我国会展行业信息处理现状与标准化发展探讨

许 欣

（广东轻工职业技术学院，广州510300）

2014年后，中国会展行业获得较快增长。中国贸促会发布的《中国展览经济发展报告（2016）》中显示，2015年全国共有160个城市举办了展览活动，展览数量达9283场，比上一年增长15．9%；展览面积达11,798万平方米，比上一年增长14．8%。可见，在信息时代，企业要想发展得更好更快，首选就是运用信息技术，通过更加完善的信息系统对企业进行高效管理。数据显示，93%的企业会运用信息技术去经营管理公司；94．9%的企业认为，会展行业中有效的信息处理可以降低企业运营成本，规范经营行为，有助于提高企业综合竞争力，帮助企业挖掘潜在市场需求，从而开拓新市场[1]。然而，虽然展览活动对国民经济发展贡献增大，但是随着信息技术的飞速发展和应用普及，我国会展行业也必须正视在信息处理过程中所暴露的问题并探索其解决方案。

一、会展行业信息处理中存在的问题

（一）信息采集的种类和内容不全面

会展行业每一天都会出现不同的信息，如博览会信息、场馆信息、参展商信息、服务信息等。由于信息种类繁多，企业需要花费大量人力物力去分类和筛选。即便这样，采集回来的信息种类、内容也非常有限，甚至有可能是重复，因此对企业参展时所起的作用受到了限制，无法为企业带来更多的效益[2]。

（二）信息技术应用受约束

目前，信息技术处于初步发展阶段，在技术门槛上有很多障碍，信息采集还无法完全符合企业的各种需求，因此，企业很难依赖信息技术实现如人工信息采集般灵活智能地处理各种突发问题。从调研结果看，31%的企业运用信息技术经营管理公司或处理日常超过5年，其中超过10年的仅有2%。由此可见，企业信息技术的应用仍需加强。

（三）信息发布实时性不高

部分调研数据显示，许多展览会的相关网页、网站经常出现信息过时、资料有误等现象，信息更新速度慢，时效性不强，参展企业不能及时获取最新的展会信息，由此导致一些参展企业之间重复办展、展期相近、恶性竞争等，给企业带来一定损失，造成资源浪费。

（四）信息处理缺乏专业团队

调查数据显示，超过半数的企业没有独立的技术部门进行信息技术管理，12%的企业选择外包公司运营，在此过程中，双方需要不断沟通，导致有效信息的采集过程变得漫长且费力。

（五）信息数据库体系不够完善

当前，会展行业中数据库只是初步建立了覆盖全国范围会展行业的资源体系，在某些特定领域仍缺乏一定的资源，信息数据库体系不够完善，一方面增加了新信息采集和分类整理的难度，另一方面导致无法及时准确地向各界发布所需要的信息。

二、会展行业信息处理标准化发展的对策

（一）制定信息处理规范标准

加入WTO以来，我国的标准制定和推行受到了各行各业的重视，现代化大生产、新技术转化为生产力离不开标准与标准化的制定和实施，标准和标准化已成为行业发展和社会进步的稳固基石以及重要技术支撑[3]。调研受访企业中，68．13%的企业会根据行业标准去进行企业的信息处理（采集、加工、发布），64．29%的企业会根据企业内部规定进行信息处理，而企业内部规定很大程度上也是根据行业标准进行制定的。

与会展经济发展相关的行业标准一直是业内关注的重点，近年来一些标准的制定和发布在行业内产生了积极的影响。比如，2012年中国贸促会农业行业分会发布了2010-2011年《中国农业会展指南》中英文版，2014年和2017年分别发布了《展览会数据审核规则》以及《展览会信息管理系统建设规范》等标准。参照以上标准，我们期待建立会展业有针对性的信息处理规范标准，并结合相关标准搭建信息处理的标准体系。这样就可以减少不必要的环节，将优化过的信息资源沉淀下来，降低成本，提高效率，促进企业乃至行业的良性发展。

