如何构建综合档案室加强档案工作

文/张瑛,宜兴市住房保障和房产管理局

如何构建综合档案室加强档案工作

文/张瑛,宜兴市住房保障和房产管理局

综合档案室是单位统一保存和管理本单位各种载体、各种门类的档案信息的综合体，是信息的集合库。档案是各行各业人们在生产和工作中必须运用的重要信息资源。构建综合档案室能够将本单位各类型，包括会计、科技、会议、文书等各个专业的信息集中起来统一保存和管理，便于查阅和参考。随着社会信息化和现代化的不断发展，加强档案管理工作已经迫在眉睫。因此各类企事业单位的档案管理部门需高度重视综合档案室的建立并根据现代化的要求予以改进，全面适应新时代的档案管理工作。

综合档案室；信息化；实用化

前言

档案对于各个单位都是十分重要的信息资源，在我国，档案的形成时间较早，是非常重要的文献资料。然而，随着社会信息化和现代化的不断发展，档案管理的传统方式已经不能满足当前数量庞大、类型多样的档案信息的管理。许多单位档案管理工作不到位，相当数量会计，会议，科技，人事以及其他类别的档案，甚至是与重要工作密切相关的公文和资料分散在不同的科室和人员手中，无法得到统一和有效的管理。在日常档案的查阅过程中，切断了档案的有机联系，增加了档案查找的工作环节，浪费了大量的人力物力资源。此外，档案的统筹整理、鉴定、编目、检索、保管、查阅等各项业务环节均被割裂，极大地影响了现代化档案管理进程。因此建立综合档案室，高效完成各单位的档案管理工作是档案事业发展的必然趋势。如何构建综合档案室则是当前档案管理工作的重要内容。

1 重视单位综合档案室信息化建设

1.1 综合档案室的建立要加强档案管理人员的培训。

落后的档案管理理念和模式是造成档案管理工作滞后的原因之一。因此对于各级档案管理人员要定期进行专业培训，加强对档案管理人员信息化指导，重点关注电子公文与电子档案设备之间的统筹衔接。在传统纸质档案数字化的过程中，应该加强相关基础设施的建设以及各类型数据库的建设。此外，要提高工作人员对档案管理重要性的认识，同时提高对档案资料的保护意识。档案管理人员保护意识的提高能够在一定程度上提高其档案管理能力，并将先进的档案管理理念在脑海中形成反响，进一步提升档案管理人员的管理专业程度以及实战能力。

1.2 综合档案室的建立要思路明晰，统筹规划。

综合档案室的信息化工作应当与本单位的电子政务建设同步发展。首先要明确单位电子政务建设的基本要求及整体框架。其次，要将档案室的信息化工作的要求贯穿于整个过程当中，在档案管理的每一个环节都应将档案建设信息化的系统功能、格式要求等因素统筹考虑，制定完善的工作计划。对各类电子文件按照要求进行归档，并进行前端控制，保证电子公文与电子档案之间的有效衔接。

1.3 综合档案室的建立应当树立资源优先的理念，进行统一管理。

综合档案室要求各类档案尽可能完善丰富，因此首先要制定电子公文及数据档案的标准，把所在单位所有的电子业务数据都纳入到归档的范围内，定时收集单位各个专业领域的电子档案信息，并进行统一保存和集中管理。此外，要注意与纸质实体档案的同步归档。

1.4 综合档案室的建立应当确保档案信息的安全、完整。

档案信息的安全性和完整性是各单位档案管理工作最基本的要求。随着信息技术的不断发展，网路安全问题已经在各行各业中引起人们的重视，同样，在档案管理方面安全也是非常重要的一环。构建综合档案室就要求建立完善的档案信息管理制度，重点保证电子档案系统的安全性。在人员配置上，应当配备系统管理员、安全管理员以及安全审计员，各个岗位工作人员各司其职，在充分考虑档案管理系统安全要求和功能配置的前提下，构建整个信息管理网络。

2 重视单位综合档案室实用化建设

2.1 综合档案室实用化建设的重要意义

档案信息的核心价值是服务于单位，那么档案管理制度是否适应本单位的运行体制，是档案管理机制是否适当的关键考核因素。档案管理人员一定要在充分了解本单位档案管理要求的基础上，深入学习和研究本单位档案管理的中长期发展规划。此外，档案信息建立的实用性、广泛性还能够使更多的人从中受益，并将使档案工作走出档案室，走向单位的每一个角落，关系到单位的每一个员工，使档案事业成为单位内部全体员工的共同事业。实现档案信息共同维护，共同受益的新局面。

2.2 重视档案陈列室在综合档案室中的重要意义

档案陈列室是综合档案室的重要组成，档案陈列室的缺乏局限了档案信息在单位发展过程中的重要作用和意义。建立档案陈列室能够丰富综合档案管理的内涵，丰富了档案的资源利用和来源选择，扩大了综合档案管理的范围。在建立档案陈列室的过程中首先要做好前期准备，选择面积适当、通风条件良好、有效防潮防湿防霉并且便于参观浏览的陈列室。第二，要做好陈列室的栏目设计以及内容规划。

2.3 发挥声像档案室在综合档案室中的重要作用

随着科学技术的飞速发展，声像已经成为档案信息的一种特殊载体。因此，声像档案室的构建是综合档案室构建的重要组成部分。声像档案以感官材料为依托，以数字化载体为标准，形成更加直观、更加真实生动、纪实性更高、可利用性更强的的档案信息资料，是十分具有历史意义的档案形式。而在构建声像档案室的过程中要充分考虑环境温度，湿度，光照程度等的影响，尽可能避免声像档案的损伤。此外，要定时进行声像档案的抽取检查工作，对于有瑕疵以及不完善的档案文件，要及时进行修补完善。对于有重要意义的声像档案文件要重点关注，重点保护，真正做到时时了解声像档案文件资源的保存现状。

3 结语

建立综合档案室进行各类档案信息的综合管理是一项刻不容缓的工作，是各类单位实现现代化发展的重要标志，同时也是社会发展的刚性需要。建立综合档案室就是要把一个单位的全部档案信息全部集中在一起，按照标准化的要求进行统一保存和管理，丰富藏量的同时改善档案资料的单一结构，能够更好地开发利用本单位档案的潜在价值，为单位的发展奠定良好的基础。

[1]张凤丽,邢伟,胡铂,王立栋.提高高校档案利用的新途径[J].中国环境管理干部学院学报,2009(3).

张瑛，局办公室主任，馆员，研究方向：档案管理，文章方向：人事文书档案，保障性住房建设档案，房产档案。