高校数字化档案馆建设中存在的问题及改进策略探析

刘熙桥

[摘要]在现代信息技术高速发展的推动下，高校数字化档案馆建设逐渐成为档案馆建设的关键与核心。数字化档案馆又称数字档案信息共享平台系统，是一种通过网络对档案信息进行整合，进而进行利用的数字档案馆形式。高校数字化档案馆的建设作为我国信息化建设的重要组成部分，关系到档案事业的发展方向。本文对现阶段高校数字化档案馆建设中存在的问题进行分析并提出相应的实施策略。

[关键词]高校；数化；档案馆

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.102

[中圖分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）18-0163-02

建设数字化档案馆可以集中管理数字档案信息，并对之加以集中利用。在社会信息化的要求下，全国各所高校档案馆加大了网络化和数字化服务的推广力度，信息化服务的水平有了极大的提升。但由于数字化档案馆建设正处于起步阶段，各项手段和设施还不够完善，目前出现了很多亟待解决的问题。

1高校数字化档案馆概述

高校数字化档案馆是一种新型的档案馆，它是在多媒体技术、数据库技术和计算机网络技术发展的基础上形成的。高校数字化档案馆建设是高校建设“数字化校园”的重要一环，主要负责存储、管理以及利用本校档案数字信息资源。相比于传统档案馆，在使用媒介方面，数字化档案馆可实现纸质向数字信息的转变；在利用方面，其完成了由单一查询转向综合利用；在管理方式上，其完成了低效向高效的转变；在管理内容上，其实现了由单一保管向全面信息采集的转变。高校数字化档案馆最突出的特征是，在档案管理中完成档案的收集、存储、处理、查询等的网络化、数字化、电子化。

2高校数字化档案馆建设中存在的问题

2.1缺乏数字化档案管理的复合型人才

高校数字化档案馆建设的工作人员，既要精通计算机技术，还需熟悉档案业务知识。目前，部分档案管理人员年纪偏大，计算机操作水平不高，整体素质不过关，跟不上信息技术的发展步伐，无法胜任数字化档案管理工作。高校数字化档案馆建设管理人员的能力直接着决定档案管理工作的工作效率和质量，因此，有能力的复合型档案管理人才的缺失，是高校数字化档案馆建设问题的重中之重。

2.2标准化水平有待提高

数字化档案信息易更性、可靠性与长期利用之间具有很大的矛盾，配备健全的数字档案馆的建设标准体系，是解决上述矛盾的最好办法。然而，值得注意的是，现阶段高校数字化档案馆建设硬件和软件的标准化水平都不高，还有部分档案信息不具备统一的规范、标准，因此，数字信息之间的转化一时难以实现。除此之外，由于硬件的环境不够统一、设备的档次参差不齐，使档案信息分类编码的标准不够完善。这些都对高校数字化档案馆建设具有消极的影响。

2.3信息技术外包的风险大

由于高校档案馆在信息技术水平、物力、人力方面的限制，高校数字化档案馆建设，大部分是由信息技术供应商提供并完成全部的信息技术、软件及硬件构造，借此实现具体的数字信息化的服务功能。虽然这一做法有一定的优越性、可行性和合理性，但同时也存在相应的潜在风险。第一，信息技术外包商的技术水准、服务质量、服务信誉不高，可能引发质量和维护服务方面的风险。第二，外包商无法充分掌握档案管理数据库带来的信息数据的利用不便。第三，由于对承包商的过度依赖，致使档案部门在人才队伍建设方面缺乏进取、安于现状。第四，在安全和保密方面留有隐患。第五，双方在设备技术要求等问题上有意见的分歧、人员关系处理方面的矛盾等，致使工期延误。

2.4宣传力度不足

高校档案馆数字化建设的目的是，更好地实现资源的利用与档案信息的存储。然而，高校在宣传方面的力度不足，致使数字化档案的利用率和使用率低下，浪费了数字化档案馆的有效资源。

2.5基础设施落后

高校数字化档案馆建设，是基于传统档案馆的查询、馆藏、分类等原有模式，借助畅通无阻的网络与计算机技术的发展，最大限度地应用各种不同的信息网络技术，进而建立一种新型的档案管理模式，达成档案资源的共享与科学保护。由此可见，高校数字化档案馆建设，需要以网络和数据处理基础设施为依托，但目前高校档案馆的基础设施，根本无法满足高校数字化档案馆建设的要求与需要。

