小型农田水利项目档案分类与档号编制

姜云彬，王建军，刘 波

(江山市水利局，浙江 江山 324100)

小型农田水利项目档案分类与档号编制

姜云彬，王建军，刘 波

(江山市水利局，浙江 江山 324100)

小型农田水利工程档案的分类整理与档号编制，对小型农田水利项目工程资料收集、整理、归档和入库有着重要的意义.基于江山市小型农田水利工程档案的现状，依据国家规范将工程档案分为建设管理、年度标段、项目建设、监理及验收等5大类，对每类项目进行档号设计，规范立卷、纸质资料、电子资料、音像资料等档案资料整编工作，通过对该项目839卷档案的整理实践及档案馆的验收，证明本方法简洁明了.

小型农田水利；档案分类；档号编制

1 工程概况

2009—2011年的3年间，江山市实施了第一批中央财政小型农田水利重点县建设，共投入资金7 646.24 万元，其中中央资金1 840万元，省财政3 154万元，地方财政及自筹2 652.24 万元，共完成山塘综合整治84座，建设高效节水灌溉工程31处813.7 ha，改造灌区20处，衬砌渠道115.526 km.工程分布在全市18个乡镇(街道).

2 工程档案管理情况

小型农田水利重点县项目存在点多面广量大，工程形式多样，规模等级偏小，参建单位档案管理水平和人员专业素质参差不一，以致与工程同步形成的工程资料也具有体量大、专业性强、内容繁多复杂的特点.因此，在实际工程档案整理中发现档案分类难度大，档号编制繁琐，经综合归纳整理，其档案管理情况为：

(1)规范建立工程档案管理制度

针对目前小型农田水利重点县项目工程档案缺乏编制经验，承建方档案编制和管理制度不规范，对工程档案工作缺乏重视，并且工程完工以后，工程资料的整理汇编交接不及时，造成工程竣工档案专项验收和竣工验收滞后的现象，在工程开工前夕，项目法人便根据工程实际情况分工分片配置水利工程技术人员，组织各参建单位参加工程资料档案培训，规范水利工程资料的编制和项目档案的分类，要求各参建单位按照要求定岗定员，落实档案管理制度，明确各级人员职责，发放档案整编指导书籍，规范工作流程.

(2)建立工程档案管理创新模式

针对该工程复杂性、散布性、小型化的特点，特对该工程实施纵向与横向的档案管理创新模式.纵向由该工程的业主单位针对各个标段的档案管理水平进行档案整编技术指导和业务培训，并不定期组织现场资料检查，落实承建单位的档案编制及管理责任，做到有稳定的档案管理队伍，使得工程档案资料的质量达到规范要求.横向由业主单位联系档案行政主管部门进行业务指导，特别是在档案分类和档号编制上进行专业化的培训，完善工程档案管理模式.

(3)加强工程项目档案收集整理归档

在项目实施过程中，监督各参建单位落实档案收集整理归档职责，落实到单位专人专岗，配置具备一定水利工程业务管理经验的人员，按照档案整理归档流程，在编制档案前制定项目档案分类大纲，按统一制定的项目档案分类编号体系进行档号编制，并建立分类管理台帐同步收集和归档各类工程资料，保证工程档案资料收集的系统性和完整性，业主单位等管理部门要落实专人定期检查参建单位的工程档案收集整理归档情况，并设立节点控制，在工程分部工程验收节点对基础资料进行系统地梳理，如存在资料不完整、签字不全或原始资料缺失等影响档案归档的情况，不予验收，特别是涉及隐蔽工程验收相关的质量评定资料、原始测量数据和竣工图等，是每次节点检查的重点.另外，根据小型农田水利重点县项目的工程款支付方式，可以与进度工程款项支付进行挂钩管理，有效控制工程项目档案收集整理归档过程中资料的系统性、完整性和真实性，有效控制工程项目档案与工程进度的同步控制.

