简议如何做好城乡规划档案的管理工作

简议如何做好城乡规划档案的管理工作

文/冯彬，江西省城乡规划设计研究总院

随着现代社会的发展，城乡规划的顺利开展愈加显得格外重要，其中，增强对城乡规划的管理力度显得尤为关键与重要，在开展城乡规划管理工作的过程中，往往会出现一大批规划管理档案，这些档案对于具体工作的考查都具有十分重要的保存与借鉴价值。城乡规划档案作为城乡规划管理部门在实际工作中的一种记录，反映了相关部门是否按照法律规定实施管理，具有相当大程度的真实性与可靠性，加强档案管理工作毫无疑问是城乡规划工作的重点。本文主要结合当前城乡管理工作的普遍情况与出现的相关问题，提出了档案管理工作在今后的开展中需要注意的问题，并提出了相关解决措施。

城乡规划；档案管理；专门化；规范化；高效

城乡规划在具体实施过程中，加强城乡规划管理工作是尤为重要的，然而，在开展管理工作的同时，加强对城乡规划方面的档案管理又是其中的重中之重，原因在于对档案的应用渗透到了整个城乡规划工作的各个阶段，它是顺利开展城乡规划管理工作的基础与必要保障，一旦相关档案资料存在问题，如资料不全面不完备、信息不及时不准确，都将影响到城乡规划工作的进度，阻碍其顺利开展。由此可见，应当着重将档案的管理作为整个城乡规划工作的关键与重点。

1 目前我国城乡规划管理工作的现行状况

为了保证各个地区的建筑工程能够得以在法律规定的范围内开展规划建设，各建设用地能够得到合理规划，我国相关部门以《城乡规划法》以及其他相关法律作为标准，对各区域的各种建设规划项目做出了审批工作，从而保证合法顺利地开展城乡规划管理工作。然而，随着各类要求的不断提高，大部分建设项目与工程容易发生重建、改建与扩建等相关变更，这大大增加了其工程周期，需要多次进行工程审批，也容易造成对工程审批的不及时与重复性，当前的城乡规划档案管理工作在这方面还存在着许多的滞后性，这就需要负责城乡规划管理工作的相关行政部门根据实际情况加强对工程规划的档案管理与保存，使得相关档案能够做到动态化变更，从而达到适时及时管理原审批工程的目的。

2 目前城乡规划管理工作中亟待解决的问题

2.1 档案管理体制严重分离

在当前的大环境下，主要是城乡规划的行政主管部门来主导城乡规划工作，在完成审批任务后才将最终档案递交给档案管理部门，在这样的管理模式下，实际上管理与服务部门之间存在着严重的分离与脱节，在对档案的实际的管理过程显得尤为被动，不利于对档案的实时管理，从而影响管理效率与质量。

2.2 信息录入效率低

城乡规划管理工作接触数据多、信息量大，这些信息在录入到审批档案管理系统中时，往往采取手工录入而数据又较为基础，这样就不可避免地存在着信息录入的错误率大的问题，且有些信息需要重复录入，浪费了大量的人力，且由于不准确的基础数据的存在造成有些信息需要反复核查，阻碍了审批工作的顺利开展，影响了工作效率。

2.3 相关档案存档过于分散

一般而言，虽然当地的城乡规划档案的管理都存在于当地的规划管理局审核的范围之中，然而在实际的工作中，有些文件是多个审批环节的基础性文件，有些环节如规划编制、公文流转的文件都与城乡规划审批相联系，当前对档案的类别有严格的划分，不同类别的文件分散存档于不同的管理部门呢，档案的存放过于分散，在进行审批工作时，相关工作者不得不从各方收集档案信息，给审批工作带了了极大的不便，无法使服务方式变得更为快捷，同样大大降低了工作效率。

3 针对目前档案管理存在的问题做出的相应对策

为了进一步提升工作效率，针对城乡规划与管理工作出现上述的各类问题，应当结合实际来加以应对，进一步加强对档案的信息的智能化管理与控制，以下是笔者提出的具体措施。

3.1 档案管理专门化与及时化

由于在实际的城乡规划管理工作过程中，设计到各个不同的部门与单位，因此需要结合具体实际情况进行对文件的管理。一方面需要有专门化的档案储藏室、设备与档案管理人员；另一方面需要制定合理严谨的档案归集制度，详细划分工作人员的工作职责与责任权限，使得相关文件与档案能够得到合理的归纳与整理，且各职能部门需要依法将重要文件及时递交给城乡规划管理部门，从而最大程度上保证档案资料的完整性，在保证档案资料专门化与及时化的同时，各个相关部门也要及时更新观念，加强部门之间的联系与合作，沟通与交流，及时告知信息的变更促进信息的及时更新，使得技术与人员能动性相结合，达到规划档案更好地服务于审批工作的目的。

3.2 开发利用先进设备，提高工作效率

在目前阶段，城乡规划的实时管理工作大多见于档案管理环节，在面对众多的档案数据时，仅仅依靠传统的手工录入与检索显得效率十分低下，因此需要结合当下信息技术更新快的时代背景，有选择地采用先进的技术设备，做到信息录入与检索的快捷化。在开发档案信息资源时，需要结合城市管理工作的重心，针对有重要影响的事件与工程，要想提高开发档案信息资源的效率，除了加强相关工作人员的专业素质培养，还得加强控制管理，将与某一项目有联系的分散性的信息进行关联，不断地保证档案信息资料的完整。

3.3 档案管理规范化

加强规划档案管理的关键就是加强档案信息的动态化管理，不断结合具体的实际问题，沿用先进的管理技术，充分利用好大数据时代的资源。一方面，建立档案管理的数字系统，将已存档的档案信息用电子导入到大型数据库中，从而减少人工输入，实现向电子化智能化的转变；另一方面注重对管理人员的技术培训，增强管理人员对信息技术的运用水平，从而保证对电子档案的动态化管理。与此同时，为了改变被动与分散式的管理模式，使得档案信息得以受到及时的监控，还需要进一步完善档案管理机制，严格规范档案的移交与归集权限，打破负责档案审核部门的被动局面。

4 结语

随着城乡规划工作的不断进行以及国家相关法律法规的不断健全，档案管理工作的进行更需要与时俱进，相关部门应当结合实际情况与问题加以改进，对档案管工作的专门化、及时化与规范化开展做出相应的努力，从而更好地服务于城乡规划与建设。

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