关于档案信息自动化系统管理的探讨

文/邵海艳，商水县民政局

1 档案信息自动化中存在的问题

1.1 档案的信息自动化建设滞后性发展

目前在我国档案的信息化建设过程中，面临的主要矛盾是，并不仅仅是硬件的不足造成的设备的缺乏，而是档案管理中的应用软件过于多，很难选择出一个适合的软件。如果不能选择一个合适的自动化软件，就会严重的阻碍档案的硬件功能的整体发挥，从而导致档案的自动化建设过程的滞后性。进而影响到档案信息自动化的整体水平的全面提高。针对这种情况，要实现档案信息自动化的关键，就是解决好档案系统的标准化建设的滞后性问题。

1.2 档案管理向信息化过渡的过程没有完成

在我国目前，档案信息的自动化模式，从整体上看，仍然处于从文件的处理到信息管理的系统化的过渡阶段。在真正意义上实现好信息管理的自动化阶段。要想完成这个过程需要加强数据库的建设工作，国家要把开发数据库的工作当成一项核心的工程。

1.3 管理体制中管理不够统一

集中统一式管理是一种社会化的生产方式，当然信息自动化也不能排除在外，对档案进行统一管理需要制定统一的规定，在统一的模式下进行管理。并且还要结合好计算机系统，由专业的人员进行这项工作。这样就能做到方便管理与方便管理两者兼得，但是能达到这种效果的并不是很多。

1.4 资金的效益难以发挥

到目前为止，在档案自动化的系统的建设过程中，由于不能发挥出资金的效益，存在着许多问题：由于档案系统自动化得不到国家和地方的资金支持，并且很多资金的使用都需要经过大多数的领导们，经过特别的批准，才能解决好资金的重大问题，这项问题也耗费了，各个级别的档案部门的领导们很多的精力。另外，档案部门的资金管理也存在着不科学合理的现象，存在着严重的浪费现象。

1.5 忽视了科学民主的决策

只有从整体上提高了全体档案人员的平均水平，才能推动档案的信息化管理。尤其是档案人员的整体素质水平，对档案的自动化管理具有深远的影响。但是由于种种原因造成了，很多单位中面对着人才队伍十分不稳定的状况，并且在单位内，缺乏对人才进行必要的培训和管理，很多领导人员也并没有合理科学的民主决策能力，面对单位内人才流失的状况，没有及时的采取相关的措施。因此造成档案管理自动化的人才队伍非常不平衡，对人才队伍的管理也不科学，人才水平的普遍不高，造成了档案信息自动化系统的发展及其缓慢。

2 档案信息自动化的措施

2.1 提高档案信息自动化的标准化水平

关于档案标准的体系建设，本身就是系统又复杂的工程，要想全面推进档案管理的自动化水平，一定要严格抓好档案管理的标准化建设。档案管理的自动化水平与标准化水平两者之间是相辅相成的关系。在促进档案管理自动化水平的过程中，全面提高装备的技术水平，提高装备的应用能力，两者同时进行是十分不现实的。面对这种情况，可以通过先鼓励一些单位主动提高档案管理的自动化水平。首先要在水平相对比较高的单位内，进行推广试验，这样才能获得丰富的实践经验，等到时机够成熟的时候，才能形成一个统一的档案信息自动化的标准。

2.2 重点加强数据库的建设

加强档案的信息自动化水平，就一定要建立强大的数据库系统，并且作为一项长期的

任务，建立数据库系统的过程要经历一个从低到高的循序渐进的缓慢的过程。除了要求具备一定的专业的技术水平之外，还需要提高领导们的重视程度。全面提高具备计算机专业知识的人员的整体水平，加强其与档案管理人员的配合程度。尤其是在进行数据库的建设过程中，要面向档案系统，根据实际情况有目的的突出重点工程的建设。提高档案管理信息化的效率，促进档案管理信息化由单一走向系统化发展。除此之外，还有通过互联网建立相应的联系，逐步形成一个个的相对分散的数据库的群体，这样才能从根本上提高档案信息自动化的效率。

2.3 改进档案管理自动化系统的管理体制

对档案信息要进行统一化管理，同时还要在这个同意管理的基础之下，建立一定的分散式系统，这样的模式才是最理想的促进档案管理自动化的模式。要想加强档案管理的自动化水平，首先要成立专业的专家咨询小组，这些专家成员们艺在一起讨论协商，经过讨论才能提出一项关于加强档案管理的长期的发展目标。才能协调好在加强档案管理自动化系统中的，各项相关的工作，制定出与之相关的标准和方案，不断的扩大投资规模，提高经费的预算水平，尽快解决好重大的问题，为提高档案信息化水平的决策水平，建立一定的制度保障。只有对档案进行统一管理，才能方便其合理使用，才能促进管理机制的建立。

2.4 发挥资金的效益

要想进行档案管理自动化系统建设，要充分发挥好资金的使用效益。目前我们国家在档案管理上投入了大量的资金。资金的筹集和管理方面，也运用了各种各样的方法。最好的方法是通过各个不同的渠道来筹集资金，通过中央与地方拨款这两种方式相结合，有的单位还能独自筹集资金，在必要的时候，还能够通过请求外援这种形式。做到对资金进行项目化管理。

2.5 重视人才管理

为了全面加强人才队伍的建设，要对人才进行科学民主的决策。这项决策的主要目的是为了留住高质量的人才，同时也是解决好人才的一个最有效的途径。除此之外，还要对档案管理的技术人员不定期的进行思想政治教育，提高其对档案管理的信心，是每一位员工都争取养成一定的奉献精神。当然，单位要尽可能的在工作和生活上，照顾到每一位员工的感受，关心员工们的生活状况，帮助员工们解决好后顾之忧，发现人才的成长的规律，进一步形成最合理的人才结构模式。

3 结语

及其强档案信息自动化的管理水平，要做到一切从实际出发。加强档案管理的额思想工作，积极进取努力的开拓创新，争取调动起各个方面的积极性，循序渐进的建立一定的档案管理机制，提高档案管理的自动化水平。

[1]郭志敏.档案信息管理系统建设应注意的几个问题[J].山东档案,2012(07)：46-47.

[2]王云庆.现代档案管理学[J].青岛出版,2013(13)：70-71.