基于互联网技术的人事档案管理转型研究

吴静颖

【摘 要】二十一世纪以来，全球信息化迈入新的阶段，全球性产业革命持续升级，各个行业的生产经营模式和管理模式都发生了巨大的改变。在全球信息化过程中，互联网技术是一项核心的技术，它对生产力的推动作用明显，能够减少企业的各项资源开支。具体到档案管理领域，互联网技术可以提升档案管理成效，提升档案管理的创新力和生产力。本文立足于互联网时代背景，将“互联网+”思维融入到档案管理当中，希望能够推动档案服务转型升级，使我国档案事业呈现出崭新的面貌。

【关键词】互联网；服务；档案资源；人事档案

人事档案是档案中较为常见的一种，也是各个单位开展人事工作的基石。伴随人事档案的增多，许多档案服务企业开始服务转型工作，开始探索档案转型路径。互联网人事档案管理并不是简单的网络泛化，而是强调创新驱动、跨领域融合、连接一切和开放生态。运用互联网技术对档案管理进行创新，可以改善档案管理的工作环境，提升档案利用率，满足不同主体的档案需求。由于互联网技术不仅涉及网络技术这一块，也涉及计算机技术，所以对档案管理主体和服务主体的要求较高。许多单位利用互联网技术开展档案建设的特色不突出，效果不明显。因此，如何推动互联网技术与人事档案管理的整合，就成了各个地区档案管理人员亟待思考的重大课题。

一、基本理论概述

第一，提升人事档案的查档率，方便档案需求主体查档。互联网技术能够打破时间与空间的界限，能够与人事档案管理工作相契合。人事档案是服务于单位人事工作的，在單位人才战略中占据着核心的位置[1]。过去很长一段时间内，我国利用人事档案的效率低下，没有充分体现人事档案的作用。比如。单位不能随时随地对人事档案进行查阅，单位利用人事档案的效率不高，便捷程度低。将互联网技术运用到人事档案后，则可以改变这一现状。相关档案需求主体只需要在相应的系统上就能够调取人事档案，查档率和查档的便捷程度都有了显著的提升。

第二，延长档案的“寿命”。人事档案与其他档案有很大的不同，人事档案储存越久，其价值就越大。人事档案需要详细反映某一社会个体的基本情况，就必须对该社会个体进行详细的记录。其他档案的时效性非常强，经过一段时间后，档案就成为了废品。人事档案却不一样，其储存时间越长，就越能将一个人的基本情况反映出来。单位利用互联网技术对人事档案进行管理，将纸质档案变为电子档案，能够完美规避档案被腐蚀的风险，延长档案“寿命”。

二、存在的问题

（一）运用能力不强

现阶段，许多单位在开展档案信息化建设，逐步利用互联网技术来对档案进行全方位管理过程中，存在着诸多问题[2]。典型如：互联网技术运用不明显。部分单位只是单纯对纸质档案进行数字化处理，将档案在计算机上进行管理，没有深度挖掘互联网技术的功能。单位在档案管理创新环节、档案共享环节以及档案服务创新环节中运用互联网技术的能力不强。单位没有建设档案共享平台，没有打造“掌上云”档案服务，也没有打造“一站式”档案服务平台，档案服务能力不高。

（二）安全建设存在短板

互联网环境中充斥着病毒和黑客，很容易对档案管理系统造成破坏。部分单位不注重对人事档案进行安全管理，导致人事档案丢失和损坏，造成巨大的经济损失。首先，单位没有充分运用分布式数据储存、加密算法、防火墙技术和秘钥技术，档案系统的抗风险能力弱，容易遭受病毒的入侵，进而对人事档案造成破坏。其次，单位没有建立风险应急机制，没有做好互联网环境下的人事档案备份工作，事后补救工作存在短板。最后，单位没有建立责任落实机制，工作人员易滋生懈怠心理。无论采取何种方式对人事档案进行管理，都必须保障人事档案的真实性和完整性。部分单位忽视对员工责任意识的培养，档案管理人员在互联网环境中传输档案和利用档案时，缺乏责任意识和规范意识，最终发生档案篡改事件、档案泄密事件和档案丢失事件。

