试论基于新媒体环境下的高校档案管理工作

文/王鑫鑫，赤峰工业职业技术学院

1 新媒体环境下的高校档案管理的发展现状

众所周知，新媒体环境的到来对于各行各业都带来了一定的冲击。就档案工作本身而言，它是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理，并提供服务的业务总称。因此，档案工作具有综合性、系统性和复杂性的特点。当前，人们习以为常的“传统类”档案管理工作已经远去，取而代之的是庞大的档案资料数据库、精细的档案查询检索功能和便捷的电子化档案信息整理。同时，档案宣传工作也在不断地发展壮大。

一方面，新型的档案工作途径给高校档案管理工作带来了新的发展机遇，让档案人员能够从僵化的档案工作中脱离开来，减轻工作压力，提高工作质量；另一方面，网络信息的开放也给档案的管理工作带来了不小的挑战。这对于广大档案工作者来说，就必须要进一步把握高校档案管理工作的改革创新，适当运用最新的信息技术，认真探究新媒体环境下档案工作急需推进的转型升级要务，从而以档案改革工作作为发展及其，进一步提升高校档案管理工作的质量和效率。

2 新媒体环境下的高校档案管理面临的问题

2.1 档案管理工作发展滞缓

当前，高校在人才培养过程中面临着生源、就业、实践、培养等多方面的问题，而对档案管理工作却存在着一定的忽视。一些高校管理者对传统档案管理工作存在误区，往往认为只是简单的资料存储工作，对校内各类档案信息工作的考核、改良、深化都不重视。尤其是对于一些亟待改进的档案管理细节，例如数字化档案设备的维护、档案查询记录等环节，都没有形成系统的规章。直接导致档案管理工作较为传统，发展进程进程十分迟缓。

2.2 档案基础设施建设落后

在高校档案信息化管理的推进过程中，尽管相关教育、民政部门都给予了一定的重视，但是在校园内部档案信息化项目的推行中，大多数学校都面临着档案信息管理设备落后的问题。在档案基础设施建设上，很多学校没有配备专门的档案室，同时在专业的档案系统软件开发、档案课题成果转化上，也不够全面和深刻。

2.3 档案管理人才队伍缺乏

在高校档案管理过程中，执行档案各项工作的人员普遍都呈现“兼职”的状态。从高校档案管理人才培养机制上看，很多学校都没有从事专档案工作的教师，精通数字化档案管理技术的人才更是少之又少。很多高校对于档案管理类工作人员的培养十分缺乏，在具体的人事任命上，也把档案信息化管理作为学校发展中一个附属的工作来做，导致档案信息化管理人才队伍的建立缺乏秩序。从事档案工作的这一部分人员自身业务能力和综合素养十分缺乏。

3 增进新媒体环境下的高校档案管理工作的具体策略

3.1 依托新媒体产业，提高对档案工作的关注度

在新媒体信息技术的发展背景之下，高校管理者要借助于档案管理工作的发展动能，利用高新网络技术手段，提高档案管理工作的质量。首先，要从思想观念上转变发展意识，加强对多媒体的重视程度。其次，要借助于资金支持、人员支持等多种方式，制定完善的高校档案管理工作制度。对档案管理责任进行明确的划分。要将档案工作管理和校园文化、日常管理紧密结合起来，通过制度上墙、落实规章等不同的手段，从精神到物质上，提高对人们对档案工作的关注程度。

3.2 借助数字化技术，实现对智慧校园的全塑造

高校管理者要加强新媒体档案管理工作队伍的建设力度，利用“智慧校园”的建设，加强广大高校教师的档案统筹管理意识、文档收录工作、文件资料建档、文档收集管理深度等问题，在智慧校园的建设层面上，确保档案工作流程能够更加循序健全。例如，西安邮电大学在档案工作数字化管理中，逐步克服了经济、人力、物力等各项困难，以综合档案教师作为学校党政工作的下属科室，进一步推进全校党群、财会、教学、科研、出版、印章等各项档案工作的征集。在建立数字化档案的背景下，集中在档案材料、历史材料等方面推进智能档案建设。2017年完成数字化档案信息资源库的建设。通过编制案卷目录、编制全引目录、制作电子目录等工作，确保档案数字化建设能够将众多信息化整为零、化繁为简，提高高校档案工作的发展水平。

3.3 深化档案人员培养，加强制度规范建设力度

首先要进一步提升档案管理人员人员的职业道德，针对高校档案管理工作的业务方向，定期组织培训教育活动。通过组织高校档案人员对新型媒体技术的应用，引导管理人员能够具有全面的职业素养和良好的道德风尚，进一步培养档案教师对于档案新技术、新知识、新方法的了解。

其次，通过聘请专业的档案管理人员，对校内相关责任教师进行计算机知识、数据库技术的普及和深化。要依托新媒体环境下对各项信息产业的发展和规划，保持档案标准统一，依据国家相关部门的管理规范和标准，确保高校档案信息化建设能够从技术层面、管理层面上入手，实现管理理念的转变。进一步推动档案管理工作的信息化建设和各项档案管理的工作创新。节约人力资源，精简工作流程，研发出一套适应高校档案管理工作的信息处理系统，确保高校档案信息管理工作能够满足受众的需求。

4 总结

综上所述，在高校档案信息化潮流的推动下，教育改革和档案发展的双重需求促使广大档案管理者要不断发展革新，进一步实现高校档案工作的信息化。但是就目前而言，新媒体环境下高校档案管理工作面临着一系列的问题，包括档案管理工作滞缓、缺乏基础设施等等，为此广大档案工作人员要秉承着与时俱进的发展态势，加强档案工作管理、深化人员培养、推进数字档案技术，促使广大档案管理者能够更好的完成各项档案工作。

[1]李雪.新形势下县级供电企业档案规范化管理工作的探讨[J].通讯世界，2015（22）：207-208.

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