卫生事业单位人事档案资源的信息化管理分析

杨彧黎

卫生事业单位人事档案资源的信息化管理分析

杨彧黎

卫生事业是保证人民生命健康以及经济稳定发展的基础。在当前信息化时代下，调整原有卫生事业单位人事档案资源管理模式，加快人事档案的信息化管理有重要意义。文章指出当前我国卫生事业单位认识档案资源管理存在的问题，分析了卫生事业单位人事档案资源实现信息化管理的优势，并提出卫生人事档案资源信息化建设与管理策略，仅供参考。

在社会经济快速发展的推动下，我国医疗卫生事业单位的规模也在不断扩大，单位工作人员的数量也在不断增加，这给卫生事业单位人事档案管理工作带来巨大压力。因此为了提高档案资源管理水平，就要求广大的卫生事业单位应加快内部的信息化建设步伐，以实现内部人事档案资源的信息化管理，提高档案资源管理的效率及质量，推动我国卫生事业可持续发展。

卫生事业单位人事档案管理现状

当前，卫生事业单位人事档案资源管理依旧沿用传统的人事档案模式，在实际工作中侧重于静态性资料的描绘，记录事业单位的历史性信息，不能动态表现个人的信息状况，因此传统的人事档案资源管理缺乏共享性与公共性特征，这对当前卫生事业的稳定发展不利。

档案管理意识缺乏。在很长的一段时间，很多卫生事业单位常因为档案工作不能给单位创造直接的经济效益，因此在实际的操作中，往往不能够对档案管理形成清晰、系统的认识，不能充分意识到档案资源管理在事业单位人事管理工作中的重要性，这对卫生事业的可持续发展不利。

档案管理方式落后。卫生事业单位的人事档案主要记载卫生工作人员的学历、工作经历、职位晋升情况、工资变动、奖惩等信息。然而这些档案资料要不断地进行更新或增加，同时大量的材料也需要归档，传统人工管理的方式无法满足逐渐增加的人事档案信息的整理工作，而人工管理档案常常会出现归档错误的问题。与此同时，如果个人需要查阅自己的档案信息时，就需要花费很长的时间去寻找，在寻找档案过程中，极易损毁档案，这样很难保证档案资料的完整性。

档案利用率低。如今还有很多的卫生事业单位的档案管理未能彻底实施信息化管理，所以人事档案索引数据的建设与登记仍旧依赖传统手工记录的方法，对档案信息进行变更会记录档案出入库。这使得档案管理的难度加大。同时在编辑、查找及分析档案时，档案利用也不便捷，这样必然会导致档案利用率降低。

卫生事业单位人事档案实现信息化管理的优势

提高档案管理工作效率。人事档案信息化管理充分利用计算机运算速度快、存储容量大以及自动化程度高等突出优势。卫生事业单位将计算机应用到人事档案资源的管理中，能够将存档人员的信息进行快速的分类与整理，同时还有效避免了传统纸质档案容易出现抄写错误的问题，大大降低了工作人员的工作难度，在降低工作成本的同时还提高工作效率。

提高档案信息利用率。卫生事业单位工作人员的数量大，内部的人事档案资源则可以为卫生事业单位的领导人员提供各种人才的资料。人事档案信息化管理将卫生事业单位的人才信息进行归类整理，使得人才信息准确度高，同时还更容易提取，这确保了医院管理层能够快速、准确的获得内部人员的信息，从而更高的进行医院的人事编制工作，通过人员职位及工作岗位的变更，使人才的自我能力能够得到发挥，这有效避免了人才浪费问题，同时也使得人事档案的作用真正被激发，档案信息利用率大大提升。

提高人事档案原始资料的安全性。在计算机及其他技术的帮助下，能够将卫生事业单位的原始档案信息完全的转移到计算机系统中，这样就能够使得档案信息的提取、查询都借助计算机进行，能够大大减少传统重复调档、摘抄等方式对档案原件造成的磨损，这样保证了原始档案资料的完整性，延长原始档案资料的存储时间。

实现卫生事业单位人事档案信息化管理的策略

建设完善的卫生事业单位人事档案资源管理体制。卫生人事档案信息化管理的建设，要求人事档案部门开创有利条件，建立完善的人事档案管理体制，具体如下：强化档案管理意识，提高档案管理人员的专业素养。卫生事业单位应高度重视人事档案管理人才的培养工作，可以依靠进修、专业培养等方法来提升管理人员的业务水平，以便让档案管理人员充分掌握档案管理业务技能，培养出与卫生事业单位发展相适应的档案管理专业人才；完善人事档案管理制度。在新形势在，应不断创新卫生事业单位人事档案管理工作模式，健全人事档案管理相关制度，明确档案整理、保管、运用等过程，只有这样才能够让人事档案管理工作变得有理可循；重视人事档案信息系统的更新与维护。在信息技术快速发展的背景下，人事档案管理信息系统也应不断更新，同时为了保证信息化管理系统的正常工作，还应做好信息管理系统的维护。

健全卫生事业单位人事档案信息系统数据库建设。卫生事业单位人事档案信息数据库的建设需要耗费大量时间，因此卫生事业单位工作人员需做好以下几方面的工作：加大人事档案基本信息数据库建设力度，如完善人员性别、职务、年龄、学历、参加工作时间、工资等各项信息；将人事档案信息数据库的建设同职工的绩效考核成绩与薪酬紧密联系；构建人事档案查询目录数据库，以提高人事档案信息的利用率。具体实施上，可以按照卫生事业单位的工作人员姓名进行分类，这样在查询人员资料时就可以输入个人姓名就能够快速调出人员档案资料或者纸质资料的存储柜号及档案编码；一般而言，卫生事业单位的人事变动及职位变化较大，因此每一年都会积累大量的档案信息资源，而对于这些档案信息资源的利用，则可以依赖计算机对信息材料进行归档、分类以及存储，以达到人事档案信息化管理的目的。

总之，卫生事业单位的人事档案管理工作应切合当前时代发展的需求，逐步实现人事档案资源的信息化管理。同时加强档案信息化管理人才的培养，以不断推动人事档案信息化建设步伐，充分挖掘档案信息资源，将大量有价值的信息传输给卫生事业单位，以利于领导作出正确决策，促进卫生事业的稳步发展。

（工作单位：湖北省疾病预防控制中心）