谈外贸业务中商务英语信函写作及翻译

宋 亮

（大庆职业学院思想理论课外语教研室，黑龙江大庆163255）

谈外贸业务中商务英语信函写作及翻译

宋 亮

（大庆职业学院思想理论课外语教研室，黑龙江大庆163255）

外贸英语信函作为一种特殊文体，是我国对外贸易的发展中与世界接轨的必要桥梁。商务英语信函逐渐被跨国贸易广泛运用，成为商务界人士在全球经贸往来中重点应用的商务信息沟通方式。通过商务英语信函人们可以很便捷的交流信息，业务往来、洽谈贸易，传递友谊等，商务英语信函撰写的是否成功对企业的业务尤为关键。遵循英语语言学规律，外贸英语信函翻译和写作要注意读者对象，遣词、造句、分段，还要注意信函的外观。采用以读者为中心的归化策略，对原文的形式、内容、语言等方面进行过滤。发挥商务英语信函在对外贸易中的作用。

外贸业务；商务英语；写作翻译

贸易双方从洽谈商务、建立商贸关系到达成协议、履行合同都离不开商务信函，它直接影响到买家对公司的评价和认识，因为给客户的每一份信函、邮件或者传真，都代表着公司的形象，显示公司的水平和实力。商务英语的实用性很强，外商在这方面不能随意，要有着严格的规范。特别是在商务交往中，规范的商务用语往往能给他们留下严谨、成熟的印象，为其成功打下坚实的基础。谈到规范，就要从最基础的商务信件说起，这是从事国际贸易人士经常要处理的。本文简单阐述了商务英语信函的写作及其翻译技巧。

一、外贸业务中商务英语信函的写作技巧

商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估，给客户的每一份信函、邮件或者传真，都代表着公司的形象，显示公司的水平和实力。同时，也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决定了是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此，商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。

一封商务信函通常由信头(Letterhead)、信函编号(Reference Number)、日期(Date)、信内地址(Inside Address)、请某人注意行(Attention)、称呼(Salutation)、主题Subject)、正文 (Body of theletter)、结尾敬辞(Complimentary Close)、 签 名 (Signature)、 附 件(Enclosure)、抄送 (Carbon Copy Notation)和附言(PostscripO组成。其中信头、日期、信内地址、称呼、正文、结尾敬辞和签名是不可缺少的组成部分，其他部分可根据公司习惯和信函具体内容有所增减。因此要符合上述交流的要求，树立以顾客为本和思维清晰的形象，要注意如下一些问题。

（一）了解读者

了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头的交流)的首要原则便是了解受众，一切都围绕着这一原则进行。

（二）注意遣词，减少误解

简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示，如果文章的难度稍稍低于人们通常的理解水平，那他们理解起来就会更快。在生意场上的人，无论是老板还是打工族都没有时间为了看懂生词而去查字典。所以为了确保普通读者正确理解你的意思，尽量挑选短小精悍的简单词汇。这样也就减少了产生误解的可能。行话是在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信，行话就能比平常的语言更清晰更准确地解释某些概念，也有助于技术人员读者建立起和谐友好的联系。

（三）让造句突出重点

句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形，他们一打开电视，因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其他频道，然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中间位置，这样可能会被人忽略漏看。

商务应用文句子的平均长度为15-18个单词。这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。如果超过18个单词，读者看到这种句子要么会跳过中间的细节，要么就会错误地理解句意，因此长句应切成两到三个短句为宜。最佳的商务信函应该由长短不同的句子组成。太多长句会使人不知所措，太多短句则读起来像是絮语，长短句交错的文章对读者最具吸引力。

标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话，读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或更多的短句，这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。

表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的办法，标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点，而且也留有空白的间隔。

（四）注意分段，符合读者阅读要求

信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到四行。从心理学的角度上看，如果段落过长，就可能使读者不愿意花时间继续看下去。结尾段落也应该简短扼要，明白说明读者应该采取怎样的行动。意思表达得越清楚越准确，越有可能得到想要的效果。

位于信函、备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8行长。今天的读者已经不习惯长篇大论，他们会撇开中间的段落只看第一和最后一句。因此，为了保证读者不漏掉重要的信息，将段落长度控制在8行以内是最好的。

电子邮件中的起始和结尾应该只有2-3行长，主题部分段落长度不应该超过5行。凡事为读者着想起见，尽可能缩短段落。

（五）选择合体的字体字号，使信函外观吸引读者

外观是非常重要的。大多数人并不关注文件档的外观。然而一封信函，电子邮件或报告的外观如何，在很大程度上决定了收件方是否愿意拆开阅读。如果其书写潦草难懂，那对方可能就会忽略其内容或推迟到以后再阅读。

选择合适的字体和字号。字体应以适宜阅读为标准。word软件，使人们有机会使用多种大量不同的字体，但是如果同时使用多种字体，写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。字号要慎重的选择。太小太大都不利于读者的阅读。

