运用计算机加强档案管理的探索

赵敏

摘要档案是历史的真实记录，是信息与资源的载体，更是一种宝贵的历史文化财富。对于煤炭行业来说，档案管理的信息化、数据化不仅使我们的档案工作更加便捷、还使我们的档案归档工作提高了效率。本文作者作为一名基层煤炭企业的档案管理者，在企业还有没有进行档案管理系统化的基础上，对如何利用计算机加强档案管理进行了一些探索。

关键词档案管理 计算机 煤炭行业

档案是每个企业的灵魂，它是负责人作出决策的依据，是基础设施、工程建设及科学创新研究的保证，它记载了企业不畏艰难努力创造辉煌的历程，是企业发展永恒的财富。而对这些档案的管理是企业管理者能够迅速掌握企业信息以及企业发展方向的最有效途径，档案管理所要解决的最主要问题是档案的分散、凌乱、孤本等状况与使用档案者的要求的系统、集中、广泛之间的矛盾。档案管理的发展也是经历了由简单到复杂、由经验到科学的不断发展过程。

一、运用计算机进行档案管理的必要性

第一，运用计算机进行档案管理可以提高工作效率。传统的纸质档案管理，在保存与应用方面工作量大且效率低下，不仅给档案管理员带来繁重的工作量，而且不利于利用者的查阅。

第二，运用计算机进行档案管理降低了工作成本。我们随时可以对生成的文件进行分类、立卷和归档管理，而不需等到在文件处理完成后才进行立卷归档，这其中不仅用人较多，而且工作环节繁琐，耗费了大量的物力人力。

第三，优化检索方式。检索功能是计算机信息化档案管理中所拥有的基本功能之一。计算机通过一定的计算、分类和存储，对不同类别的档案和数据进行整合，当档案管理者需要查阅有关的资料时，计算机就能够快速地对档案数据库进行检索，第一时间搜索出管理者所需要的档案和资料，既减少了在资料翻阅过程中的时间浪费，又能详细的根据使用者的指令搜索出的相关资料。

第四，有利于档案的共享。档案查阅者仅可以利用一台计算机就可以方便的登录档案管理系统查询需要的信息，而不需再进入档案室去查询自己所需的档案，这样，在一定程度上实现了档案的共享。

二、计算机信息化管理档案在煤炭行业中的创新应用

首先，是对企业现在及以后生产工作活动中产生的文件归档和管理，实现计算机电子化和纸质文件的并存管理。

第一，积累相关文件的电子版存储。集团公司已上办公自动化系统，接收的文件大多数都是上级单位通过集团办公自动化、企业邮箱等电子网络系统传输过来的，文件都是已形成的电子版文件。单位内部文件、下发的文件大都保存有电子版，个别没有电子版文件可以进行扫描成电子版文件。

第二，进行档案归档。进行档案归档过程中，依次进行收集、区分年度、分类、文件排序、以“件”装订、页数与页码、编档号、计算机录入“归档文件目录”及打印、装盒等步骤。

第三，创建超级链接。这个工作在进行计算机录入“归档文件目录”过程中进行或则档案归档结束后进行都可以。在我们进行计算机录入“归档文件目录”中，利用电子表格的超级链接功能，对建立的归档文件目录中的题名与相关的电子版文件创建一个超级链接。

第四，做好保存、更新工作。对存在电脑中的归档电子版文件做好复制备份工作，并对复制备份的文件及时进行更新，防止电脑损坏、中毒后文件丢失。

这种文书归档方法就是在我们常用归档方法上，利用计算机表格功能对归档文件目录进行一个超级链接，对还没有实行档案管理系统化的基层煤炭企业，这种文书档案管理方法有以下优点：

第一、查找文件的便捷性。档案管理人和利用者不需进入档案室，直接利用计算机进行查阅文件即可，节省时间，提高工作效率。档案利用者也可以通过计算机在档案室以外的地方查阅利用档案信息，打破了查询档案必须进档案室的限制。

第二、延长相关档案寿命。查阅利用档案不需要进入档案室直接接触文書档案原件，可以避免相关档案的损伤，延长纸质档案寿命。

第三、操作方法简单、实用。档案管理者只要会使用计算机中的表格功能，对上面这种档案管理方法就会应用自如。

第四，促进了档案管理人员的学习。在信息观念日益增强的电子数据大环境中，新事物，新知识、新技能、新经验层出不穷，而档案管理工作人员还存在着工作认识老旧，服务技能单一的现象。如果仅凭原有的知识、技能、经验很难适应信息化管理的要求，档案管理人员必须不断学习和掌握新知识、新技能、新本领才能在电子信息化环境下进行工作的业务转型并起到积极的促进作用。

第五，随着科学技术的发展，利用计算机进行档案管理系统化是每个企业进行档案管理的趋势，上面这种归档方法为企业进行档案管理系统化做了铺垫，标明方向。

三、结语

利用计算机信息化技术进行档案管理，可以使档案管理更加规范化、具体化及效率化，档案计算机管理系统化必将代替传统的档案管理模式，成为档案管理工作中的重要组成部分，在我们的实际工作中，要不断促进档案信息的管理、传递、交流和信息资源共享，不断把档案计算机管理系统化推向全面发展的新阶段。endprint