浅谈石油化工科研单位的物资管理

文/乔荣清,中国石油化工股份有限公司北京化工研究院

浅谈石油化工科研单位的物资管理

文/乔荣清,中国石油化工股份有限公司北京化工研究院

物资管理是一个系统工程。高效的物资管理，一方面需要企业内部形成良好的管理机制，明确各个环节的责任和作用，并实现相互间的密切合作；另一方面要充分发挥物资管理部门的作用，尤其是发挥计划管理和采购管理的作用，这两个环节代表了企业内部的供需双方，直接关系到资金支出、物资购置及使用。充分发挥这两个环节的管理作用是提高物资管理水平的关键。本文简要介绍了石化科研单位物资管理的特点,指出在管理中存在的问题并进行了分析,并对采取的改进措施进行了讨论和总结。

科研单位;物资管理;材料;设备

对于科研单位,物资消耗在该单位的成本核算方面中占很大的一方面,所以,做好物资合理储备、加强物流管理做好物资的采购和安全存储都是降低消耗、节约成本、增加单位经济效益的有效途径。在实际科研中,要保证生产研究的有序进行,就必须解决好物资供需之间存在的时空、数量、价格以及质量方面矛盾,完善好、衔接好各个科研环节。物资管理是单位管理难以缺少的一个部分,也是科研单位在经费管理方面的一个重要组成方面。在如今,物资管理已经逐渐成为科研单位一种非常重要的管理方式,直接关系着该单位是否能够顺利地进行生产和研究。

1 物资管理中存在的突出问题

在物资管理工作中,问题来自以下几个方面:(1)在观念上,对物资管理的重要作用认识不深或不够重视;(2)物资库存难以与实际需要相符;(3)材料浪费、设备闲置或利用率不高;(4)物资质量差、价格高。

物资管理是一个系统工程,它首先需要各方面的密切配合,即要有良好的管理机制,明确各个环节的责任和作用,并实现相互间的密切合作;其次要发挥关键环节—计划管理和采购管理的作用,因为这两个环节代表了内部的供需双方,它们直接关系到资金的支出、物资的购入及物资的使用。

2 强化物资管理意识

2.1 物资管理的重要作用

强化物资管理,实质是科研单位对内部资源的整合。从大的环境来看,因为竞争力=F(价值)/C(成本),对于科研单位来说,F就是科研成果及其经济效益,C就是它为此而付出的成本,C中物资的成本占有很大比重,能否降低科研成本,物资管理的作用至关重要。

要从观念上,使物资管理人员和科研人员认识到物资管理工作的重要意义。强化物资管理的结果是保证了使用部门的科研工作,提高了物资管理人员的管理水平。

2.2 建立明确的运行机制

科研人员是物资的最终使用者,他们需要对物资的有关条件有明确的要求。对物资管理部门来说,这些条件就是他们的决策基础,但同时这些条件的确定也是管理部门的工作内容,这就要求使用部门和管理部门在工作中要密切配合。

物资管理工作同样也需要其他相关部门的配合。当然,既要有分工,又要有合作。为解决部门之间的界面问题,我院通过以下方式加以解决:一、强化双向交流的意识;二、对于重要材料或设备,组织跨部门的联合小组来开展工作;第三,在物资管理与其他部门之间,建立定期会晤的机制,共同讨论物资管理工作中遇到的问题及解决措施。

3 建立严格的管理制度,控制购入及支出

3.1 建立严格的审批制度,控制购入及支出(领用)

为节约有限的科研经费,减少物资使用和购买中的浪费,必须实行严格的审批制度。需求材料计划审核的原则是:是否需要?需要数量?具体要求是否合理?审批的程序:对一般材料,由各使用单位的领导签字后,送交条件部,由条件部最终审批;对控制材料和单项超过五千元的物资,在送交条件部之前,要经科管部审批;对单项超过万元的物资除以上程序外,要经过院领导的审批。

3.2 建立物资使用追踪制度

在物资出库后,经常调查使用情况。对剩余物资和能够回收的废料及时退库、回收,并进行相应处理;对闲置或利用率不高的设备,退库或调剂给其它部门使用。

3.3 建立以题目组为单位的核算制度

逐步建立以题目组为单位的核算制度,即定期统计物资的使用情况,并与题目组的效益挂钩。

由于涉及到使用者的切身利益,这种做法把降本增效由管理行为变成了自觉行动,将会极大地提高节约的积极性和主动性。

4 实行质量、价格管理,实现质量、价格控制

4.1 质量管理

建立严格的质量控制体系和制度。选择那些有一定生产规模、技术力量强、信誉良好的企业或供应商,尽量把质量问题“消灭”在采购前;选择付款方式灵活的供应商,产品在试用合格后付款或预留质保金;签订经济合同,对质量、售后服务有明确的界定。验收质量控制由采购人员、保管人员、使用单位及临时成立的质量小组组成了质量控制体系。

此外,逐步建立供应商认证制度,实行物资定点采购。进行大宗物资采购前都要在认证体系中确立的“合格供应商”处采购,如果两次验收不合格即取消该供应商定点供货资格,在必须选择新的供应商时,要在对其资质进行对比确认后再进行采购。

4.2 价格管理

价格管理的基本做法:对采购物资的价格实施分类管理。其中重要设备、重要材料由科管部及相关部门审批后,由计划人员提出价格建议,经批准后交物资中心执行;一般材料制订采购控制价格,并根据市场情况随时调整;5万元以上物资要有三家以上供应商报价信息,从中优选出一家,由使用部门与供应商签订技术协议,经主管院长批准后执行。

价格管理的核心内容是建立严格的审批制度,动态的价格监控体系即采购前的价格比较、采购后的价格追踪制度。通过建立价格收集网络,实现了有价可比。价格信息来源于市场调查、互联网、报刊杂志、产品手册、电话咨询、历史采购资料(购销合同、结算价格等)。

5 结语

几年来,在物资工作者的辛勤努力下,通过以上措施的逐步运用,基本解决了在我院的物资管理工作中存在的突出问题,保障了科研需求。目前,正致力于新的管理思想和方法的学习、运用:招标采购的有关制度正在制订;网络应用、电子商务、供应链的管理思想也在进入到管理意识中,相信它们的成功运用会对物资管理工作起到极大的促进和提高作用。

[1]李强.国家物资储备系统发展现代物流业务的战略研究[D].长春:吉林人学,2008.

[2]郑庆来.浅谈石油化工科研单位的物资管理[J].辽宁化工,200 2(3).