信息化背景下档案信息化过程存在的问题和对策

文/李星星，中山市东凤镇流动党员管理服务中心

信息化背景下档案信息化过程存在的问题和对策

文/李星星，中山市东凤镇流动党员管理服务中心

在信息化进程发展中，档案的存储方式也随之发生了变化，档案信息化不仅为人们提供了便利同时也产生了许多问题，因此对档案信息化的问题分析和对策提出急需解决。本文主要阐述了档案信息化的内涵及意义，分析了信信息化背景下档案信息化过程中存在的问题，并针对这些问题提出相应的对策。

信息化背景；档案信息化；面临的问题；对策

1 前言

当今社会处于信息化社会，档案管理与信息化进程结合促使档案储备方式不断发展，信息化在很大程度上减少了档案记录对纸质记录的依赖，为社会的全面发展提供了重要的理论资源，但同时面对信息化带来的弊端，档案信息化也面对诸多挑战，这些问题的存在对社会各界的发展和人们正常的生活、生产都带来了极大的不便，因此加强档案信息化管理势在必行。

2 档案信息化内涵及意义

档案是一项包含重要有效资源的信息管理方式，它能够真实的记录人们的生活、生产、商业及科研等具体信息，对信息进行记录并保存，随时为查询信息的查询者提供方便有利的具体信息，对我国各方的发展具有重要的作用。档案信息化是指利用当代信息数字科技技术将巨大的档案信息储备到数字化设备当中，极大的增加了档案数据的储备量，提高了信息储备的精确度，是我国各方政府、企业或生活对信息储藏的无形资产。档案信息化进程的发展为档案数据储蓄具有跨时代的重要意义，档案信息化处理能够使档案完备的储存，并及时被调用出来，提供给企业、政府部门等管理单位进行档案信息的处理，在此基础上能够有效的提高企业甚至政府部门的工作效率，为我国的多方发展提供有利的信息资源。

3 信息化背景下档案信息化过程存在的问题

3.1 档案信息利用率低

随着我国信息化社会的急速发展，在信息化背景的大潮流中，档案储存方式也逐渐步入信息化过程，在该过程当中，档案信息化的利用虽然为人们带来诸多的便利，但同时档案信息化仍旧存在许多弊端。档案信息化进程虽急速发展，但部分地区由于政府不够重视或使用资金不够完善等原因造成档案信息化系统的开发和管理并不完善，为档案信息化的发展带来限制作用，部分地区档案信息化未能达到预计目标，加之地方档案管理人员的思想落后性和传统观念，导致相关配套设施不能完善，相关服务质量难以保障，最终导致档案信息利用率较低。档案信息利用率低下的情况进而发展造成档案信息系统难以发展的局面，从而造成恶性循环，最终导致档案管理缺失严重，阻碍了信息效率的提升。

3.2 网络造成档案安全性降低

网络发展为人们的生活水平带来了诸多的便利并提升了工作和生活效率，但网络是一把双刃剑，在为人们带来方便的同时也为人们的生产生活带来困扰。在档案信息化方面，网络具有开放性与机密性，使得网络常常处于不设置的防护状态，进而使网络安全问题得不到保证，造成档案信息的泄露，信息资源受到篡取或者更该损坏等问题发生。此外，由于网络分布地域性广，并且档案网络化能够为人们提供信息资源共享的功能，这其中的开放性则极大的降低了档案信息的安全性，再加上网络系统的不稳定性和复杂性，往往会造成巨大的信息缺陷和信息漏洞。随着档案储备信息对网络化的依赖程度逐渐严重，因而使得信息泄露、丢失等问题更加严重，网络系统随时会遭受黑客或病毒的侵扰，为人们的生活信息造成了极大的隐患。

3.3 档案信息化人才培养不合理

档案信息化管理不仅需要高科技的信息设备，对信息化人才的需求也是十分必要。目前，档案信息化管理人才极为匮乏，工作能力难以得到创新的工作进展，使得档案信息化自身的拓展受到限制作用。此外，档案管理人员的工作年龄一般大，很多即将退休的高龄管理人员被分配到此参与轻松的管理工作，因此容易造成档案信息化技术运用不能完全发挥其水平。档案信息化需要极大的资金投资，而许多政府管理部门难以达到这种认识，往往造成对人才培养和设备投资资金不足的现象出现。

4 对信息化背景下档案信息化过程提出的对策

4.1 保障档案安全性

前文对档案信息化的安全性不足提出了详细的分析，并进一步详述了该弊端带来的危害，因此提高档案信息化的安全问题是当下亟须解决的。档案信息化的安全保障体系的建立是保障档案安全的基本，首先，要不断提高档案管理人员的安全意识，让管理人员真切的认识到信息保障的重要性，并针对其设定合理科学的相关教育制度培训，并定期对培训人员进行考核，同时要增强对使用人员的安全意识，防患于未然。此外，管理人员要建立档案信息化相关的防火墙、杀毒软件等安全管理系统，保证档案根本安全，并进行级段控制手段，设置不同级别用户的访问权限，加强档案管理的安全性。

4.2 构建优质的管理队伍

档案信息化离不开优秀的管理队伍，因此构建优质的档案管理队伍对档案信息化的发展具有重要的意义。首先，培养优质的信息化人才需要明确的培养管理机制，明确对档案信息化操作的管理和保护的具体操作，提供给该类人才必需的专业性培训。此外，提高管理人才素质是培养管理人才必不可少的培养方式之一，在档案信息化管理和调动过程中，高素质的管理人才能够有效避免信息泄露和随意篡该档案信息等问题的存在，能够有效的防患各种隐患及风险的发生比例。最后，要保证档案信息管理人才的年龄控制，在编制上趋向于年轻化，使档案信息化能够充分的得到利用，并利用年轻人才的创新意识，不断发展档案信息化的优势，帮助档案信息化进一步发展。

5 结语

综上所述，在信息化背景的大潮流中，档案信息化的发展具有极大的储存空间和高效的工作效率，为人们的生产生活带来了诸多便利，但同时档案信息化的发展存在诸多弊端，因此可以认为档案信息化的管理进度和发展提升空间仍有许多需要该进的地方。因此，保障档案信息化的安全性和构建优质的档案信息管理队伍是推动档案信息化进一步发展所必须的工作。

[1]杨珍.信息化背景下企业档案管理工作存在的问题与对策[J].经营管理，2016.

[2]鄢秀清.信息化背景下电力企业档案管理存在的问题与对策[J].信息工作，2016.

[3]张敏.企业档案信息化管理存在的问题及对策[J].中国管理化信息，2015.