民营企业采购环节内部控制

孙潺溪+宋明+赵广宇

摘 要：全面改革的深化开展环境下，加强民营企业的改革，促进民营企业的全面发展就成为重要的改革目标之一。民营企业是企业群中的重要构成，对我国的经济繁荣发展发挥着重要作用，在当前的改革发展环境下，加强民营企业的管理就显得比较重要。本文先就民营企业采购环节内部控制的重要性和内部控制内容加以阐述，然后就民营企业采购环节内部控制的问题和产生的原因详细分析，最后结合实际探究民营企业采购环节内部控制的优化措施，希望能通过此次的理论研究，能有助于民营企业的进一步发展。

关键词：民营企业；采购；内部控制

采购业务对企业的管理发展有着重要影响，对企业的经营管理的健康程度也有着紧密联系。在当前的民营企业的发展过程中，采购环节的内部控制的强化，是其整体管理水平提高的基础，只有完善了这一环节的管理，才能促进其他的管理工作顺利开展，通过从理论上深化采购环节的内部控制研究，就能为实际工作开展提供理论依据。

一、民营企业采购环节内部控制的重要性和内控内容

1.民营企业采购环节内部控制的重要性

民营企业的发展管理过程中，内部控制工作是比较关键的，这是保证企业的管理水平提高，在市场中获得竞争优势的重要管理工作。而内部控制工作涉及到的内容比较多，每个环节的内部控制质量都和整体的控制质量有着紧密联系。采购环节的内部控制工作就是比较关键的，在这一环节加强内部控制管理，有助于企业经济的自我约束和科学调节，也成为民营企业管理工作中的基础环节。内部控制工作在风险的评估以及环境控制和采购业务流程以及制度建立方面有着重要作用发挥，企业的采购工作和企业产品质量以及企业利润有着直接的影响，所以采购管理工作中的制度化建设，加强内部控制的力度就显得比较重要。

民营企业采购环节的内部控制力度不强，就比较容易造成产品生产的成本居高不下，也会造成采购腐败的问题出现，这对企业的进一步健康发展就有着很大阻碍。完善企业的内部控制工作，尤其是在采购环节加强内部控制的力度，对企业经营风险的规避以及决策目标顺利实施就有着保障。采购环节的内部控制的加强，对企业财务信息的真实准确和完善有着保障作用，能有效维护企业资产的安全，对最终促进企业的可持续发展有着积极意义。

2.民营企业采购环节内部控制内容

民营企业的采购环节加强对其内部控制，就要充分注重内容的明确和熟悉。在其内部控制内容方面制定采购计划是重要的内部控制内容，采购预算对企业的财务管理有着很大影响，要在采购预算编制方面加强重视，提出申请和审核后办理超预算以及预算外采购项目，企业要注重对采购预算完善基础上合理授权，并要结合实际进行设置采购计划，采购部门统一的进行整理并获得审批请购单，请购部门要在请购单上明确请购目的以及用途。然后就是在订购以及签订购货合同方面加强控制，采购部门获得审批请购单就要从多方面进行考虑，对订购数量的控制以及向哪家发出订货单和什么时候发出订货单，采购当中能清楚列出采购物资名称以及数量等基础的信息。进行检查企业相关的订货单。最后是实施的货物验收以及会计记录的工作，在采购物质达到仓库的时候，要按照订单货采购合同实施验收，组中审核采购的发票和验收证明，保障其完整性。然后通过财务部门会计人员对采购过程实施详细记录。这些都是内部控制整个过程所需要得以加强重视的。