2.5.1网络建设方面

高校网络建设问题突出。首先，高校档案馆网络建设故障连连，极大地影响了用户的使用。其次，没有按时对运行的网络系统进行日常维护、改造和升级，没有对网络资源进行充分利用，加上资金链的匮乏，极大地影响了资源共享的实现程度。

2.5.2数据库建设方面

很多高校都具有丰富的馆藏资源，但数据库种类、内容贫乏，检索途径单一，部分档案信息审视无法提供检索途径。

2.5.3硬件基础设施方面

高校数字化档案馆建设离不开高端硬件设备的支持，而技术设备越来越短的更新周期，给资金不足的高校档案馆带来了巨大的压力。目前，有很多高校在硬件基础设施方面存在资金投入不足的问题，从而延误了数字化体系构建的基本进程。

3高校数字化档案馆建设的相应策略

3.1提升数字化档案馆管理人员的技能水平

档案管理人员作为高校档案管理工作的关键、核心，对高校数字化档案馆建设具有直接的影响，因此，提升数字化档案管理人员的技能水平，是高校解决问题的重点。高校可以通过对数字化档案管理人员进行专业培训，提升其专业知识和专业技能，如，以会代训、集中培训、网络培训等多种培训方式，特别是以信息技术为核心的业务技能培训。高校还可以通过各种方式引进精通电脑、年轻有为，且对档案管理有着浓厚兴趣的复合型人才。

3.2制定统一的标准、规范和制度

高校馆藏档案数字化这项工作，是以档案电子化、网络化、数字化建设为基础的。这要求高校数字化档案馆在资源的存储、标志、查询、搜索、管理以及借阅等方面，要有一个统一的制度规范，进而形成完善的高校数字化档案馆建设的管理体系，这样，档案数字化工作才能有章可循、有据可依。

3.3防范外包工程的风险

面对高校数字化档案馆建设中，信息技术外包存在一定的技术风险和管理难度的问题，高校要做到积极防范、措施到位，尽可能减小和规避风险。第一，确保技术合同的完善，明确具体要求和承包内容；第二，全程进行严格的监督管理，对工程需求的变化积极应变、严格验收；第三，全面了解承包商的资质、专业实力、品牌信誉度等；第四，承包商必须通过严格的保密资格审查，保密技术要达到相应的要求；第五，挖掘技术人员的工作潜力，掌握核心技术，以确保档案数字化建设工作顺利进行。

3.4加强宣传力度

加强高校数字化档案馆建设的宣传力度，进而提高资源信息的传播速度，提高数字化档案馆的使用率。首先，高校要以为用户服务为原则，加强使用推广力度，积极提供技术服务，并通过技术咨询、示范等形式，提升其对社会的影响力。其次，高校要通过网上教学、定期召开座谈会、报刊、书籍等方式，学习数字化档案馆的相关知识，充分提高档案馆的使用率和认知率，进而避免资源浪费。

3.5强化基础设施建设

针对基础设施建设落后的问题，高校应适时加大基础设施建设的经费投入，包括处理设备、服务器、网络通讯设备的购置，以及完善软件设施的开销。一方面，高校要满足档案管理与利用；另一方面，高校要保证数据库构建的顺利完成。第一，高校要最大限度地利用资金链，使资源共享面得到最大程度的扩大，这样用户才能以最快捷、最方面的方式，收集到所需要的信息。第二，高校要提高信息检索的智能化程度，做到既能进行分类查询，又能根据相关的要素查询所需信息。第三，高校要做到管理好馆藏档案馆，数据库的内容要做到翔实丰富，并及时进行填充和更新，进而满足用户多元化的需求。

4结语

高校数字化档案馆在数字时代和知识经济的呼唤下早已成为现实，同时，档案的现代化、信息化对数字化档案馆也提出新的要求。因此，高校无论从数字化档案馆建成后带来的巨大经济效益考虑，还是从科技发展和社会发展的目标出发，数字化档案馆都是在时代的推动下势在必行、为今后造福的伟大事业。高校档案管理人员需要实时更新自己的观念，不断学习，积极掌握新形势下档案管理工作的业务知识，提升网络技术和计算机技术水平，进而适应高校数字化档案馆建设的需要，确保档案馆数字化建设顺利进行。