关于提高工程档案资料质量的几点看法

赵志军

【摘要】：随着我国工程建设技术的提升与发展，工程档案管理工作内容逐渐增加了新的内容，同时管理工作中存在的问题也逐渐显现。结合实际工作经验就现阶段档案管理工作存在的一些问题进行了简要的分析探讨，并提出相关对策以供参考。

【关键词】：工程档案资料；质量管理；措施

【引言】：随着我国的经济的发展，建筑行业的发展也是如日中天，作为辅助建筑工程顺利竣工的工程档案管理工作，不仅是建筑企业的经营管理能力的体现，更是建筑工程项目从头至尾的一切建筑历史记录，其的有效管理对于建筑工程有条不紊的竣工起着及其重要的意义，因此，本文将结合当下建筑工程档案资料管理中的现状和众多学者的观点，对建筑工程档案资料管理中的问题及措施进行详细的研究分析，以供参考。

1、工程档案管理概述

工程档案管理是整个工程建设过程最基础的工作，主要是通过对工程建设的每一细节进行记录，并且收集确认工程建设过程中的重要资料。一般来说，在工程建设前要通过决策、设计、审批、确立等环节，随后是工程的施工、竣工、验收等部分，然而这些都需要进行准确、真实、详细的记录，为工程的预算等具体实施提供参考材料，例如在工程建设的设计中，记录其设计过程、设计结果会影响项目的预算。同样，对工程建设中的所使用的材料也需要详细的记录。为以后的施工积累经验，而且还能对出现的问题进行及时的调整或变更。

2、工程档案管理工作中的问题

2.1严重缺乏工程档案管理意识

工程项目建设是一项极为复杂的工作，在工程档案管理工作上需要工程技术人员及时地提供工程文献资料，但是工程技术人员由于自身的意思淡薄、工作繁忙，无法及时地实现工程文献资料的报备，使得工程档案管理流于形式，只是简单的对工程施工进度、施工数据进行登记管理，只是做了普通的日常档案管理工作。这也是由于建筑企业档案管理人员的档案管理意识十分薄弱，无法积极地看清档案管理的重要性及重大的社会经济价值。

2.2管理模式残缺，档案资料管理效率低下

纵观当下的行业发展，一些建筑企业是建立的专业部门进行档案资料管理，此举毫无疑问是有利于档案资料的管理，但是仍不能避免某些企业偷工减料，仅是简单的把档案资料管理依附于某些相近部门或文书档案员等代为管理，这样和曲折迂回的交错管理，往往出现了多头领导或者无领导等不良状况，导致相关信息的反馈迟缓，大大的降低了档案资料管理效率。

2.3工程档案管理人员缺乏技术经验

工程档案管理要保证工程建设文献资料的真实性、完整性和准确性，前文已经讲过工程档案管理容易出现缺乏真实性的情况，是因为工程档案管理人员缺乏技术经验，无法对工程资料进行验证与辨别。这是目前工程档案管理存在的重要原因之一。

3、工程档案管理工作的积极对策

3.1积极开展档案知识培训

对企业档案管理人员进行培训，使其成为掌握现代科技知识和现代管理知识的复合型档案管理人才。这批档案管理人员将所学到的知识结合企业的实际情况制定出适合企业的档案管理方法对企业全员进行培训，使其了解档案的重要性，将档案管理纳入日常工作中，使得档案管理标准化、常态化，才是提高企业档案管理水平的重要手段。

3.2规范档案资料的管理职责

对于目前工程档案资料员来说明确自己的职责也是充分做好工作的前提，只有了解自己的工作才能做到有的放矢，明确工作目标。建筑工程档案资料管理人员的职责主要是收集与工程相关的档案资料和图表；整理工程预建设的各类表格、图纸等文件；检查工程管理人员对施工单位开工前及施工过程中进度计划的制订及调整的审批情况；检查工程管理人员在施工管理工程中的各管理档案资料的记录、整理情况，并对现场管理人员的档案资料收集、管理情况进行监督；有序登记工程建设的档案资料以便利用时随时入取；检查工程部人员完成工作计划情况以及工程部人员的《施工管理日记》；检查施工单位的资料完成情况；做好技术资料的收文登记，并根据具体情况送监理、施工单位及其他相关单位或部门；及时与公司交流沟通，协助工程管理人员做好与设计公司的联系，工程图纸、设计变更联系单要做好收支登记并及时交分管人员会签；做好图集、规范、标准文件保管工作，并做好借阅登记；经批准借阅外单位的文件，须按规定办理借阅手续；为保证文件资料不外泄，资料员有责任控制人员进出资料室；认真做好工作笔记，完成公司安排的其它工作；资料员发送的图纸资料必须留一份连同发放清单一起存档等等。建筑资料员明确自己职责同时在工程建设中很好的落实自己的职责。资料员做好自己的工作是工程质量得到保障的前提。

3.3强化工程档案管理人员的素质，加强档案材料的编写工作

所谓科技档案信息化，就是根据企业的实际情况，在科技档案管理中，全面运用现代信息技术，对企业科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。企业科技档案信息化一般而言，可以从实现档案信息的数字化和网络化，实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息的高度共享。工程档案管理工作人员要努力学习，开拓视野，熟悉工程档案管理工作的发展现状，提高自身的素质，运用新知识，新经验改进和加强工程档案管理工作，更好的促进工程档案管理发展。企业要定期参加档案管理理論的学习，定期举办工程档案管理工作业务培训等，让他们深入到一线工作中去，详细的了解工程施工的进度，培养一大批既有技术又有理论的工程档案管理人才。

3.4加强现场指导

企业档案的领导部门要加强对现场的检查指导工作。企业档案领导部门是制定档案管理办法、制度的部门，是一个企业档案管理工作的核心机构。通过不定期的到建筑施工现场对档案管理人员进行检查指导，及时发现问题，解决问题，有助于提高现场的档案管理水平。同时根据现场的实际情况及时修订完善企业的档案管理办法、制度，有助于提高企业档案管理的整体水平，一举两得。

结束语

总之，工程档案资料管理的质量控制是一个系统工程，牵涉单位及部门多、人员杂、时间长，千头万绪，困难诸多。但工程档案资料高质量归档是工程项目建设的最终目标之一，只有真正重视工程建设项目档案资料的集中管理、有序管理、质量管理和安全管理，做好全过程跟踪控制，才能有效地控制工程档案资料的归档质量。

【参考文献】：

[1]梁卫.石化企业工程档案管理现状及思考[J].南方论刊，2013，（05）：91-92+81.

[2]曹珍珍，张玉.加强工程档案管理对促进建设工程质量的价值探讨[J].智能城市，2016（05）：145.endprint