二、民营企业采购环节内部控制的问题和产生的原因

1.民营企业采购环节内部控制的问题

民营企业的采购环节内部控制过程中，还存在着诸多的问题有待解决，这些问题对民营企业的健康经营发展有着很大阻碍，主要的内部控制问题有以下几个层面：

其一，内部控制环境比较缺少。民营企业的发展中采购环节作为基础的管理环节，对企业产品的质量以及企业的利润都是有着直接影响的，在这一过程中加强内部控制就显得格外重要。但是从实际的发展现状能够看到，企业的内部控制环节比较缺少，内部控制文化的重视度有待加强，企业的管理层没有将内部控制提高到企业战略发展的高度，只把内部控制通过流程制度以及章程设计加以呈现，对道德建设以及诚信和人力资源政策控制环境要素的融入没有加强重视，对采购业务人员的培训工作没有加强，这就造成采购人员的专业素质不高，对内部控制的认识也没有加强。还有就是法人治理体制没实现权责分离，没有及时建立科学的绩效激励机制，对采购人员的招聘体系以及人才培训工作没有得到充分重视，这些都不利于内部控制工作顺利开展。

其二，采购环节风险评估体系没有完善建立。企业采购环节的内部控制加强，就要注重风险评估制度的完善建立，而从实际的现状能够发现，一些民营企业在采购环节的内部控制工作实施中，没有建立完善的风险评估体系，对重要的风险控制区域的认识还有待加强，风险评估缺少客观指标体系。在具体风险评估中是依靠评估人员的经验和主观判断，这样的风险评估方式的实施非常簡单，但是主观性强，也不全面。风险评估的精确度不强，这就比较容易在工作中发生风险造成经济上的损失。

其三，采购环节监督控制不强。保障采购环节的管理质量，就要充分重视监督管理工作的科学实施，但是在一些民营企业的内部控制工作实施中，对采购环节的监督控制没有加强，没有及时掌握相关的采购信息，上级部门对采购环节的管理是对业务数据和规格等查看，这些都是事后的控制，对事前的监督控制力度没有加强。没有进行采取市场调研的工作，对供应商的选择工作没有重视，合同的监督管理没有加强等，这些就必然会影响整个采购环节的管理效果。

其四，采购环节业务流程存在不科学问题。一些民营企业在采购环节的业务流程实施中，一条龙的现象比较突出，没有将采购申请职能，以及执行职能和保管职能等进行分离，实际中这些职能都是通过一个人进行执行，这就必然会存在着风险。还有是仓储部门在职责上没有明确，这对采购工作的顺利实施就会产生影响，以及在电话沟通的方式上也比较容易受到外界因素影响，比较容易造成沟通的误会。再有是财务部的职责没有履行好，没有将采购记录工作妥善实施，这些都会影响采购管理工作的质量。endprint

其五，缺乏现代化采购信息系统应用。处在当前的发展阶段，民营企业的发展对信息化的目标实现没有充分重视，采购环节的内部控制工作的效率提高，通过现代化的手段能轻易的实现。但是从实际的发展现状能看到，企业采购环节的采购信息系统的建设工作还没有完善，企业不同层级的信息沟通不畅通，造成了信息的失真以及时效性差的问题，采购部和供应商间的沟通效率比较低，并且也比较容易出现错误，影响了采购工作的质量效率。

2.民营企业采购环节内部控制问题产生的原因分析

第一，治理结构的因素。造成民营企业采购环节内部控制问题出现的原因是多方面的，由于在内部控制的环境建设比较薄弱，就形成了诸多管理问题。从治理结构的原因上来看，主要是采用的单层制模式，董事会负责执行职能以及监管职能，发挥董事会监督职能多事依靠公司董事。这样的治理结构就容易在内部控制的实施方面存在不足，采购部门内部控制的正确观念没有树立，认为内控没有实际作用发挥，这就形成了采购工作中没有按照规定办事的事情发生。而从人力资源结构层面来看，主要是岗位职责以及人力资源的计划和培训等因素影响了人力资源综合素质的提高，最终影响了内部控制工作顺利开展。

第二，监督管理的因素。造成采购环节内部控制问题的原因中，监督管理是比较关键的，对采购工作的科学实施发挥着关键作用。但是在实际中企业虽然成立了内部审计部门，但是真正的作用并没有得到充分发挥，内部审计监督作用也没有得到有效发挥，即便是检查也是象征性的事后检查，在采购工作中的漏洞就不能及时性的发现，从而对整体的采购工作的质量产生了威胁。

