就业与管理需求导向下的高校学生档案管理改革

王爽

（陕西交通职业技术学院，西安 710021）

就业与管理需求导向下的高校学生档案管理改革

王爽

（陕西交通职业技术学院，西安 710021）

学生档案既是学生在高校学习与成长的完整记录，又是高校对学生进行培养的重要方式。以高校学生档案管理的重要性为切入点，探讨新时期高校学生档案管理存在的问题，并对今后的发展路径进行探索，以期完善学生档案管理改革，为推动高校学生就业提供积极服务。

高校；学生档案；管理；就业

一、高校学生档案管理的重要性

高校学生档案是学生在高校学习、生活以及参加各种活动之时所形成的有一定保存价值的全部档案材料，它与干部档案及高校教学档案中的学籍档案等不同，将学生个人视作单一的保管单位，属于一种独一类别的实体档案。高校学生档案对学校培养学生的整个过程、学生的成长经历以及具体发展情形予以反映，向国家、社会、用人单位对人才的选拔与任用提供重要的参考依据。

在对高校学生进行培养之时，学生档案发挥着重要的作用。对人的培养是高等院校的根本任务，高校教育始终将育人贯彻其中。育人工作的完善以对学生的了解为前提，这是因材施教、有的放矢的要求。高校学生档案对学生德智体美劳全方面的发展状况予以记载，产生于学生接受教育的全过程，从不同角度真实地记录着学生的成长及其基本情况，能够对学生的了解与考察提供帮助，以第一手资料支持于学生的培养与教育工作。在具体的工作实践过程中，很多辅导员都对学生档案的开发与利用予以高度的重视，部分辅导员会在学生入学之初便开始新生档案的研究，以此明确今后的工作思路与教育方法，尽可能地争取工作的主动性。

高校在对学生的综合素质进行全面评价与总结之后，生成学生档案，它对学生进步与成长所遵循的“轨迹”予以反映。合理且充分地利用学生档案，能够在很大程度上强化学生的思想政治教育与日常管理。学生思想与观念处于一个动态发展与不断变化的过程中，忠实与全面的档案记录能够体现学生的成长经历，证明学生自身价值的实现。在积累“成就”的过程中，学生能够产生荣誉感，进而以更大的热情参与至高校举办的各项活动之中，增强能力与综合素质，挖掘自身优势资源，实现对自我的完善。

二、新时期高校学生档案管理存在的问题

现阶段，我国高校的学生档案管理已达到一定的规范化发展水平，但其中存在的问题仍不容忽视。

（一）学生档案材料与信息量不足，难以对学生的综合素质予以反映

作为学生就业、组织调动以及升迁的重要凭证，高校学生档案不仅要对学生在校期间的各项基本情况进行记录，还要将其身体、心理以及技能等多方面内容囊括在内。分析现有情况，一些高校对学生档案材料的收集制定了不同的标准，这导致不同学校之间所收集的材料各有差异，一些高校还会出现材料不全的问题，加之多数高校在对学生档案进行记录之时只列及学生的思想政治、成绩单、学年鉴定等内容，很难对学生的综合情况予以完整的反映，档案应有的作用也由此而丧失。

在高等教育改革以及高校就业制度改革的背景下，各高校均加强了对教育质量的重视，致力于高素质应用型与复合型人才的培养，大胆调整并探索课程设置、师资配备以及学生素质教育、心理素质训练、技能培养等内容。相应地，很多新材料亦应纳入至档案涉及的范围内，例如大学英语等级证书、计算机等级证书、技能竞赛证书、心理素质检测结果、志愿者活动、社会实践以及“三支一扶”活动总结与评价等。作为学生在校期间开展各项学习、活动以及社会实践的真实记录，上述资料能够对高校学生的个人素质与能力予以综合性的反映，对于用人企业而言，是一项十分重要的人才考察依据，因此应得到学生档案管理工作的高度重视。

（二）学生档案管理滞后，对档案管理工作提出了新的挑战

随着就业形势的越发严峻，追求于在人才市场激烈竞争中良好“包装”与“推销”自己的高校毕业生数量越来越多，“自荐信”与“自荐材料”种类日益多样化，层出不穷，几乎所有的高校毕业生都用尽全力将能够凸显自己能力特长与优势的材料装帧成册，以期给用人单位留下一个良好的第一印象。虽然毕业生对自我进行“包装”与“推销”能够在一定程度上体现他们的智慧与能力，但是，这一行为之后所凸显的，却是高校学生档案管理的滞后，高等院校学生档案管理工作面临着新的挑战。

