提高办公室档案管理工作效率的思考

文/鲍冠斌，莱州市检验检测中心

1 前言

从办公室档案管理的工作的字面意思来看，这份工作所要做的就是先对人员档案的数据和资料进行搜集，然后把搜集到的信息整合在一起，并且长久地保存起来。正面思考档案管理这项工作，由于每个人的档案对人的一生都非常重要且是一件隐私性极其高的文件，所以在普遍存在的纸质档案中，办公人员就需要面临纸质破损、保存不易、浪费空间等多种问题。我们必须对这项工作予以重视，让档案更加安全可靠地存放，才能够真正意义上提高工作效率。

2 办公室档案管理工作

从办公室档案管理的工作本身和意义来看这项工作。

2.1 概要

随着时间的推移，网络科技发展得越发迅猛，网络已经逐渐渗透到每一个人的生活中，并且成为人们生活中不可缺少的一项科学技术。所以，如果想要提高办公室档案管理工作的工作效率，就应该完整地凸显电子信息化管理的好处，顺应目前的生活水平，响应相关规章制度并不断进行技术上的改变，将创新为技术发展的第一要义，不断更新换代，从而保证这项工作可以顺利并且成功地进行下去。如果想让档案更加完整更加完善，应该要让搜索功能比较便捷，这样才能彻底发挥档案的作用。

2.2 意义

第一，由于办公室在对档案除了保存更多时候是使用查询的功能，所以如果想要提高办公室档案工作的工作效率，更好的和现代生活相适应，使得人们使用更为便捷，如果想要达到预期效果，就应该着眼于办公室档案的管理工作，并且把这份工作和社会与人们的实际需求相适应，这样才能保证这份工作不会缺乏社会性能和功能性以及它本身具有的优势和价值。第二，档案本身是具备连贯性、持续性和不间断性的，所以我们才应该着眼于管理档案的工作，适时、适度地提高工作效率，从实际出发，按照现实的情况和需求，使用合适的手段和方法，有利于档案的保存和工作的完善。档案本身是有时代意义的，如果想要让档案保存得更为完善就应该不断整合、搜集相关信息，避免丢失或者遗漏数据。第三，社会生活的进步有利于档案工作的执行，因为我们的社会生活是不可避免需要接触到档案的，只有将档案管理的工作完善，才能让社会生活更好地发展，让社会发展和社会生活有借鉴的地方和意义。

3 办公室档案管理工作的缺陷

目前，这项工作还存在很多缺陷。

3.1 管理意识不足，管理方式落后

由于办公室档案管理工作人员文化程度比较低，没有经过严格的职业培养，所以相对应的工作水平也很低，工作效率也无法有效地得到提高，这种现象除了导致工作效率不能提升之外，还会额外造成工作的完成度很低，完成效果很差，相对应的对于档案和工作人员的管理方式也越发落后。

3.2 工作人员工作素养低

由于办公室档案管理的工作人员没有相应的专业知识也没有进行一个比较完善的工作培训，当工作人员不具备相适应的工作技能，这就导致他们也无法高效率地完成档案管理的工作。同时，从前的管理模式已经不适应于现在的时代，因为从前是纸质档案时代，而现在随着网络的发展，工作人员应该学习最新的技术和工作技能，这样才能更好适应现在的管理工作。

4 提高办公室档案管理工作效率

由于档案管理的工作对单位的发展十分重要，所以我们应该面对工作中存在的问题，找到突破点，从而提高管理工作的效率。

4.1 完善管理制度

由于从前我们并未太过重视档案的管理工作，所以对于这项工作并没有一个比较完善的管理制度，如此一来工作也无法真正到位，工作人员的工作效率无法提高。为了避免这种情况的发生，我们首先应该着眼于档案管理工作，完善管理制度：首先，重视档案的私密性，所以应该针对不同文件的私密等级做出不同的保护措施；其次，由于档案的数量很多，种类也很复杂，所以工作人员需要对档案进行一定的收纳规整，使得后续工作更加便捷；最后，在工作的过程中，监督工作人员的行为和工作技能，保证工作的顺利进行。

4.2 提高管理意识

提高单位和工作人员对档案管理工作的重视程度，修正管理模式，改变管理理念，与时俱进，更适应时代。

4.3 提高工作技能水平

相关工作人员的专业素养过低也会影响工作的完成，所以需要提高工作人员的相关专业水平，提升职业素养，不断对工作人员进行技能培训。

4.4 强化档案的搜集力度

强化档案的搜集力度，搜集后的档案进行收纳归类，使得后续工作更加便捷。

4.5 档案管理工作电子化

让这项工作更加与时俱进，档案的管理推动了工作的便捷度、安全性与可靠的特点，同时提高工作效率。

5 结束语

办公室档案管理的工作对于单位的发展和职工的发展具有辅助的意义，所以我们应该对这项工作给予重视，并且提高相关工作人员的工作技能水平，培养工作人员的职业素养，同时让工作方式和管理模式更加与时俱进，保证工作效率提升。

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