如何推进档案管理的信息化建设

刘欣

【摘要】：随着信息技术的迅猛发展，档案管理的信息化建设显得尤为重要。档案管理是一个单位平稳发展的必要条件，通过档案管理可以查阅历史讯息，记录历史绩效。科学标准的档案管理，能够将历史工作情况系统全面地存档与展现，让领导能够及时了解工作状况，为下一步的指导工作提供理论依据，让职工在实际工作中能够有所借鉴，避免走弯路，为高效工作提供条件，也有利于提高社会认定单位的工作效果，为单位的长远发展奠定根基。

【关键词】：档案管理；信息化建设；措施

1、档案工作的基本现状

机关事业单位若采用新的档案管理模式，进行档案信息化建設，进行文件查找的时候，可以直接在计算机中对之前录入的文件进行关键词检索，再通过检索的关键词对全文进行查找，最后锁定目标文件。这种定向查询方式，相比原有的人工翻阅查找档案的方式，其效率高出何止百倍，且对人力的投入也更低，只需在档案归类整理时做好登记即可，通过这种对比性查询可以带给档案管理人员新的工作方式、新的工作效率、新的工作体验。

档案的信息化建设其实是对档案最原始的形态实施数据化处理。通过信息化处理方式对所记录的档案信息完成由最初单一实体向多种综合载体的转换。档案信息的运输方式完成了从人工到编程信息化数字传递方式的转变。档案的数据收集和传统信息发布模式也会被网络发布平台所取代。这些档案信息化管理的变革，每一个环节都能够直接的减少工作耗时，提高工作效率。

2、档案信息化建设存在的问题

2.1缺乏先进的管理理念

目前，大部分高校档案管理从业人员在档案管理工作中秉持着“只要不出错即可”的工作原则，加之高校对档案管理工作的不重视，导致部分工作人员缺乏足够的责任意识，进而严重影响档案管理工作效率。这样不仅会影响工作人员积极性和主动性，也不利于档案管理服务质量的提升。除此之外，档案管理工作人员自身缺乏创新意识，且综合素质不高，对传统落后的管理理念和管理模式没有任何创新举动，各个部门负责人之间缺乏足够的交流与沟通，这也是影响档案管理工作效率和质量的关键要素。

2.2档案管理人员素质有待提高

当下，许多档案部门的管理人员素质不高，高技术人才特别是信息处理复合型人才十分缺乏，大多数的档案管理人员技术水平一般，而缺乏及时、有效的现代化、信息化培训，阻碍了档案管理的信息化进程。信息化档案管理要求档案管理人员不仅具备一定的档案管理技能，还需要掌握一定的计算机技能和信息技术，因此，作为制约档案管理信息化建设的重要因素，档案管理人员素质有待提高。

2.3整体的城建档案管理技术落后，严重影响相关业务工作效率

我国现阶段还有很多地区并没有将档案管理工作纳入到城建工作中去，因此后起的档案信息化管理无法实现与城建业务的同时发展，而技术本身存在的缺陷与滞后又对城建档案事业的发展起到制约的影响。尽管目前我国科技发展较快，但全国范围内真正应用成熟的OA办公系统管理档案依旧不多，存在大量的传统手工收集与检索的工作管理方式，导致获取对信息量少，严重影响档案收集管理，不利于再次开发，这又对业务技术的发展与应用产生阻碍作用，引起恶性循环。

3、档案信息化建设的路径分析

3.1提升信息化管理意识

档案工作者应树立科学的档案服务理念，打破各自为政的局面，加强档案信息资源建设过程中的联系与合作。把建设高质量、特色化、多元化作为工作目标去追求，将分散的档案信息资源整合到一起，成为造福社会的宝藏。目前，档案信息资源共享建设尚处于探索阶段，需要科学规划、分步实施、循序渐进的过程，绝不可能一蹴而就。

3.2积极宣传，多渠道齐作用

机关单位的档案信息化管理中最薄弱的环节是宣传，所以应当循序渐进的加强相关宣传的力度，强化广大机关干部的认知与意识。主要在三个方面扩大宣传：首先选择发放资料、开宣传会或者举办展览等方式，巧妙利用全单位系统大会的时间进行档案管理的宣传。其次可以充分发展机关各处室、各事业单位档案员的作用，让负责档案管理的相关领导和工作人员进行相关培训或者主题讲课，普及档案管理的有关知识。第三，可以采用典型案例宣传，让相关工作人员讲解档案管理中的典型案例，用真实性打动广大群众。通过多渠道齐作用，全方位增强机关单位干部的档案信息化管理意识。当前也可以微博、期刊为阵地加大档案的宣传力度，通过信息化手段，网络化途径，数字化渠道，全面展开档案信息化建设的宣传工作，营造出浓厚的档案宣传氛围。

3.3建设复合型高素质人才队伍

在现实环境下，档案信息服务的方法、手段与模式都发生了巨大变化，计算机技术、通讯技术、网络技术日新月异，并且被广泛应用于信息采集、组织、加工等环节。这些情况无疑对档案工作人员的知识水平、业务技能提出了更高要求。客观上要求每位档案工作人员要有危机意识、创新意识、竞争意识，不断提高和更新自己的知识结构以适应时代新需求。根据档案自身特点，结合传统档案工作经验，依托网络环境与计算机技术，探索解决档案信息资源建设的新问题。在实践中培养、锻炼、完善队伍，造就出一批复合型人才，为档案信息资源建设打好坚实的人才基础。

3.4完善技术和资金保障体系

一方面要大力强化档案信息化管理基础设施建设，应把档案管理信息化建设资金纳入到财政预算中来，另外可通过合作开发与服务外包的形式不断创新档案信息化投入机制，同时鼓励和支持档案管理部门积极进行技术攻关。另一方面，加强做好软硬件建设工作。除了要完善相关信息化管理设备之外，还需要对目前已有设备予以更新，为档案管理信息化建设提供重组的软硬件条件保障。针对档案信息化管理软件方面，必须提升软件研发工作力度，建立全国统一的技术标准，同时对技术开发企业予以分级资质认证。

结束语

随着各单位和社会各界对档案工作的重视和需求日益加强，档案信息化工作要紧跟发展需要，克难攻坚，以服务利用为主旨，加强各项基础设施建设，积极探索发展路径，勇于争先创优取得突破性的进展，加强学习和交流，建立一个立足服务利用、满足现代化要求的档案综合管理体系。

【参考文献】：

[1]徐晓华.信息时代背景下地方高校档案管理信息化建设路径探索[J].通讯世界，2016，（15）：219.

[2]陈璐.信息社会与档案信息化管理[J].绵阳师范学院学报，2013，1（4）：1-2.endprint