关于高职院校人事档案管理信息化探讨

文/寇国玲,赤峰工业职业技术学院

关于高职院校人事档案管理信息化探讨

文/寇国玲,赤峰工业职业技术学院

当前，人事资料管理是高职类院校管理体系之中的基础性工作之一。在如今的发展背景下，信息化问题是高职院校不得不面对的重要问题。随着信息化时代的到来，信息化几乎成为了一切领域未来的基本趋势，因此，要想满足时代需求，人事档案的信息化管理是十分有必要的。构建网络管理机制及人事档案数据库系统，培养更多的信息化档案管理人才是此项工作的重中之重。

高职院校；人事档案管理；信息化

现阶段，将信息化的管理模式运用到人事档案管理工作中是各高职院校深入发展的要求，要想进一步满足信息化发展趋势、人事制度演变的规定，就必须尽快改善人事档案的管理效果，推动高职院校整体管理水平的提升。

1 高职院校人事档案管理信息化的重要意义

1.1 信息化管理是人事档案管理的必然趋势

现如今，以电子计算机为前提的信息科技在诸多领域当中均获得了广泛应用，也给社会带来了一场巨大的变革，信息科技及有关设备的迅速推广令信息化进程不断加快，并逐渐演变为一种基本趋势。高职院校人事档案采取信息化的管理手段是时代进步的必然要求。具体而言，其指的是运用技术方法和信息科技对人事档案资料进行以现代化电子信息环境为依托的运用和控制。同时，人事档案管理信息化是一项具有复杂性、综合性的项目，也是不断优化现行档案机制、资料转化及整理过程的工程。所以说，人事档案管理的信息化是现阶段国内高职院校管理的关键性工作，并且也是目前社会信息化发展的基本趋势。

1.2 人事档案管理信息化是人事体制创新及变革的基本需求

由于高校规模的迅速扩大，人员数目的不断增多，人事管理工作也变得更加繁琐，高职院校人事制度调整是各院校深入发展的前提保障，更是在崭新环境中求得生存和发展的关键举措。人事档案信息化管理作为高职院校人事体制调整的关键部分之一，伴随着高校管理体系的持续完善以及现今社会环境信息化趋势的要求，以往的人事档案管理途径早已不能满足现在的基本要求，信息数量迅速增加、类型趋于复杂化、档案提取等相关操作更为频繁，在这种情况下，我们应当以信息化科技为基础，对人事档案管理工作进行深入、全面的改造和建设，与此同时，将档案管理信息化与人事制度调整二者有机结合起来，这样便有助于人事档案管理工作最大限度地满足客观需求。

1.3 高职院校人事档案信息化管理是实现人事档案价值的有效途径

高职院校人事档案管理的主要价值体现在档案资料是否可以达到一个相对合理、准确的利用标准，人事档案中记载了众多人事数据，它被作为单位人事变动、办理个人手续的重要参考，因此，信息服务的准确性、高效性是人事档案管理的基本准则。除此之外，人事档案作为人才培养工作的关键人事资料基础，当中记载了许多与人才培养相关的信息，能够给人才资源的运用、开发提供信息方面的支持。一般来说，信息化与实体为人事档案在客体方面的两个组成部分，实体部分主要包括档案的原始凭证、纸质文件等，其所拥有的唯一性、真实性和法律效益是任何形式所不具备的。当然，实体档案管理的操作流程也较为繁琐，手续麻烦，管理效率较低。相比之下，人事档案的信息化管理则更加高效便利，能够在很大程度上提升档案管理工作的质量和效率，简化原本复杂不堪的流程，全面展现人事档案应有的价值。

2 高职院校人事档案管理信息化的有效对策

2.1 强化对人事档案管理工作重要性的认识

尽管人事档案管理工作具有非常重要的作用，然而其作为一项长期性、复杂化的工作，若在某一阶段不够重视档案管理工作，很可能在短期内引发较大的危害。所以说，增强对档案管理工作的重视程度，并强化对人事档案管理工作必要性的认识，对于单位整体档案意识的提升、人事档案管理的高效性等具有不可替代的作用。为了达到人事档案管理的高效性、信息化目标，相关的硬件设施是不可或缺的，管理人员对该项工作的足够重视是这一切的必要前提。因为要想做出更有效的制度调整，在人员配置、材料添置等均离不开上级部门的批示，若高校管理者对人事档案工作的认识不到位，容易导致档案建设工作的难度加大，所以必须将人事档案管理工作的重要意义当做总体工作的关键构成部分，同时对相关规定给予必要的支持；此外，档案管理的合理规划、与其他部门之间的有效配合等同样具有巨大的影响。

2.2 建立健全高职院校人事档案数据库系统

目前，飞速发展的时代环境要求人事档案管理工作能够与之相适应，更好更快地完成信息化管理的变革。高职院校的人事档案管理工作核心需要从之前的实体管理逐渐朝着信息化管理模式演变，信息化的管理形式在很大程度上需要电子信息科技的支持，所以构建人事档案数据库系统是所有工作的前提。数据库系统的构建能够为人事档案资料的查阅、更新及动态管理等提供便利。最为重要的是，人事档案数据库系统需要建立在有序性、层次性、阶段性、计划性的前提之下，同时对于数据库内部资料的准确性、全面性、可靠性等应当足够重视。

2.3 推行人事档案的网络化管理形式

高职院校人事档案数据库的搭建及档案管理的信息化，能够令各项资料的使用效率显著增强。要想更有效地实现信息共享，加快信息的交流与传递速度，那么网络中各项人事档案信息的交流和传输十分重要。对于人事部门来讲，其内部应当严格操作人员及管理用户的权限，防止重复授权情况的出现，对管理权限的分配应当合理清晰，目的是防止发生越权管理、权利失效等问题。另外，网络化的人事档案服务也能够保证全天在线，即时查询和获取所需的档案资料，有效应对各项工作的实际需求。当然，高职院校人事档案网络化管理离不开有关电子设备及信息技术的支持。

3 结束语

综上所述，为了更好地迎合时代需求，高职院校人事档案管理工作中必须主动引进信息化、网络化、无纸化办公等先进理念，同时借助信息科技完善档案管理体系。推动人事档案改革进程，大量发掘人事档案信息资源，从而实现对它们的科学运用，最终促进高职院校管理体制的优化、综合实力的提升。

[1]包明涛.高职院校人事档案管理信息化[J].中国管理信息化,2015(24).

[2]房蕊.档案现代化管理存在的问题分析及对策选择[J].当代经理人,2013(21).