3.1以“一站式服务”宗旨强化医疗设备档案管理意识

医疗设备档案电子化管理是对医疗设备从产生到报废的具体信息进行纪录与维护的过程，这些信息主要包括从临床科室提出采购申请开始，一直延续到设备达到使用年限或其他原因办理报废为止。一站式医疗设备电子化档案建设的主要宗旨是将医疗设备的生命周期通过电子化的方式记录下，这也是时代发展的一种趋势，通过“一站式服务”的宗旨，强化医疗设备档案员的档案管理意识，使档案管理工作更加精细化。

3.2以“一站式服务”网络基础实现多渠道信息化管理

由纸质向电子化过度，全面推开医疗设备电子化管理。一方面，以网络为依托，首先建立起一个基本的医疗设备信息管理网站，这也是实现“一站式”医疗设备档案管理的主要方式，从申请采购设备的工作人员开始，通过网络填写采购信息，进入采购的OA办公阶段，直到设备购回，使用、维修、保养、报废，全部在建立的信息管理网站上实现。另一方面，以手机为载体，由于手机已成为当今生活中必不可少的生活用品，通过手机的上网功能，不断的更新、维护档案管理系统，非常方便快捷。例如，维修工程师可以随时随地登陆医疗设备电子档案管理系统，查阅相关设备的信息，根据权限，调用数据或上传新的维修数据，从而实现档案收集、查询、使用工作更加便捷的目的。endprint

3.3以“一站式服务”标准完善医疗设备电子档案的内容

档案工作建立各类档案的目的，在于通过利用档案信息从而加强管理，医疗设备电子化档案的建立和完善也不例外。医疗设备档案管理工作要实现精细化、动态化，建立档案时应涵盖申购，论证，招标，签订合同，到货，安装验收、使用、维护保养、报废等一系列工作，做到内容齐全、动态更新，这些不同的阶段，一般可分为三个部分归档：商务部分、技术部分、使用维护记录部分。

3.3.1商务档案

商务档案涉及医疗设备请购表、领导班子召开会议审批、论证报告、招标文件、供应室资质、商检证明、合同书、报关单及发票等。医疗设备的商务档案主要指在设备采购环节中形成的各类文书，例如：医疗设备请购表、设备配置清单及技术参数、可行性报告、询价记录表、领导班子审批材料、职代会议案、中标通知书、评标报告、招投标文件等材料。这部分档案的电子化，可分为两个环节，第一个环节：需要手动输入使用科室、设备名称、规格型号、保修年限、采购价格、付款方式、厂家名称、经销商名称、验收时间、产品外观及性能检测情况、培训情况、经销商联系人及电话等重要信息；第二个环节：需要将医疗设备请购表、可行性报告、询价记录表、领导班子审批材料、职代会议案等文件由兼职档案员扫描上传保存至系统中，为后期的财务付款、安装验收、保养维修等工作提供信息来源。

3.3.2技术档案

技术档案主要指设备到货后，验收设备产生的相关材料，主要有使用说明书、装箱清单、合格证、保修卡、验收报告单、进口报关单、检验检疫单等。这部分的档案需要扫描上传，工作量会非常大，但是可以请厂家或经销商提供对应说明书等内容的檔案的电子版，减少一些扫描工作。这些形成电子化的档案，查阅更加方便，工程师在维修工作中可通过自己随身携带的手机登录系统查看说明书或操作手册，这样就缩短了借阅档案的时间，加快了维修的速度，也避免了借阅纸质档案可能造成的破损或丢失风险。

3.3.3使用、维保档案

使用、维保档案是在设备的日常使用中，设备使用的次数、开机情况、收入、保养、维修、计量检测（非强制检定的设备除外）等形成的材料。日常使用情况可以由使用科室的设备管理员或者操作者通过HIS系统将每天设备的使用情况录入系统，包括清洁情况、温湿度、使用前后电源及其他附件运转情况。而维保则涵盖了两个部分，一个是保养、一个是维修。维保两个部分需要设备维修工程师将每天接到的维修、按计划进行的设备保养工作记录下来，录入系统。建立设备的保养维修小简历，能实现医疗设备的动态管理，维修工程师可以通过登陆系统软件查阅设备档案了解该设备的历史情况，从而快速而准确的对故障作出精确判断，提高维修效率。

3.3.4报废档案

报废档案是临床科室在使用医疗设备中发现设备使用年限长，已经出现故障无法维修或者其他达到报废的标准，填写报废申请表形成的档案。一般医疗设备报废手续由财务科负责统一办理。需要注意的是医疗设备报废后，固定资产管理员需要在设备管理系统中录入使用科室名称、需要报废的设备名称、日期时间、申请报废原因等信息。而报废后的设备电子档案可以自动转入历史信息库，为今后同类设备的采购、维修提供参考；同时，纸质的报废档案材料标记上报废字样进行存档，因为这些档案有可能成为医疗纠纷的重要法律依据。

4结语

医疗设备电子涉及医疗设备整个生命周期，信息化建设工作较为复杂，从“无”到“有”的过程需要循序渐进的推进。在大型综合三甲医疗机构运行和发展中，医疗设备档案发挥着越来越重要的作用，管理要求也在不断的提高，必须对其进行妥善的管理。而医疗设备电子化管理能够极大地提高医疗设备档案资源的利用率，提高医院的有效决策，因此，需要医疗机构采取更加强有力的措施，推进医疗设备档案电子化管理工作，不断提高医疗设备档案电子化管理的水平。

参考文献

[1]肖克奇.大学生职业生涯与发展规划教程[M].北京：北京出版社，2008.

[2]吴萍，吴天棋，白玫.医院医疗设备档案与使用的探讨[J].中国医疗设备，2015，30（12）157159.

[3]杨琼.医疗设备档案的建立与利用[J].医疗装备，2017，2（30）：6061.

[4]张鲁闽.医疗设备档案在医院管理中的作用[J].中国医疗设备，2009，24（5）：8486.

[5]李慧，陈珍，倪萍.浅谈医院医疗设备档案管理的系统建设[J].中国医学装备，2014，11（7）：8687.

[6]杨才布，张宏，肖平，等.国外大型医用设备管理体制比较研究[J].中国卫生经济，2008，27（8）：5963.endprint