事业单位档案管理工作的优化路径

张薇

【摘要】：事业单位档案是真实反映本单位整体发展状况和工作成果的原始记录，可以为领导决策和各项工作提供支持性证据和参考。事业单位档案管理工作，是每个事业单位不可或缺的一项工作，事业单位档案管理人员应认真做好档案收集、整理、保管、利用等各环节的工作，提高档案管理工作效率与质量，以更好地为单位各方面工作提供真实有效的服务。

【关键词】：事业单位；档案管理；工作优化

【引言】：随着社会主义现代化建设的不断推进，科学技术的不断突破，档案作为一种信息资源，已经渗透到各行各业，融入社会生活的方方面面，成为单位工作和人们日常生产生活不可缺少的重要内容。如何主动顺应发展要求，更新档案管理内容，提升档案管理水平，全面实现档案科学化管理，是档案管理工作者需要面对和认真思考的重要问题。

1、事业单位档案管理工作优化的重要性

事业单位的档案管理工作主要指通过对事业单位档案信息的搜集、整理和归纳而为单位提供信息服务的工作，是衡量管理水平与业绩最重要尺度之一。档案管理的优化创新对我国事业单位深入发展具有非常重要的意义：首先，事业单位档案管理工作优化创新通过对相关人员的培训与系统教育，可以极大提高其管理技巧，提升事业单位档案管理的效率。其次，档案管理工作优化创新可帮助事业单位实行网络信息化管理，让单位能获得更准确及时的数据档案，提升事业单位系统化、科学化及网络化管理水平。最后，事业单位通过对档案管理人员和手段的优化，有利于单位及时发现及解决管理过程中出现的相关问题，在理论与实践上完善档案管理体制，推进事业单位管理的体制化建设进程。

2、目前事业单位档案管理现状

2.1档案管理的基本制度不健全

就目前来看，我国事业单位内部对于档案管理的基本制度还是不健全的，整体上存在着较大的问题，一般而言部分事业单位在进行档案管理过程中完全忽视基本档案管理的流程，对于档案的管理和归档完全都是随性而定，完全没有依据科学的方式进行有效的管理，这就导致了目前许多事业单位的档案管理工作一片混乱，使得整个事业单位在进行管理中也是比较混乱的，另一方面，即使部分事业单位在进行档案管理中建立了较为科学的整理和归档过程，但是由于本身缺乏监督的机制，这就导致了整个监督过程有问题，使得整个档案管理制度仍然形同虚设，因此，对于档案管理的基本制度建设仍然是目前事业单位档案管理的重点。

2.2投入不足，档案管理软硬件不齐全

事业单位档案管理经费投入甚少，对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位形成档案多、档案室达不到“八防”要求，档案装具不足，引起档案材料霉变，影响档案的美观整洁。有的事业单位没有专门的电脑、打印机、档案管理软件等设备。同时，还有基于档案多头管理，分散各科室，久而久之，势必将导致档案管理达不到规范化、标准化，进而，使档案无法充分发挥其应有的职能。

2.3档案管理人员的素质不高

档案管理人员的素质不高一方面是指技能素质的有待提高，在目前的事业单位中的档案管理人员大多都只熟知档案管理的流程，而对现代化档案管理中计算机技能的运用比较欠缺。另一方面就是档案管理人员对这份工作的重要性的认识缺乏，在进行档案管理工作时，缺乏一定的责任意识，导致了档案管理工作的效率较低，影响档案对事业单位所能发挥的作用。

3、现代化事业单位档案管理的措施

3.1健全落实档案管理机制

完善的档案管理机制是事业单位档案管理的基本保障，事业单位应根据其实际情况和发展需求，健立更为科学的管理制度，在档案管理实践中实现有章可循、有法可依。与此同时，事业单位要健全档案管理人员的岗位责任制度。主管领导承担总责，而各级分管领导应制定专职人员做好部门档案搜集、归档的工作，单位档案部门应定期检查验收、总结评比，开展集中统一的管理。除了要制定制度外，事业单位也要重视档案管理制度落实情况，根据具体的档案管理规范制定内部考核细则，将档案管理纳入部门、责任人员考核范围，让档案工作实现具体化，真正融入事业单位管理各个环节，满足信息时代对事业单位管理的要求，向着制度化、科学化和规范化方向发展。

3.2加大檔案管理设施设备的投入力度

对于事业单位档案管理工作而言，离不开必要的资金保证，否则我们的工作将寸步难行。因此，为保证事业单位档案管理工作的健康发展，必须要加大资金投入力度，为其提供必要的资金支持，从而把档案管理工作落到实处，保证这项工作的正常有序开展。针对档案管理工作实际，按照上级的要求，必须加大档案设施设备的投入，购置必要的档案用品、装具、计算机、扫描仪、管理软件等软硬件用具，不断提高档案管理的现代化水平，以适应新形势下档案管理工作发展的需要。

3.3进一步提高档案管理的利用程度

档案管理工作的最终目的在于利用，对于很多档案资料，能够使其发挥作用是档案管理工作的目的和核心所在。因此，要进一步提高档案管理的利用度，让档案能够最大限度地发挥其应有的价值，产生相应的社会效益和经济效益。首先，要推动档案管理在服务上由封闭型转向开放型，在新的历史时期与时俱进，适应社会不同群体的需求。其次，要推动档案管理在资源上有数量型向质量型转变，并不断转变服务观念改进服务方式，为用户提供更全面细致的服务。最后，在收集档案资料时要进行系统的整理、科学的分类，深入挖掘档案价值的同时还要促进各档案管理机构之间的横向联合，建立互动交流机制，更加系统全面便捷地为用户提供服务。

3.4强化档案管理人员的责任意识

因为目前很多事业单位对档案管理工作的责任意识不够，对档案管理工作重要性的认识不足，所以必须强化责任意识，转变档案管理人员的观念，努力形成职责明确的档案管理人员考核机制，引起档案管理人员的高度重视，同时作为现代化事业单位的档案管理人员应该转变观念，创新档案管理，丰富档案管理内容。

结束语

总而言之，档案管理工作的优化创新，是我国事业单位管理效率和管理水平提高的重要保障。事业单位要根据当前管理中存在的问题，从制度、管理方式、人员素质等方面采取积极措施，打造更为规范、科学、现代化的管理体系，充分发挥档案管理工作在事业单位管理中的作用。

【参考文献】：

[1]李海珠.试论事业单位档案管理的创新思路[J].今日中国论坛，2013（10）：185-186.

[2]葛影.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化[J].中国市场，2015，（28）：126，139.endprint