高校档案信息化发展趋势与设想

王媛媛

近年来，高校发展较快，档案信息化建设发展可以说是与时俱进的需求，也是必然要求。然而，却也凸显出不少问题，档案资源功能发挥效能受到制约，档案工作缺乏高层次督导，亟待为高校档案信息化发展寻找切合实际的路径，为高校发展提供强劲后勤保障。

一、互联网发展对高校档案信息化的影响

随着互联网发展和进步，社会信息化发展给高校档案信息化发展带来动力，也对高校档案信息化建设提供科技支持，可见高校档案工作和互联网发展关系密切。

高校档案是高校事业发展的重要部分，随着高校的发展，档案种类、内容、载体等形式，以及檔案职能和管理也突飞猛进。同时，也给档案管理带来不小压力。高校档案应基于高校发展的利用需求，围绕档案收集、整理、检索、利用等各环节进行建设。“共享”已经成为当今社会信息化发展的主流方向，更是高校档案资源管理和信息利用的“心中所想”，势必给高校档案带来不可抗拒的助推力。

互联网技术从上世纪70年代开始应用于档案管理中，至今先后经历了多个阶段，档案信息化发展、网络化管理已经普及发展，辅助档案管理的具体工作和实体业务。高校档案工作更是如此，已经有很多高校利用各种条件自主研发和引入档案管理网络系统工程，创设的档案信息化水平已经很高了。可见，在互联网技术环境中，高校档案信息化建设发展速度可谓是“一日千里”。

二、高校档案信息化发展的供与求

高校档案工作从1984年国教委颁布实施《普通高等学校档案管理办法》以来，正式开启了建设特色高校档案工作道路，这也意味着高校档案工作期待更高层次的飞跃。

从档案库藏规模和管理建设看，高校档案实行全宗并藏，随着学校活动和机构运转的增加，高校文书档案数量增加；高校学术科学研究和学科实力的提高，给档案库藏带来无形压力；学校师资和学生合并考量，高校教学档案倍级增长；高校基本建设扩充、仪器设备对应的大量档案等等。高校档案库藏资源与日俱增，要求档案信息化建设发展与时俱进。高校档案资源的增多，意味着需要档案机构管理建设的跟进。高校档案管理应依托高校管理条件，严格遵照档案利用和档案活动为管理准绳，确保高校档案机构有序运转。

高校档案资源中虽然占据主导地位的仍然是传统纸质档案，但电子档案、声像档案、缩微档案等特殊载体档案也大量存在，对高校档案信息化建设发展提出更大需求，需要寻找档案保存、利用和传递更有效的新方法、新手段。高校各类活动中电子文件的兴起运用，需要档案部门能够提供与之匹配的利用方式与设备。档案机构作为高校档案管理工作机构部门，负责与学校各项工作相关资源信息档案的管理，面向社会和学校，既要服务社会各界和广大师生，也需要服务学校行政运转和科研教学等。因此，无论是社会推广还是学校师生都需要提高高校档案利用率，这对高校档案信息化建设发展也提出新的需求。

此外，互联网的快速发展，改变了大众办公和生活方式，尤其是高校学生对互联网的关注度更高，高校档案信息化建设发展可以将档案管理视角转移至利用方式上，这也说明高校档案信息化发展刻不容缓。

三、高校档案信息化的挑战与发展

高校档案信息化建设发展前景好，但也面临诸多挑战，可谓是曲折中前进，前进中摸索。

（一）信息技术

高校档案信息化建设发展离不开信息技术的支撑，但是想要更高水平的发展还需要解决几个问题：第一，信息安全技术。高校档案种类繁琐，内容丰富，形式各样，但是对于电子档案而言，首当其冲的就是其安全性，能否安全的保存、利用和传递对信息化水平有很大的依赖性。高校档案信息化发展需要积极探索信息安全技术，保护电子档案的信息安全，防止出现人为的篡写更改，或者电子档案的损坏丢失，要确保电子档案的真实性、原始性。电子档案的利用和传递也离不开信息安全技术，在联网的环境中，要注意设置网络权限，加强网络防范技术，防止遭受病毒侵袭，避免外界对电子档案的非法访问等，保证网络保密性和安全性，维护电子档案的保密性。第二，信息检索技术。高校档案是服务于高校各类活动的，广大师生对档案需求提出全、快、便、准、省五大要求，这就对档案利用率提出高要求，学校需要应用高校档案检索技术，如词位检索、截词检索等，引入网络数据库、联机数据库等，将高校档案库和检索技术进行完美融合，更好的提供档案服务功能。第三，档案管理系统和办公自动化系统的对接技术。将档案管理系统和办公自动化系统进行完美对接，是实现高校档案信息资源整合，实现高校文档一体化办公的关键步骤。站在档案工作的角度，从单一文件，到档案管理，将高校档案纳入到一个完整的管理系统，提高档案利用和管理效率。

（二）管理模式

高校档案管理工作和档案信息化建设发展是相辅相成的，档案管理工作需要信息化建设支撑，信息化建设发展为档案管理提供工作便利。

高校是以科研教学为中心，开展各项教学活动，所有的学校活动都指向了科研教学工作。因此，高校档案管理工作关系到各项工作的目标，要加快高校档案管理工作体制的改革，强化档案管理职能，加大档案管理监督力度，推动档案信息化建设健康发展。档案是高校活动的记录记载，实施高校档案管理标准化，在档案管理中要提倡标准化、信息化标准，明确档案管理的基础标准、信息处理标准和技术标准，指导档案工作有序开展。高校档案信息化建设发展还需要物质条件的保障，配备数字化设备，引入新型载体档案装具，自动化设备，智能化监控系统，等等，为高校档案信息化发展提供数字化、电子化“后勤”保障。

（三）人员素养

高校档案信息化发展离不开高素养人才支持，是档案工作的主体，否则一切就是空想。档案信息化建设有很强的实践性，信息化建设带来的是档案知识的更新推进，工作人员的业务能力也需要同步提高，继续教育与培训就成为人员素养培育的重要途径。档案工作人员应积极学习现代化档案管理理念，在日常工作中注重积累经验，多角度分析总结工作得失，将所学知识用于实践，不断完善档案信息化工作知识体系和内容。此外，鉴于档案信息化发展的创新性，还需要加快工作人员业务创新能力的培养，要求工作人员熟悉档案工作法律法规、流程标准，具备专业档案知识和科技知识，具备综合行政基本知识，能够使用现代化设备等能力。在互联网时代，高校档案信息化建设发展意味着工作人员业务素养的创新发展，要具有档案服务能力和档案信息管理能力。高校档案信息化发展促使高校档案工作人员逐渐从档案人才向计算机和档案交叉学科方向发展，强调综合信息管理能力，朝向灵活便捷检索目标出发，注重数字化文件前端控制，注重数据逻辑安全和网络功能设置，加强数据库建设，都是对档案工作人员创新能力的高要求。

高校档案信息化发展是顺应互联网时代发展的重大变革，是高校档案工作不可逆的发展趋势，前景良好，过程曲折。我们应正确看待互联网发展对高校档案信息化的影响，立足高校档案信息化发展的供与求现状，加快信息技术发展，变革档案管理模式，培养档案人员综合素养，促进档案信息化建设发展进程。