三、民营企业采购环节内部控制优化措施

民营企业采购环节的内部控制工作的加强，要注重和实际的工作现状紧密结合，找到优化方法加以应用。笔者就此对民营企业采购中内部控制优化措施进行如下探究：

第一，注重加强内部控制环境的建设。民营企业的采购环节内部控制工作的加强，就要从宏观的角度出发，积极的培育企业内部控制文化，尤其是企业的领导层要注重依法办事不滥用职权，能够在职业道德教育方面以及诚信教育方面加强实施，最大化的塑造企业的正面形象。采购工作人员自身的专业素质要不断提高，并要积极的学习新的积极向上的精神和提高自身能力。采购工作人员的沟通协调能力要加强，信息收集分析能力要提高，能具备快速学习的能力等。加强企业的经营风格的转变，注重财务会计以及审计委员会的科学管理和监督，能够从多方面加强企业的内部控制文化环境的建设工作，这是保障采购环节的管理质量的基础。

第二，优化采购环节的作业流程。为保障采购工作的管理工作顺利开展和质量的提高，就要注重重新设计采购作业流程，结合企业自身的发展特征以及战略目标，和部门的需要相结合进行设计采购计划。采购计划在经过了管理部门领导审批后进行编制相关的请购单进行审核，采购部门按照审核的请购单实施采购，并对供应商进行筛选选择最佳的供应商，对产品的打样以及谈价格等环节都要注重质量的控制，然后进行签订协议合同，在供货过程的控制方面也要加强重视，采购部和验收部以及仓储部的合作要进一步强化，然后通过会计部门进行财务处理和记录工作，在整个采购环节的作业流程优化下，对保障采购内部控制的质量就有着积极意义。

第三，完善采购内部控制制度。制度是保障采购环节内控执行的重要依据，民营企业领导者要对内部控制制度的建设工作加强重视，健全采购预算控制制度，依照生产经营实际需求以及节约成本原则进行制定制度。采购过程中发生变化就要及时调整采购计划，建立灵活性的采购预算分析制度，遵循不相容只维护严格分离的原则，采购部门负责执行获得授权审批采购，为获得授权审批采购活动是不能够的，财务部门同意后才能转回采购部门执行超预算采购申请。同时对供应商管理和采购合同的管理方面要进行强化，实行会签制度避免采购部包办。内部控制制度的建立要从多方面进行考虑，只有如此才能保障采购环节工作的质量。

第四，建立完善的风险评估体系。企业采购环节内部控制工作的开展，在风险评估体系建设方面要加强重视，首先就要对重要的风险控制区域有充分认识，从内部控制总目标出发然后进行分解目标，对每个目标都要有相应的控制程序。总目标应当是采购保障企业正常生产经营需要，将目标进行分解就要保障采购计划的合理性，以及合同签订的清晰，验收过程的正确和财务阶段的完整准确。不仅如此，也要进行设定定性以及定量结合的风险评估指标和标准，如在进行采购计划合理评估指标的设计方面，就能通过如下的方式进行设计（如下表）。设计过程中要注重对指标评估的对象加以明确，结合企业自身的需要对指标评价方法和数据来源加以明确，并对评价结果以及确定可能有的评价结果分数，这样就能进行采购控制定量风险分析。

第五，强化采购环节监督工作实施。保障民营企业采购环节的内部控制质量，就要充分注重监督工作的实施。采购人员要对采购产品市场行情以及加工过程等基础信息有清楚的了解，供应商报价基础上实施成本分析并最终确定采购的批次和数量。这一过程中采购部结合生产技术部提供的数据打样。对于采购流程的质量监督方面要加强，通过采购人员的岗位轮换避免采购人员和供应商间的串通，这样能减少贿赂的问题出现，要注重采购职责的明确，促进采购人员工作的积极性。

四、结语

综上所述，民营企业采购过程中的内部控制工作是比较关键的，通过从这一环节得到了加强，就能保障采购工作的整体质量，对企业的正常经营管理发展也能起到保障作用。通过从理论上对民营企业采购环节的内部控制研究分析，从理论上进行了深化，这对解决实际问题就有着积极意义。

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