试论人力资源档案管理的信息化建设

文/史运昌，商水县人力资源和社会保障局

试论人力资源档案管理的信息化建设

文/史运昌，商水县人力资源和社会保障局

在知识、市场经济时代，管理的方式、内涵发生变化，人才竞争激烈，人力资源管理水平急需加强。在目前的人力资源档案管理中，存在管理手段落后、设备不齐全等问题，需要利用网络信息技术，建立人力资源档案管理信息化平台，实现档案管理的数字化、电子化，实现档案资源共享，提高管理水平，为人力资源管理、档案利用提供方便。

人力资源；档案管理；信息化建设

人力资源又称为劳动力资源，是一个国家、地区具有劳动能力，能过推动整个社会、经济发展的人口总和，是社会生产的必要的先决条件[1]。而对于人力资源资源档案管理而言，其就是推动人力资源中的信息资源，从而使人力资源的流动增加。在电子信息技术发展的推动，信息化建设规模逐渐扩大，人力资源档案管理信息化建设也逐步开展，利用现代信息技术，依托网络化、数字化载体手段，实现信息资源共享，提高档案管理水平。

1 人力资源档案管理中的问题

1.1 人力资源档案管理任务量大、设备不足

在目前的人力资源档案管理中，管理任务量增加，但硬件设备不齐全。2008年，国务院机构进行改革，原劳动部、原人事部、社会保障部合并组建，形成社会保障部、人力资源部，且此后各地方相继合并两部分，逐渐扩大业务范围，甚至一些地方直接将两部门合并，整合交叉业务，档案管理工作量增加[2]。同时，大中专毕业生档案、解除劳动合同的职工档案等进入人力资源部，需要管理的档案信息繁多。此外，人力资源档案管理的档案馆、设备等硬件设施不齐全，一些企业单位并缺乏专门的档案管理室，档案管理流于形式，纸质档案得不到保护，且传统的人工管理不能满足档案管理需求，管理不便，管理效率低。

1.2 人事代理制度存在弊端

根据国家人事政策法规要求，所属于政府人事部门的人才服务中心在其服务项目范围内，接受单位、个人委托，为各经济单位、人才提供全方位服务，如人事档案管理，出国政审、职称评定等，这类服务制度即为人事代理。代理方式主要包括可多项委托、委托人人事代理等。在人事代理制度中，存在档案记录不全面、人与档案分离等问题。例如，在一些限制户籍的城市中，当地人才服务部门对大中专毕业生托管档案进行一定的限制，这样，毕业生只好将档案送至其户籍地，从而造成人的档案分离状况，为档案使用造成不便，并影响档案记录。

1.3 管理手段落后

目前，许多社会保障档案管理、人力资源档案管理仍采用传统的管理模式，即纸质档案管理。当然，一些企业单位实行计算机管理，但缺乏统一的、高技术水平的管理软件，仍是人工查询、手工操作。例如，当档案移交到档案管理部门时，管理部门需要对档案进行登记造册，并为其开具档案托管证书，对档案分类，按照类别将档案放入档案柜里。这样，只有凭借证书编号才能查询被托管的档案，当软件出现问题时，计算机检索便检索不到档案。同时，一些企业单位具有较少的专门的技术管理人员，多数档案管理人员缺乏专业的管理知识、技术知识，仅根据自己的想法管理档案，管理水平低。

2 人力资源档案管理信息化建设的具体策略

2.1 配置统一的软硬件设施

建设人力资源档案管理信息化，加强档案管理信息化，社会保障局、人力资源部应建设统一的硬软件配备，并加大软件开发投入力度，建立先进高效的档案管理系统、数字化设施，建立人力资源信息数据库，实现档案的无纸化管理、自动转化、存储、检索等[3]。利用专门的、先进的人力资源档案管理软件，在数据库中输入人力资源信息，制作电子卡片，形成电子档案，信息化操作档案收集、利用，从而便于信息查询、流转，打破地域限制，满足人才流动需求。

2.2 充分挖掘信息资源

信息资源管理是人力资源档案的核心，在档案资源信息化建设中，应突破传统的纸质档案管理中信息资源的局限性，应对信息资源进行充分挖掘，总体规划、分层进行。在信息化建设、管理中，先对档案的案卷级、文件级目录数据库进行构建，再构建档案全文数据库。而对于数据库的建设，应集中财力、物力、人力，从而构建一系列的通用性好、规范化的多媒体数据库、全文、条目数据库，扩大档案信息。同时，社会保障局、人力资源部充分利用自身优势，以其为突破口，对现阶段的重复建设、力量分散局面进行处理，掌握大量档案知识资源，构建属于自己的数据库，建立知识水平较高的档案知识库，实现档案资源共享[4]。

2.3 加强人才队伍建设

针对目前人力资源档案管理人才专业知识、操作技能缺乏的状况，社会保障局、人力资源应加强培养人力资源档案信息管理人才，培养具有高水平信息技术、管理知识的专业化、复合型人才。首先，通过技能研修、继续教育、网络培训等途径，提高人力资源档案管理者的电子文件管理水平、网络技术水平，使管理者档案信息获取、记录、加工等能力得到提升。其次，增强管理者的使命感、责任感，培养良好的职业道德、思想政治水平，从而使其具有安全保密意识，确保档案信息安全。同时，在档案信息管理中，由于互联网具有一定风险性，因此，管理人员还应具有风险防范意识、网络安全防控知识，及时备份数据，确保信息的安全性、完整性。

3 结语

在现代信息技术快速发展的今天，档案管理有新的途径，可充分利用数字化、网络化、电子化档案载体手段，打破传统纸质档案管理模式，加快自身信息化建设，提高管理效率。以上本文主要对目前人力资源档案管理存在的问题进行分析，并在此基础上提出问题解决措施，以档案管理信息化建设提升档案管理水平。

[1]刘志国.信息化建设在人力资源档案管理中的必要性及保障条件[J].价值工程,2015,(2):150-151.

[2]张利华.窥探人力资源档案信息化建设的有效路径[J].现代经济信息,2016,(3):116.

[3]郁识.信息化时代人力资源和社会保障监察档案管理分析[J].人才资源开发,2016,(20):133.

[4]李秀玲.浅谈林区档案信息管理的发展趋势[J].科技创新导报,2015,12(5):210.