档案信息化建设过程中的主要问题及对策

文/王彦,天津市滨海新区塘沽建设发展总公司

档案信息化建设过程中的主要问题及对策

文/王彦,天津市滨海新区塘沽建设发展总公司

档案工作是城市建设、发展和管理的一项基础性信息工作。在21世纪的今天，当信息和网络成为人们生活的重要组成部分时，应积极推进档案信息化建设，以更好地适应时代之需。本文就此阐述了关于档案信息化建设的几点思考。

档案；信息化建设；思考

导言

所谓档案信息化，是指通过借助现代计算机信息技术和计算机辅助管理设施，依据档案信息化的规范和标准，以档案网络为抓手，建立和完善档案信息资源库，对档案资源进行信息化处置、管理并使之发挥应有作用的活动和过程。当然，我国档案信息化建设起步较晚，总体水平较低，信息服务有待提高。这一现状与实现“数字时代的”电子化管理的要求不太适应。

1 我国档案信息化基本情况

改革开放以来我国在各地、各部门开展的档案管理工作对档案管理现代化的程度有显著提高，进一步促进了档案部门间的信息交流和资源共享，不仅使档案服务变为开放服务同时也扩大了档案服务的范围，将档案利用的范围也从未国家扩展到为全社会服务。档案信息数字化使档案资源实现网络检索和远程共享，为使用者提供各种数据，如养老保险金，婚姻情况、住房公积金等等还包括大量与民生紧密相关的档案信息，档案知识管理使这些信息破除了空间与时间的局限，切实给民众带来了便利。同时档案信息化具有广泛的内容，它包括了有序整理档案资源、开发利用档案信息资源、建设档案信息数据库和网络、制定促进档案信息资源开发利用的政策法规、建设档案信息化人才队伍等领域，而并不单单是网络化、信息化。

2 信息化建设存在的问题

2.1 数据的差异性。

档案馆收录的档案内容一般由不同的单位、部门组成的，而各个单位和单位之间所使用的数据库往往也是不一样的。由于各个数据库中数据的来源、属性以及内部结构和处理方式都是各种各样的，就会使得收入进档案馆的资料更为复杂化。

2.2 较大的分散性。

大多数情况是同一个主题的资料往往分散在不同的部门之中，如民营企业有税收报表，国企也有税收报表，在通过单位移交入馆的过程中出现了重复的信息、没有区别的数据，档案馆拥有大量的信息资源，面对如此之多的信息量，对于该如何将这些巨大的数据量进行筛选、合理管理，从而进行进一步的加工，再加以利用最终使得这些数据能够和社会形成知识共享。

2.3 管理的延后性。

通过对国外档案信息化的研究，档案事业的信息化的重点在对于档案的管理，而并不是所谓的信息化，档案信息化的面临的最重要的问题应该是对在具体档案管理中使其业务更简单、更优化、同时进行重组。以前的管理制度，已经不再适应当今档案管理的工作，也不再适应与社会的发展。

3 档案管理信息化建设应采取的措施

3.1 完善电子文件归档管理。

将各种不同类型为载体的档案以数字化的形式进行处理、转换，同时也要注重在平时的工作中对本单位的一些相关电子文件进行积累、鉴定、著录以及归档，从而确保最终产生的电子文件能够完整、真实、有效。并且要加大研究，进一步完善出电子档案在接收、保管、利用等方面的技术方法，使得我们在今后的工作中能够制订出一套完善的电子档案管理办法。

3.2 提高档案人员业务水平，向专业型迈进。

人为因素是保障档案系统现代化管理工作有序的展开的重要因素。面对现今的档案管理领域始终存在着大量精通档案方面的专业知识同时又了解软件开发的复合型人才的缺口，所以如何提高档案团队的工作水平，创造出适应不同工作岗位的内部管理机制已经成为如今档案领域的重中之重，在这方面我们可以通过建立竞争机制，充分调动人员的积极性，同时建立激励机制，提高人员的主观能动性，并且合理设置人员岗位。

3.3 运用现代化管理模式，达成资源共享。

档案工作主要是以部门的工作为重心并且关注热点为中心，来组织和提供信息的。当今社会已经是网络化、数字化的时代，要档案系统实现信息共享、信息共建的目标，我们必须更加完善档案的现代化管理工作，包括选择需满足通用化、规范化以及包容性的档案管理软件。因此，对于档案信息化建设我们必须要用长远的眼光，实施稳步的规划的同时要逐步落实。要具体问题具体分析的采用信息技术，注意各个所在行业实际性的区别。同时在技术应用上要确保所使用的软件包含通用性、灵活性和连续性的特点，从而防止档案信息化系统造成信息的流失现象。

3.4 实现档案信息管理规范化。

在档案信息管理实践中，首先必须不断完善档案信息化规范体系，建立管理、业务、技术三个层面的操作标准与规范，要尽快制定《档案信息化管理与操作规范》《档案信息化技术保障细则》等规章制度，为档案数字化管理提供制度保障。其次，要适应时代和社会发展的需要，积极探索网络环境下的保护知识产权与保障用户公平使用的办法。最后，要建立档案信息化建设评估体系，以评促建、以评促改，通过对档案信息化建设与管理的评估来推动档案信息管理规范化的落实。

3.5 加大档案信息化建设的资金支持。

各地档案馆和主管部门要在设备投入方面给予大力支持，积极改善档案工作的硬件环境和软件环境。在工作人员待遇、经费使用等方面，有关部门应该重视和解决工作中现实存在的问题，以便于为工作的开展奠定良好的条件。

4 对于加强档案信息化建设的思考

目前我国国民经济迅速发展，电子政务正在不断发展，信息化的档案工作也要紧跟步伐。在当今档案信息化资源呈快速增长的态势，过去陈旧的档案管理办法已经不再适应当今社会的需求，对于越来越多的档案信息资源，为适应新型试的需求我们只有通过数字化的管理，走网络化的信息建设道路，这样才会促进社会经济的繁荣发展。

5 结束语

档案是由城市建筑物、道路桥梁、公用设施、城市规划、城市勘测以及与之有关的人口、资源、环境等基础资料所组成的集合，主要形式有文字、图表、音像等，档案是城市数据采集的重要源泉和基础。为了充分发挥档案在城市建设、发展和管理过程中的作用，笔者认为有必要加强对档案的信息化建设。

[1]姚朋.智慧档案信息化建设初探[J].档案.2016(12)：12.

[2]潘秋豪.档案信息化建设存在的问题及解决措施[J].档案.2017(01)：98.

[3]梁秋成.浅谈档案信息化建设[J].档案天地.2015(02)：76.