3 档案资料收集整理

(1)项目前期(含建设管理)类

项目前期指公司在工程建设管理过程中形成的档案资料，包括项目建设方案、计划及资金文件、上级部门往来函件、审查审批文件、合同协议文件、绩效评价、开工报告、施工过程往来函件及设计、监理、代理等招(投)标资料.

(2)年度标段类

年度标段类主要为该标段审计报告、施工合同及工程施工招投标文件.

(3)项目建设类

项目建设类主要是每个子项目实施方案、完工鉴定书、产权移交证书、图纸(包括地形图、施工图、设计变更资料、竣工图)及施工单位提交的竣工资料(含工程结算).按照工作内容不同，分别由项目法人和施工单位完成.施工档案资料工程由各施工单位负责，按照统一要求，统一编号形成施工类档案.地形图、施工图、设计变更资料、竣工图为方便查阅，合并成一卷.

(4)监理类

监理类主要为监理单位在工程建设管理过程中形成的档案，包括监理规划、监理实施细则、监理日记、监理月报、会议纪要、监理工程师联系单、监理大事记、施工单位质量抽检资料以及施工相关技术资料等，经过收集整理形成监理类档案，由监理单位按照统一要求，统一编号形成施工类档案.

(5)验收类

验收类主要包括年度验收和项目总体验收的有关资料.资料档案主要内容为工程验收申请报告、年度验收报告、工程建设管理工作总结(含年度总结)、工程质量监督报告、水土保持验收意见、年度工程设计工作报告、年度工程建设监理工作报告、年度工程质量评价意见、工程档案自查报告及验收意见、竣工审计报告、财务决算报告(含年度决算报告)等，档案整理将在工作完成以后进行.工程施工管理报告归并在各施工单位的项目竣工资料(在项目建设类)中.

4 档案资料分类

(1)分类依据

档案资料的分类依据为国家质量技术监督局发布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2008)，中华人民共和国水利部发布的《水利工程建设项目档案管理规定》以及浙江省水利厅发布的《水利工程档案编制办法》.

(2)分类原则

遵循工程建设中有关建设管理材料形成的自然规律，保持材料之间内在联系.同时，由于3年实施的项目多达135个，为保证子项目材料的完整性和连续性，每个子项目的相关材料进行集中归并处理.

(3)分类方案

根据水利部《水利工程建设项目档案管理规定》《科学技术档案案卷构成的一般要求》及有关业务建设规范，结合小型农田水利工程建设特点，将江山市中央财政小型农田水利重点县工程档案分为项目前期(含建设管理)类、年度标段类、项目建设类、监理、验收等5类.工程项目代字及类别代码(见表1).

表1 工程项目代字及类别代码表

(4)档号的标注方法

档号由分类号、类别代码、案卷顺序号和间隔号组成.

分类号以项目前期、标段资料、工程名称、监理、竣工验收进行档案分类，由工程项目代字和类别代码组合.

案卷顺序号用阿拉伯数字1、2、3……分别编制流水号.

间隔号分类号与案卷号用“——”间隔号.

例如：

5 档案资料整编

(1)立卷

档案案卷总目录按照档案组卷的顺序编写总登记号，做到能方便地查出卷数；分类目录、件内目录按次序编排成条目汇集，作为档案管理、检索和报道工具.著录项目的组合真实揭示案卷内容和文件的形式特征，包括档号、案卷题名与文件材料题名项、立卷单位与责任者、起止日期与成文日期、密级与保管期限项、登记时间等.档案盒、相片档案册、光盘档案册按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T118822—2008)规定标准填写，卷内目录、备考表填写相关内容，案卷经参建单位相关人员签字确认，案卷整理要符合规范化、标准化要求.

