论人事档案管理流程

文/张杰,沧州市黄骅港务局

论人事档案管理流程

文/张杰,沧州市黄骅港务局

人事档案记录着相关人员的重要信息，是企业对人才进行选拔和管理的重要依据，尤其是在信息社会的背景下，需要不断地促进人事档案的现代化管理，才能够提高管理的效率。现代人事档案管理流程非常重要，但也存在一些问题，针对这些问题产生的原因提出了相应的解决策略。

现代化管理；人事档案；档案管理流程

1 纸质化人事档案管理流程

1.1 档案的及时收集。收集档案是档案管理的第一步，不管是从毕业生中新引进的人才，还是从其他单位调入过来的工作人员或领导干部，都需要对其档案进行认真及时的收集。但在实际工作中，收集档案也存在一定的困难，毕业生的档案相对而言收集齐全较为容易，而对于已有多年工作经验的领导干部，其档案中可能存在信息填写不全，证书存在遗失或失效的现象，而领导干部往往因为工作繁忙，没有时间处理档案补遗的事情，给档案管理人员造成档案收集困扰，对于这种情况，一方面要求单位制定个人晋升与档案相挂钩的制度，档案的遗失和失效直接影响个人的职业升迁，另一方面档案管理人员在个人职责范围内，辅助工作繁忙的领导将档案及时补齐。确保单位内每一位人员的档案都齐全有效。

1.2 档案的真伪鉴定。档案的真伪鉴定是档案管理中最重要的环节之一。真假难辨的档案会影响单位内部干部的提拔与单位的健康发展。档案的真伪鉴定需要档案管理部门成立专案小组，将单位内部的档案从干部级别大小进行排序，按照优先顺序，对档案内的信息进行真实性检验。长期以来，档案的信息多倾向于只写优点，不写缺点，只写功绩，不写过失，这样的档案真实性和有效性都有待验证。档案管理专案小组，应先对档案内容进行实地调查，从档案相对人工作和学习过的地方进行走访，辨别真实情况，做好相关记录和采证，对档案中假的部分和多余的部分进行剔除，对重要的信息进行添加，确保单位每一份人事档案的真实性和有效性。

1.3 档案的分类整理。根据单位对档案的利用情况来看，一般档案的分类主要按照履历材料，自传材料，鉴定、考核、考察材料，学历和评聘专业技术职务材料，政治和历史情况审查材料，入党入团材料，奖励材料，处分材料，工资、任免、离退休材料和其他材料等来进行分类。这种分类属于较为原始和保守的分类标准，各单位可以根据实际情况，可以对分类侧重点有所不同。同时，根据现今时代的发展，可以在里面添加信用评级材料等，保障分类完整、清晰，调阅者一目了然。

1.4 档案的存储与保管。纸质化档案的存储与保管最重要的两个因素在于，一保存环境，二保存制度。保存环境主要为干净、干燥、温度适宜、背光等环境。保存制度主要为材料归档制度，即新产生的材料应在规定工作日内及时归档；检查核对制度，即定期检查核对一次档案，确保档号与档案名册编号相一致，档案内资料齐全；传递制度，即纸质化档案在何种情况下采用何种程序才能进行调阅与传递；保密制度，即根据岗位内容和性质对各岗位的保密程度进行定级，根据保密级别，采用对应的保管措施。

1.5 档案的调阅与迁徙。档案的调阅与迁徙一般是跟随档案相对人的工作动态来进行的。由于纸质化档案存在不耐长期被调阅的弊端，因此，档案的调阅可以用数字化档案来代替。但工作人员由于工作需要调动工作单位，则其纸质化人事档案需跟随其本人的调动而调动。但在实际的纸质化档案调动过程中，出现档案转交不及时、档案接收单位无回执、档案转交地址不详等，给档案造成丢失和失真的现象屡见不鲜。对于纸质化档案的迁徙过程，各单位需协商一致，对于档案在转出过程中，需提供充分的转交证据，包括快递单号和邮递地址等，根据这些证据，将档案转移过程中出现的地址不详、转交时间不及时和接收单位无回执等问题，将责任直接落实到个人，增强档案转交人员的责任心，确保档案在转交过程中无遗失无失真。

2 数字化人事档案管理流程

2.1 纸质化档案与数字化档案的转换流程。

2.1.1 纸质化档案的调卷与拆卷。纸质化档案在进行数字化档案转换之前，需按档案的分类号或专业号进行调卷，再对调卷进行仔细清点，确保内容顺序无误，档案不存在缺页、漏页或编写错误等问题，同时还要保证各档案的排列顺序相互衔接。在拆卷过程中，要小心谨慎，避免档案被无意撕裂或损坏等。

2.1.2 对纸质化档案进行扫描。在对纸质化档案进行扫描过程中，扫描所保持文件格式类型要与各读取设备相兼容，扫描的内容要清晰和相互衔接，所有档案的扫描顺序和内容需保持一致，在扫描完毕后与拆卷人核对档案总页数，保障纸质化档案的完好无损。

2.1.3 数字化档案的修图。数字化档案的修图需要专业的技术人员对档案的清晰度进行调整，对数字化档案上的杂质进行剔除，在修图过程中，技术人员可以对数字化档案进行原貌还原，尽量保证数字化档案内容完整、清晰可见，便于后期使用。

2.1.4 档案的上传、备份与装订。数字化档案在经过扫描、修图等过程后，档案管理人员应对数字化档案进行上传，将档案信息存储进单位档案管理数据库中，再对档案的读取权限根据规定进行设置，同时对上传进计算机内的数字化档案，用光盘或U盘或其他存储设备进行电子档案备份。最后对利用完毕的纸质化档案进行重新装订和归档。

2.2 数字化档案的存储与保管。数字化档案的存储与保管主要是根据计算机数据库及其存储的光盘和U盘设备的性质来进行的。计算机数据库要做好防毒防盗准备，定期对计算机进行病毒查杀，更新杀毒软件等。而光盘和U盘的存储，则以干净、防磁、温度与湿度适宜等环境为主，且这种数字化档案的储备设备还需定期连入互联网进行软件升级，以备设备能够跟随信息技术发展而发展。

3 结束语

人事档案具有真实性、动态性、机密性的特点，因此企业在对人事档案进行管理的过程中，需要更好地维持人事档案的这些特点，充分履行相关的管理职责。相信，随着企业对人事档案管理工作的进一步重视，更好地利用现代化的管理手段进行人事档案的管理工作，能够提高人事档案管理工作的效率。

[1]王明丽.现代人事档案管理流程存在的问题及解决问题的对策[J].统计与管理,2016(3):159-160.

[2]王琳琳.试论现代企业人事档案管理的问题与对策[J].中国科技博览,2016(5):205-205.

[3]刘云雷.新时期企业人事档案管理流程相关问题的探讨[J].现代国企研究,2016(2).