浅谈如何做好民族医医院行政档案信息化建设工作

乌 云

(内蒙古国际蒙医医院，内蒙古 呼和浩特 010010)

浅谈如何做好民族医医院行政档案信息化建设工作

乌 云

(内蒙古国际蒙医医院，内蒙古 呼和浩特 010010)

民族医医院行政档案信息化建设是信息建设的重要组成部分，是民族医医院参与国民经济和社会信息化的具体体现，也是推动科技进步，提高医疗服务效率的必然选择。因此，必须做好民族医医院行政档案的信息化建设工作。

民族医;医院;行政;档案;信息化;建设

1 引言

民族医医院行政档案是指民族医医院在筹备、建设、发展、运营及改扩建过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、图片、协议、合同、声像、影像等不同形式不同分类的原始记录与记载。在现代民族医医院建设、发展、运营及改扩建过程中，做好行政档案管理工作是一个医院科学、健康、繁荣、发展的重要前提，是医院管理工作的重要组成部分，是提高医院工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的重要保障。我们必须高度重视民族医医院行政档案信息化建设和规范管理工作。

2 民族医医院行政档案信息化建设的现状分析

2.1 认识方面的现状。省级、自治区级民族医医院行政档案正在建立机读目录数据库，部分行政档案已经完成录入，还有一些医院还没有开始行政档案的信息化建设工作。

2.2 专职档案管理员的现状。有些单位名誉上设了档案专职管理人员，实际上档案专职管理人员兼职过多，精力不能集中，大部分工作人员都是在忙完业务性工作之后再抽时间归纳和整理行政档案，行政档案的信息化薄弱。

2.3 专业技术人员业务水平方面的现状。从事档案管理人员知识与计算机专业知识掌握不足，在档案管理软件的应用上比较困难，档案管理软件在其工作中不仅没有减轻他们的劳动强度，反而增加了他们的工作负担，这就势必会影响档案室信息建设的进程，影响行政档案信息化建设在办公自动化(OA)系统作用的发挥。

3 民族医医院行政档案信息化建设中存在的主要问题

3.1 行政档案信息化管理机制和制度不完善。经过对我区民族医医院行政档案信息化管理的现状分析，在档案信息化管理中，主要表现出分散、混乱，缺乏有效地管理机制。还有医院并没有建立医院行政档案管理制度。有些民族医医院在成立档案室时，将医院文书档案、人事档案、会计档案、基建档案、设备档案等进行了分类存档，档案的收集及整理的工作都是由各部门负责完成的。这种传统的档案存档管理模式极易出现混乱现象，现已很难适应现代化民族医医院档案管理的要求。

3.2 行政档案管理的软件缺乏通用性。随着信息技术和计算机技术的不断发展，行政档案管理软件的研发力度逐步加大。虽然这些管理软件能够满足档案管理的基本要求，但是从档案管理信息化的发展趋势上看，现阶段的档案管理软件难以满足档案管理与电子政务系统、办公自动化系统(OA系统)一体化的发展需要。此外，档案部门使用的计算机型号不一、规格各异，其各自应用和开发的档案管理软件不能相互协调通用，严重降低了档案信息的共享性，制约了档案管理信息化、现代化的发展进程。

3.3 行政档案的安全性和保密性有待于加强。随着行政档案管理工作从简单的纸质资料信息转变为现在的电子档案管理形式，也为档案的安全性和保密性带来了一定的危机和挑战。电子档案在操作上容易被其他人进行窃取、篡改、删除、损坏，这就增加了行政档案资料泄露或者被破坏的风险。与此同时，计算机技术相对复杂，需要专业人员进行操作。因电子档案文件的结构相对复杂，储存方式也多种多样，如遇到突发情况，计算机系统死机，病毒侵害等就会导致电子档案损坏甚至丢失。

3.4 行政档案管理人员的专业技术水平有待提高。在民族医医院从事行政档案管理的专业型技术人才和相关培训较少。现阶段民族医医院档案管理人员知识结构不足，现有的民族医医院行政档案管理工作缺乏自主创新能力，多数人满足于现状，很难有效地发挥创新的积极作用。

4 民族医医院行政档案信息化建设的主要方法措施

4.1 加强行政档案的信息化建设。民族医医院行政档案信息化管理的最终目标就是为了实现医院档案信息资源的有效共享，使档案的价值得以最大程度的发挥。一是，应当借助先进的计算机信息技术，实现档案信息的办公自动化处理，从而使档案、资料、文件、图片、影像等资源真正的实现一体化管理，这样有利于确保档案信息的高速检索。同时应对不同载体的档案，如文字类、图像类、影像类等进行数字化存储。二是，应借助计算机网络实现档案信息的远程、无障碍的传输和交流，从而达到高度的信息资源共享。

4.2 加快行政档案管理软件系统的研发。民族医医院行政档案管理软件开发工作是加强优化民族医医院档案管理信息化建设的主要环节。民族医医院行政档案管理软件作为医院档案管理信息化建设的重点难点，对医院而言，文件管理软件开发，需要充分结合医院实际情况，根据医院的基本情况和特点，建立适合医院档案管理系统软件。

4.3 建立健全行政档案信息安全保障体系。不断加强档案信息存储和使用安全。不断提高行政档案信息安全和网络安全意识。为了防范黑客和非法用户对行政档案网络系统的入侵，应当采取有效地技术手段和管理措施，加强对用户的身份认证，通过密匙管理等手段保护系统安全。同时，还要加强对计算机网络系统的监控，并加装最新版本的杀毒软件来确保档案信息的安全。

4.4 加大行政档案管理人才队伍的培养。行政档案管理人员是实现档案管理信息化的主力军，档案管理工作人员的综合素质对档案管理工作有着非常大的影响。由于计算机网络技术在档案管理工作中的应用越来越普及，这就要求档案管理人员不但要了解并熟练掌握传统的档案管理知识，还要掌握现代化技术。因此，行政档案管理人员除了具备专业的档案管理知识的同时也应该具备计算机、网络等知识，还要努力提升自己的综合素质。同时，民族医医院各级领导在行政档案管理上应高度重视档案专业技术人员的培养和栽培。

[1]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010(03).

[2]艾丽丽，刘铁强.医院档案管理规范化可行性探讨[J].中国医院管理，2004(09).

[3]崔东.加强中小型医院档案管理工作[J].安徽卫生职业技术学院学报，2005(02)

[4]许剑波，姚云华.医院档案信息化建设的现状与对策[J].中国现代医生，2010(01).

乌云，女，蒙古族，(1984-),毕业于内蒙古大学文学与传播学院，获汉语言文字学硕士学位。从事档案管理及相关行政工作。电子邮箱：714958885@qq.com

R291.2

B

1006-6810(2017)06-0066-02

2017年3月2日收稿

欢迎订阅2017年《内蒙古中医药》杂志《内蒙古中医药》杂志系综合性中医药学术期刊，立足本区，服务全国，面向基层，注重临床，适宜各级中医、中西医结合工作者阅读和交流。本刊为大16开，每册定价6．00元，国内统一刊号CN15-1101/R，国际标准刊号ISSN1006-0979，国内邮发代号16-78，国外发行代号6367/Q，欢迎大家订阅。若有脱订者可直接向编辑部办理邮购。地址：呼和浩特市健康街11号 邮编：010020 电话：(0471)6920167 信箱：nmgzyyhhht@126．com