(2)文件资料整编

工程建设过程中实际所产生的施工、监理、设计、建设管理等文件、材料全部移交项目法人，并汇集建设单位所形成的建设文件材料.地形图、施工图、竣工图本着“谁负责谁编制”、“谁施工谁编制”的原则，地形图、施工图由项目法人收集编制，竣工图由施工单位负责编制，项目文件资料能真实反映工程建设活动的全过程，并符合档案资料的完整性、准确性和系统性要求.

(3)电子文件和影像资料

电子文件和影像资料按照有关规定整理立卷，具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件或电子影像资料，并制成纸质文件.

6 档案资料验收

江山市中央财政小型农田水利重点县(第一批)档案资料整编共形成档案839卷、1 891件、94 594页，其中图纸2 673张，相片12卷500张，光盘1卷19张.其中项目前期类共形成档案75卷185件；年度标段类共形成档案87卷269件；项目建设类共形成档案621卷1 330件；监理类共形成档案24卷53件；验收类共形成档案19卷41件.并于2015年1月28日通过衢州市档案局、衢州市水利局及江山市档案局组成的验收组专项验收.

7 结 语

做好小型农田水利工程档案管理工作尤为重要，特别要注重档案管理工作的科学性、完整性、系统性，做好项目档案的收集整编移交归档工作，这是工程实施状态数据的真实记录，也是工程移交后生产运行维护的调取需要.在依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2008)，《水利工程建设项目档案管理规定》《水利工程档案编制办法》的基础上，制定该工程项目档案分类和档号编制的方法，并根据项目档案的分类和档号编制原则从实践和理论上对该方法进行分析、研究，不断地修正、规范工程项目档案分类和档号编制方法，对项目档案的整编工作及档案的保管和调取查阅有着重要的意义.希望以上所述项目档案分类与档号编制体例对小型农田水利的项目档案管理具有一定的借鉴作用.

[1] 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局，中国国家标准化管理委员会.GB/T11822—2008科学技术档案案卷构成的一般要求[S].北京：中国标准出版社，2008.

[2] 中华人民共和国水利部.水利工程建设项目档案管理规定(水办〔2005〕480号)[EB/OL].[2005-11-01].http://www.doc88.com/p-9062056252097.html.

[3] 中华人民共和国水利部.SL223—2008水利水电建设工程验收规程[S].北京：中国水利水电出版社，2008.

[4] 杜晓晓，姚金栋.浅议水利工程档案资料的整理[J].河南水利与南水北调，2013(16)：96-97.

[5] 黄健萍.浅谈水利工程档案的收集工作[J].水利水电快报，2015,36(8)：33-35.

[6] 张校彬，陈姬玲，王玉霞.浅议水利工程档案资料整理[J].河南水利与南水北调，2015(16)：114-115.

[7] 王显静,田景武.试论水电建设项目档案分类与档号编制[EB/OL].[2017-08-15].http://www.doc88.com/p-383776818301.html.

ArchivesClassificationandNumberPreparationofSmallIrrigationandWaterConservancyProjects

JIANG Yun-bin, WANG Jian-jun, LIU Bo

(Jiangshan Water Conservancy Bureau, Jiangshan 324100, China)

Archives classification and number preparation of small irrigation and water conservancy projects play a meaningful role in data collection, collating, filing and storage of small irrigation and water conservancy projects. According to the current situation of archives of small irrigation and water conservancy projects in Jiangshan City, this article divided project archives into five categories, namely, construction management, annual bid section, project management, supervision and acceptance, and designed the corresponding archive number of items in each category as per national regulations, regulated the collating and compilation work procedures of document filing, paper, electronic data and audio-video data. After the collating practice of 839 archives of this project and the successful acceptance inspection of the Archive Center, this method has been proved to be simple and easy for implementation.

small irrigation and water conservancy project; archive classification; number preparation

2017-07-23

姜云彬(1974-)，男，浙江江山人，工程师，从事水利工程建设管理.

10.3969/j.issn.2095-7092.2017.05.020

S274

A

1008-536X(2017)05-0082-04