浅谈现代企业办公室管理工作的优化与完善

李群

摘 要：随着现代企业制度的发展，办公室管理在企业发展过程中的地位越来越明显，也越来越受到重视。本文立足现代企业办公室管理工作，对现代企业办公室管理工作的作用和优化途径进行了简单的探讨。

关键词：现代企业；办公室管理；优化与完善

激烈的市场竞争促使企业纷纷致力于内部核心力量的提升，办公室管理作为企业运营的“中枢纽带”，承担着提供服务、统筹工作、参与决策等多方面职责，提高其管理水平对于促进企业整体化发展作用巨大。

现代企业办公室管理工作的重要作用

办公室管理，是指办公室工作人员协助企业的管理者及决策者，对企业内部的决策、控制、执行、反馈等各种事务进行有效处理。办公室管理在维持企业内部各部门关系及实现决策民主化、科学化等方面发挥重要作用。

企业运作的“中枢神经”

办公室是连接领导层和基层的中介，是企业运作的“中枢神经”。在企业内部，办公室对企业的领导层和不同职能部门、基层员工进行有效连接，把上级的信息和指示传达给下级，把下级的反馈和意见转达给上级，实现上情下达与下情上达。

除此之外，其还承担着协调关系、联系各方、发号施令等职责。总体说来，办公室是企业综合管理的基础性机构，是一个单位的核心枢纽部门，对企业的指挥、决策及执行起到宏观调控和综合权衡的作用[1]。

领导决策的参谋和助手

对现代企业而言，除重要的协调作用之外，办公室管理同时还兼具重要的“参谋和助手”作用。首先，办公室管理立足调查研讨，统筹思考，把各种有用的信息及时全面地提供给企业的领导人员，为其决策行为提供参考[2]。同时，办公室管理工作需要根据领导者的需要和指示，负责文稿的起草等工作，协助领导完成决策的制定与推行，是领导的参谋和助手。

优化与完善现代企业办公室管理工作的途径

加强学习，提升办公室管理人员的综合素质

办公室工作涉及范围广泛，综合性较强，因此每一个办公室管理人员都应是一个“多面手”，这就要求管理人员牢固树立终身学习理念，广泛涉猎，培养良好的综合素质。首先，身处经济社会，办公室管理人员应树立起不断加强学习的意识，清醒地认识到知识的积累与更新对于胜任工作的重要性。其次，作为企业的办公室管理者，不仅要对本行业的政策法规、市场动向、管理模式等有详细的了解，还要对与工作相关的领导科学、管理学、经济学学科有所涉猎。最后，办公室人员要积极主动参加集体学习和各项业务培训，通过各种方式、方法，增加相关知识和技能，围绕企业中心工作服务，勇于创新，提升管理水平[3]。

以石油企业的办公室管理工作为例。从个人的角度来讲，石油企业办公室管理人员要具备良好的文化基础和业务技能，并熟悉企业生产建设、经营管理等各个方面的基本知识和实际情况。为了适应企业发展，提高综合素质，不仅要通过网络、书籍等各种途径增加专业知识，还要注意在工作中总结经验教训，从反思中获得提升。从企业的角度来说，要积极为员工综合素质的提升搭建平台，开办定期培训课程，一方面提升员工的专业技能，一方面提升企业的凝聚力。

健全制度，提高规范化管理水平

“没有规矩，不成方圆。”企业改革的一个重要目标，就是要使企业的管理实现以制度为保障，逐步走上“有章可循”的轨道。为此，办公室管理要从实际出发，建立一套科学合理的制度体系，提高规范化管理水平。首先，办公室管理制度的制定，应以新时期办公室工作呈现出的新特点、新规律为依托，科学设计，合理规划。其次，制度的内容应具体、全面，各项日常性工作涵盖其中，确保大、小工作都有规可依。最后，强化办公室人员的制度意识，切实履行岗位职责。

新时期的石油企业办公室管理工作，应从建立健全制度入手，包括制定办事议事规则、会议制度，把公文处理、档案工作、财务管理、后勤服务等工作制度精细化等。在办公室管理中，要确保人员职责清楚，工作有章可循，制度落实到位。

以人为本，提升企业凝聚力

办公室管理工作的主体是人，因此，办公室管理工作的优化与完善应始终坚持以人为本的原则，企业要本着“人性化”的管理原则，实现员工利益的最大化。合理制定员工的工作时间和薪酬制度，公平对待每一个员工，想员工之所想，使其能够全身心地、以全部热情投入到工作当中。只有提升了員工在工作中的能动性，企业的凝聚力才得以实现，办公室管理中各项工作的开展才能顺利进行。

结语

办公室管理工作的有效开展，是维持企业内外联系、保障企业有序运行的重要保障，对企业的长远发展有着举足轻重的作用。充分认识办公室管理的重要性，并通过各种措施优化和完善办公室管理工作，既是企业发展的需要，也是市场经济发展的需要。

（作者单位：中国石油辽宁销售分公司）

【参考文献】

[1]刘俊杰.现代企业办公室管理工作的优化与完善[J].经济管理（全文版），2016（04）.

[2]韦小柏.试论现代企业办公室管理工作的优化与完善[J].东方企业文化，2014（10）.

[3]沈川.试析现代企业办公室管理工作的进一步完善与优化[J].青年与社会（中），2014（11）.