企业人力资源管理中人事档案管理的应用

文/温贵虎,内蒙古电力（集团）有限责任公司培训中心

企业人力资源管理中人事档案管理的应用

文/温贵虎,内蒙古电力（集团）有限责任公司培训中心

随着经济社会发展，人事档案管理工作在企业人力资源中发挥的作用越来越大;人事档案管理是一项复杂且系统的工程，档案管理的精细化、准确化、完善化必须将现代化的管理理论与方法相结合，使档案管理工作实现科学管理、系统完善、方便快捷，以满足企业的需求，从而提高管理人员的工作效率。本文针对企业人力资源管理中人事档案管理的应用重要性及应用进行了探讨，希望企业人事档案管理应树立信息化发展目标，加强数据库系统建设，更新传统观念，做好宣传教育，实现企业人力资源档案管理可持续的全面发展。

企业人力资源，人事档案，管理，应用

导言

伴随现代社会的快速发展，人事档案管理在企业人力资源管理中发挥的作用是巨大的，人力资源管理同人事档案管理有着密不可分、相辅相成的关系。人事档案管理工作是人才信息的主要来源，也是开发人力资源的重要依据。通过加强企业人事档案管理工作，可辅助企业聘用、选择更适合自身发展的人才，并促进档案信息的合理流动。调动企业全员参与到人事档案管理工作中，方能达到事半功倍的效果。因此，要全面实现人事档案“精细化”管理，就要积极贯彻并落实档案管理制度，实现管理流程的规范化，重视档案管理人才培养工作，全面推进档案管理信息化建设，创造出更先进的管理技术和现代化的科学管理，提高人事档案管理的整体水平，使人事档案成为推动企业经济发展的基石。

1 企业人力资源管理中人事档案管理应用的重要性

1.1 为企业人力资源管理提供依据及数据信息

企业人力资源管理中人事档案管理的应用为人力资源的开发提供可靠性、真实性的数据信息，是人才资源管理及利用的重要依据。企业人事档案反映了员工的个人成长轨迹，涵盖了员工的以往经历、现在状况以及未来的发展信息。企业人力资源管理部门借助档案资料可以直接的了解到某一人才专项特长、工龄长短等内容，这样企业在用人与委任职务之前就能够更深入地了解工作人员的工作经历，全面考核工作人员的品德素质以及业务能力，实现人力资源的充分利用，从而可以合理的安排工作岗位与职务，使员工的潜能得到有效的开发与应用。另外，人事档案的法律效用极强，而且具备原始凭证的作用，所以，为职称评比与社会保险办理，甚至是就业等方面提供了有价值的理论性依据。

1.2 有助于人力资源管理科学化与规范化

企业人力资源管理中人事档案管理的应用有助于人力资源需求的合理性与科学性，能够起到优化人力资源配置结构，科学规范人力资源管理发展进程的目的。在人力资源管理规划编制的进程中，人事档案资料可以让企业高层管理者与决策者对人力资源的走势有一个明确的认识，这就为发展战略目标科学性的制定奠定了基础，同时也大大降低了企业优秀职工“跳槽”现象出现的几率。也就是说人事档案能够促进人力资源管理科学化与规范化发展的进程，这是其重要性体现的形式之一。另外，通过人事档案信息，企业可在最快的时间里完成用人考核以及人才分配，确保企业赢得最大的经济效益。信息时代，企业通过计算机系统建立人事档案数据库，可提升人事信息流动效率，进而促进企业在大量的人力资源信息中快速找寻到适合自身需要的优质人才。

2 企业人力资源管理中人事档案管理应用的对策

2.1 提高人事档案管理人员素质

在人事档案管理工作中配备专业素质较高的人事档案管理人员，加快建设人事档案管理团队对于企业人力资源管理建设具有重要意义。人事档案工作是一项保密性很强的工作，工作人员必须坚持原则，树立牢固的保密观念，通过学习、业务培训，不断丰富专业知识，提高业务技能，优化知识结构，以满足新时期人事档案工作的需要。同时，要加强档案的科学管理，健全和完善人事档案管理制度，增强人事档案管理人员自身建设，加强学习培训，提高人事档案管理水平，有效地收集、整理、保护和利用档案。除此之外，要想实现干部档案管理外在形式的统一，提高档案内容真实性与实用性，就必须要构建管理团队，并且对人事档案业务知悉且具有较强的责任心。

2.2 加强人事档案管理信息化建设

更新工作模式，实现信息化管理是企业人力资源管理中人事档案管理应用的有效对策。信息化人事档案管理已经成为企业人事档案管理模式的主流，逐渐取代了传统的人力管理模式。同时，通过在人事档案管理工作中运用信息化管理技术，可以极大地减轻工作人员在企业人事档案管理工作中的任务量，为保证企业人事档案能够得到良好的保存和管理提供了有力武器。因此，为了适应社会的需求，企业必须以创新的精神改进人事档案管理手段，在人事档案管理工作中落实和践行科学发展观;不断加强自身的信息管理技术，提高人事档案管理的科技含量，充分应用专业的信息化技术管理人才进行人事档案管理。另外，企业应积极同现代科技发展同步，配备数字化档案管理设备，如档案扫描系统、电子数据库系统、网络共享系统等，为人事档案信息化管理打造现代化工作环境，保证人事档案管理工作的可靠性、准确性、完整性。

3 结束语

综上所述，人事档案工作是档案工作的重要组成部分，人事档案是人力资源管理与开发利用的重要依据，是反映一个人成长历史的凭证和资料。人事档案管理渗透于人力资源管理体系中，在提供真实性信息数据、优化企业员工配置结构、协助企业预测人力资源实际需求的同时，并在编制科学性激励体制等众多方面体现出优越性。因此，人事档案管理工作应与时俱进，逐步实现人事档案“精细化”管理，提高人事档案利用率，发挥人事档案在推动企业经济发展中的作用。

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