Excel的常见使用技巧

冉启航(奉节县长龙实验中学校 重庆 奉节 404600)

1 如何快速求和

在正常处理中，如果需要许多数据的总和的计算，如根据每天的营业额，计算一个月总的营业额，通常是这样操作:输入“=”→“选择函数“SUM”→选择求和范围→回车即可。其实，我们只需要同时按下快捷键“alt”和“=”就可以求出一列数字或是一行数字之和。

2 如何快速选定不连续的单元格

当我们要选择多个不连续数据选项的时候，是不是一定要一直按住Ctrl键不放呢?不用这样的，为了解放你的左手，我们只需要按下“Shift+F8”，激活“添加选定”模式，此时工作表下方的状态栏中会显示出“添加到所选内容”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定。

3 如何改变数字格式

要改变数字格式一般方法是:选定范围→单击鼠标右键→选择“设置单元格格式”→选择货币，就会在所选数字前加上人民币符号“￥”，选择百分比就会用百分数表示，我们可以利用Excel的快捷键，不同格式之间可以用快捷键相互转换。

当然，要把已经有人民币符号“￥”、百分比(%)等格式的数字转换成纯数字，我们还是要这样操作:选定范围→单击鼠标右键→选择“设置单元格格式”→选择数值。

4 如何修改出生日期的格式

输入出生日期，一般都会输入八位数字。可是在一些上报表中经常要求输入日期格式“yyyy/mm/dd”，用函数转换，麻烦而且公式不太容易记住。现在有一个非常简单的方法，步骤如下:

(1)选中含有出生日期的数据，依次执行“数据”→“分列”。

(2)弹出“文本分列向导”，选中“分隔符号”。单击“下一步”。

(3)在“文本分列向导(第二步)”中，将“分隔符号”的“其他”选中，并在其中用英文输入“－”，单击“下一步”。

(4)在“文本分列向导(第三步)”中，“列数据格式”选中“日期”——YMD，单击“完成”返回 excel界面。

现在“出生日期”列，已经全部按上报表的要求改为“yyyy/mm/dd”的格式了。

如果要把八位数出生日期转换为“0000－00－00”格式，操作步骤为:选中数据→单击右键，选择设置单元格格式→自定义→类型(输入:0000－00－00)。同样的，要把出生日期“0000－00－00”格式转换为八位数字，操作步骤为:选中数据→单击右键，选择设置单元格格式→自定义→类型(输入:00000000)，回车即完成。

5 快速录入√和×

这个很简单了，不需要去选择什么输入法，也不需要选择字体什么的，也不需要在插入符号里去找啊找啊。以下方法很简单。

方法:在小键盘上:按住Alt，输入41420，放开Alt，即输入√

在小键盘上:按住Alt，输入41409，放开Alt，快速录入×。

有的笔记本电脑，在按Alt同时按下Fn，再录入数字，搞定。

6 批量生成模拟数据

以前每次做演示表格，数据都是一个一个敲进去的。后来，我才发现有一个函数，可以随机生成某个数值范围的数据。

7 快速填充功能的应用

应用一:用快速填充把连续银行卡号每4位中间增加一个空格。步骤是:复制第一个银行卡号到另一列，把它每4位数字中间增加一个空格，把鼠标放在该单元格右下角，出现“+”时向下拖动，在右下方的下拉菜单中选择快速填充，则前一列所有卡号都变成了我们需要的格式。

应用二:从身份证提取出生年月日。一般都是用TEXT跟MID函数组合，也可以借助分列，但其实还有更方便快捷的方法，那就是快速填充。到底有多快呢?快到你不敢想象!在另一列从第一个身份证号中输入第一个的出生年月日，把鼠标放在该单元格右下角，出现“+”时向下拖动，选择快速填充就完成，借助快捷键Ctrl+E也可以。快去升级你的Excel版本吧!2013或以上就可以了。

8 多斜线表头的绘制

在报表里面制作斜线表头是中国人特有的习惯，遗憾的是Excel并没有直接提供对这一样式的良好支持，如果表头中只需要一条斜线，可以利用Excel的边框设置来画斜线，然后填入文字内容。在单元格内画斜线的方法如下。选定单元格，按组合键调出“单元格格式”对话框。在“单元格格式”对话框的“边框”选项卡中，在“边框”区中单击斜线按钮。

如果表头中需要画多条斜线，就只能借助自选图形来做了。

选定单元格，设置足够的长度和高度。单击工具栏中的插入→形状→选择“直线”工具，绘制两条或多条直线到单元格中(“绘图”按钮，在“绘图”工具栏中选择“直线”工具)。单击菜单“插入”“文本框”“横排”(视情况也可以选择“竖排”)，编辑文本框中的相关文字，并调整文本框大小和文字字号以相互适应。选定文本框，单击菜单“格式”→“文本框”→“设置文本框格式”对话框的“颜色与线条”选项卡中，分别将“填充颜色”与“线条颜色”设置为“无”(否则文本框的边缘会覆盖线条)，使用插入文本框的方式逐个添加表头项目。

掌握了以上的技巧，你的工作效率一定提高不少。