三、转型路径研究

（一）加强互联网技术的运用能力

单位可以利用互联网技术打造“掌上云服务”平台，尤其对于档案保管机构和档案服务机构而言，打造“掌上云服务”平台，可以提升机构的影响力和竞争力。以人力资源评价公司为例。人力资源评价公司可以利用微信公众号技术，实现档案服务的升级。人力资源评价公司创办相应的微信公众号，将公众号与本公司档案管理系统进行连接后，在微信公众号上开发相应的检索档案功能、调档功能和还档功能，提升档案服务质量和效率。同时，人力资源评价公司可以在公众号后台设置相应的关键词，提升档案自动化服务水平。客户只需要输入相应的关键词，就能够随时随地享受相关的档案服务。除此之外，单位也可以利用云端技术来打造档案共享机制，推动区域档案信息化共享平台建设，拓宽单位的服务范围，提升单位的竞争力。

（二）加强档案安全建设

档案安全建设应当分为宏观和微观两个层面。从宏观层面来看，单位有必要搭建安全管理体系。以人力资源评价公司为例。人力资源评价公司应当完善管理体系中的内容，弥补现有体系中的漏洞，为工作人员管理人事档案提供指引。从微观层面来看，单位必须从多个角度入手，加强对人事档案的安全管理。以人力资源评价公司为例。人力资源评价公司既要加强事前防控，也要做好事后补救工作。所谓事前防控，就是指公司应当充分利用布式数据储存、加密算法、防火墙技术和秘钥技术，对人事档案进行安全管理，赢得客户的信赖。所谓事后补救，就是指公司应当建立应急预案，做好人事档案备份工作。为了节省档案备份空间，公司可以购置相应的云盘储存系统，打造“私人云”档案管理系统，对人事档案进行封闭性备份，增强抗风险能力。在人事档案损坏后，及时从“私人云”档案管理系统上下载档案，恢复档案服务工作。除此之外，单位也要注重对工作人员责任意识、安全意识和规范意识的培养。单位应当健全并落实安全责任机制，督促档案管理人员在档案管理过程中提高警惕。在发生人事档案安全事故后，要及时追究相关人员的责任。

（三）做好互联网技术培训工作

在档案管理与信息技术高度融合的现阶段，档案管理人员不仅应当具备档案管理经验，也要具备一定的计算机处理技术和互联网技术[3]。首先，单位应当分批次对档案管理人员进行培训，按照岗位性质对人员进行培训，加强档案服务人员利用互联网技术的能力，推动档案服务创新。其次，单位要主动加强与档案馆、档案局等机构的联系，派遣工作人员到其他单位进行学习，积极汲取其他单位运用互联网技术管理档案的先进经验，将相关档案服务模式和管理模式移植到本单位。最后，单位应当优化培训机制，优化培训内容、培训流程，提高培训效果。

四、结束语

档案利用是档案服务的最终目的，也是体现档案资源价值的必经路径。近些年来，我国档案事业发展迅猛，档案服务方式更加丰富化和多元化，档案资源在社会生产生活中的作用愈发的突出。互联网技术与档案服务的整合，是档案事业中的创新，体现了档案服务部门工作人员与时俱进的理念。从档案发展的趋势来看，未来在档案服务领域运用区块链技术、大数据技术以及人工智能技术，都离不开互联网这一载体。各个单位只有提升互联网技术运用能力，才能更好的适应时代发展需求，才能在档案市场中保持良好的竞争力。

【参考文献】

[1]赵轶群.互联网+时代档案管理现代化建设的路径研究[J].企业改革与管理，2018（18）：62-63.

[2]万玉侠.“互联网+”时代的档案管理模式研究[J].现代交际，2018（17）：219-220.

[3]李龙凤.“互联网+”时代档案管理工作的创新之道[J].兰台世界，2018（S2）：4-5.