（二）发挥信息传播功能

展会作为一个交流平台，信息的共享是交互式的，然而在信息采集中有不少有效信息被阻隔成独立的部分，无法实现共享，这就要求我们发挥信息的传播功能。首先，需要把信息资源传播的阻碍物找出来，各个击破。例如：报纸、书籍等纸质媒介容易损坏，不方便保存，就增设电子档案，增加流动书籍的使用和传播效率。也可以通过创建线上资料平台，对展会相关企业、主办方、场馆方以及各种展会信息资源进行分类、记录并及时更新信息，从而提高会展行业信息的准确性，促进会展行业信息的标准化发展。

如何进一步实现高效有价值的信息传播呢？比如一个展会的信息，在社会媒体运营方面可以结合时下热点进行发布，或者在内容更新上采用游戏化设计，又或者把展览产品和服务与高频情景结合起来，从而建立明确的链接关系。这样，一是减少了新增认知的难度，二是很容易达成人们的共鸣，从而让信息传播更加有效。

（三）培养综合型人才

人才是企业的第一资源，是企业的支撑。在当今信息化时代，会展行业作为现代服务业中一个跨行业、跨地域的产业，需要的是综合型人才[5]。它不仅要对会展活动内涵与规律有一定的了解，而且能够懂得分析会展企业对信息的需求、策划信息采集和发布的方案以及具备较强的信息处理能力。培养综合型人才，应从以下三个方面出发：

一是增加与会展信息管理、分析相关的课程，强化会展学子的信息采集能力、分析能力，为企业提供更多复合型的信息采集人才。

二是结束目前枯燥、与实际不符的教学模式，增加深入企业、实验室等实践机会，提高学生的社会实践能力、动手能力。

三是建立科学的人才管理系统。只有实现复合型人才的持续培养、激励创新，才能不断为会展信息采集提供需要的人才，从而更有效地进行会展信息采集工作，增强信息资源的有效整合利用。

（四）加大政府责任和行业协会扶持

加大政府和行业协会的责任，引导会展业界发挥自身优势和功能，对接国家的战略性发展。例如2012年上海发布首个会展服务标准，提出了一个相对完整和实用的会展服务标准体系，引领了会展行业进一步向标准化发展。第十一届中国国际会展文化节也指出了“一带一路”为会展产业带来的机遇和挑战，给行业起到了很好的引导作用。

只有政府和行业协会共同协作，对会展行业相关规范标准和法律法规进一步修订和完善，加大资金投入和人力物力投入，才能建立良好的行业市场秩序，使会展行业健康快速发展。

（五）建立信息共享服务平台

信息处理最重要的是科学地选择、采集、保存信息。信息资源的真实性、可识别性、可理解性、可表现性以及可用性大大影响了信息处理和信息共享的效果[6]。

通过标准化的信息采集、加工、发布等信息处理流程，加大信息技术的应用力度，建立信息共享服务平台，如官方微博微信平台、社会新媒体运营等，一方面可以提高工作效率，及时更新会展行业的新动态，然后把信息传递到各行各业，另一方面可以提供网上注册报名等服务，即使偏远地方的参展商或专业观众也能通过信息共享服务平台，随时随地在平台上收集和发布相关信息。

[1]应丽君，殷远志．试论重庆会展业信息化建设的积极作用[J]．重庆工学院学报，2004（01）：76-78．

[2]许欣．论会展专业就业工作中的职业信息采集问题及对策[J]．科学中国人，2016（30）：132-133．

[3]刘阳．商务部加快制定会展行业标准[J]．WTO经济导刊，2013（09）：86-87．

[4]过聚荣．中国会展经济发展机遇的思考[J]．上海管理科学，2013（35）：82-84．

[5]吴昌富．制定会展行业标准,促进行业快速发展[J]．上海质量，2006（12）：13-15．

[6]杨博文．网络存储信息采集方式的常用类型[J]．科技展望，2016（26）：16．