不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字或斜体字来写。有些人以为这样可以突出个人的风格或趣味，于是大部分甚至整篇文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。但是这些字体很难阅读，如果不加节制的滥用，反倒使它们丧失了正常的功用——对、某些单词或习语起到强调作用。只在其强调作用时用大写字母、粗体字或斜体字。

二、外贸业务中商务英语信函的翻译技巧

笔者以一个简单的商业回复信函为例来介绍一些商务英语信函的翻译技巧。回函内容：一是我方获悉贵公司的名称和地址。二是愿与贵公司建立商业合作关系。三是本公司经营五金产品多年，声名卓越，拥有可靠的销售渠道。四是为使贵公司对我公司有更好了解，先寄去我公司宣传册—本。五是盼早日回复。

商务英语信函格式，跟普通英语不同，以启始用语为例。

（一）建立贸易关系

第一，我们愿与贵公司建立商务关系。

第二，我们希望与您建立业务往来。

第三，我公司经营电子产品的进出口业务，希望与贵方建立商务关系。

例句：

(1)We are willing to eatablish trade relations with your company．

(2)We hope to establish business relations with you．

(3)Our company handles electronic product import and export business form，hoping to entering into business relations with you．

（二）自我推荐

本公司经营这项业务已多年，并享有很高的国际信誉。

例句：

Our company has been in this line of business for manyyears and enjoys high international prestige．

（三）推销产品

第一，我们新研制的…已推出上市，特此奉告。

第二，我们盼望能成为贵公司的…供应商。

第三，我们的新产品刚刚推出上市，相信您乐于知道。

第四，相信您对本公司新出品的…会感兴趣。

例句：

(1)We are pleased to inform you that we have just marketed our newly-developed..．

(2)We are pleased to get in touch with you for the supplyof..．

(3)You will be interested to hear that we have just marketed our newproduct．

(4)You will be interested in our newproduct..．

（四）索取资料

第一，我们对贵方的新产品…甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。

第二，我们从纽约时报上看到责公司的广告，但愿能收到产品的价目表及详细资料。

第三，获知贵公司有…已上市，希望能赐寄完整的详细资料。

第四，如蒙赐寄贵公司新产品的详细资料，我们将深表感激。

第五，如蒙赐寄有关…的样品和价目表，我们将甚为感激。

例句：

(1)We are interested in your newproduct and shall be pleased tohave a catalogand price list．

(2)We have seen your advertisement in The New York Times and should be glad to have your price lists and details ofyour terms．

(3)Hear that you have listed…，hoping to receive the fulldetails．

(4)we will be grateful if you send your newproduct details．

(5)We should be obliged if you would send US patterns(or samples)and price lists ofyour..．

（五）寄发资料

第一，欣寄我方目录，提供我方各类产品的详细情况。

第二，欣然奉上我方产品样品，在贵方展厅展出。

例句：

(1)We have pleasures in sending you our catalogue，which gives full information about our various products．

(2)We should be pleased to offer the samples to give a demonstration at your premise．

（六）附寄资料

第一，随函附上本公司新出品的…样品，请查收。

第二，随函附上购货合同第××号两份，希查收，谅无误。请会签并退我方一份备案。

第三，我们很高兴地附上询价单第××号，请贵方报离岸价格。

第四，我们确认向贵方购买…随函附上订单确认书供参照。

例句：

(1)You will find enclosed with this letter a sample ofnew…．

(2)Enclosed please find two copies of Purchase Contract No...，which we trust will be found in order．Kindlysign and return one copyfor our file．

(3)We are verypleased toattach the InquiryNo…，please offer FOBprices．

(4)We confirm having purchased… from you，enclosingthe confirmation order for your reference．

三、结语

商务英语的翻译不同于文学翻译。对这类特殊用途的英语的翻译通常采用以读者为中心的归化策略，对原文的形式、内容、语言等方面进行过滤。了解了这些特点，将有助于商务英语的翻译。

[1] 黄宇驰.谈商务英语广告翻译的创译原则[J].湖南经济管理干部学院学报，2006(1).

[2] 沈妍斌.英语形合、汉语意合在商务翻译中的运用探究[J].经济师，2009(6).

[3] 黄雪芳.商务英语信函的词汇特征分析[D].广州：广东外语外贸大学，2006.

[4] 张金玲.从汉英翻译的角度研究商务信函语言特点[D].哈尔滨：哈尔滨工程大学，2004.

[5] 张晶晶.试论国际商务英语翻译的标准[D].上海：上海海事大学，2007．

F724

A

1005-913X（2017）10-0016-03

2017-10-11

宋 亮(1982-)，男，黑龙江大庆人，硕士，研究方向：应用语言学。

［责任编辑：方 晓］