面对激烈的就业竞争，一些高校毕业生为了寻求理想的工作，不惜采用不正当手段，进行考试成绩的涂改与虚假证明材料的编造。为了提高学校毕业生的就业率，获取“生源素质好、就业难度小”的名声与社会效应，个别高校亦会配合毕业生提高考试成绩，扩大班干部与校级干部覆盖面，降低考核标准与获奖门槛，更为严重地，还会对学生的处分材料予以撤销，或者采取以次充好的手段。一系列造假现象具有明显的短视行为特征，不仅对就业市场的公平竞争造成了严重的负面干扰，还制约了学校与学生的良好发展，对于高校学生档案管理工作人员而言，急需采取规范化的管理措施，对造假现象予以杜绝。

（三）档案管理制度不健全，落后的管理手段无法适应学生就业要求

目前，多数高校的学生档案管理工作尚未形成一套规范化与科学化的管理制度及工作流程。在这一情形下，高校的学生档案管理难以避免地成为了学校某一行政部门的附属品。当学生入学之后，档案并不会对学生的学习、生活以及参加活动的情况进行实时的记录，管理部门只对某一方面资料的收集负责，这一懈怠的工作状态会一直持续到学生毕业之时，档案的传递工作是在突击整理过程中完成的。如此一来，学生档案的积压会在很大程度上降低自身的利用率，不能向人才的发掘与培养提供服务。除此之外，我国很多高校的学生档案管理依旧处于纸质水平，手工方式主导下的管理手段明显落后。随着高校扩招导致的学生档案数量大规模增加，档案管理的难度日益增加，落后的档案管理造成了大量人力、物力以及财力的浪费，对档案信息资源的开发与利用亦产生了很大的阻碍。

毕业生供需见面的双向选择就业活动开始于学生毕业离校之前的一个学期，落后的管理方式势必会造成管理工作的异常分散、杂乱无序与差错频出，这会在负面影响高校毕业生的就业。基于高校学生档案存放时间短与流动快的特点，档案管理工作人员必须高度重视对管理方式与手段的改革，使之与现代化的高等教育发展相适应。

三、加强高校学生档案管理工作的思路与对策

在高等教育事业发展的新形势下，面对上述高校学生档案管理的各项问题，高等院校应加速改革，完善学生档案工作，与严峻的就业形势相适应，推动学生更好地就业。

（一）加强宣传，培养学生档案意识

高校应采取多种方式对学生的档案意识进行培养，在一个持续的时段内开展宣传教育。虽然目前有部分高校档案部门采取办展览、办校史馆等方式培养学生档案意识，但其宣传与教育的效果并不明显。因此，部分学者提出应将档案教育视作高校的一项教学计划，将其设置成公共选修课程，让学生对档案有一个深刻的认识，或者在新生入学之时对其进行档案知识与运用技能培训，同图书馆建立合作关系，共同开设信息综合运用技能课程。其实，基于档案与图书情报一体化的视角，公共课程的开设是有其可行性的，在新生入学的第一学期，利用学生乐于接受新事物与新知识的心态对其展开宣传教育，势必是对最佳时机的把握。此外，课程的教学应对档案馆与图书馆的人力与物力等资源进行充分的利用，采取多样化的方式培养并提高高校学生的档案意识。

（二）网络化与信息化学生档案，加强档案人员队伍建设

由于以传统与单一的纸质为载体的学生档案已无法对现实所需予以满足，学生档案载体单一性的改变便成为高校档案管理工作与新时期发展所需相适应的新出路。相同于其他档案，学生档案亦可以对大容量载体，例如磁盘、光盘等予以采用，在对更多原本可能销毁的纸质档案信息进行保存的同时推动学生档案的信息化与网络化管理。此外，作为档案工作的主体，档案管理人员在管理工作中发挥着主观能动作用，他们决定着高校学生档案管理工作能否得到真正的改善，因而需对档案人员队伍的建设予以足够的重视。第一，配备接受过正规档案教育的专职档案人员从事学生档案的管理工作，并在这部分人员之间定期开展业务培训与职业教育活动，提高其业务能力以及职业道德与责任感。第二，稳定档案管理工作人员队伍，不能过于频繁地更换档案人员，以向档案工作的周期性与连贯性提供切实的保证。

（三）完善管理制度，拓宽就业渠道

针对高校毕业生面临就业压力的严峻形势，各高校应对就业管理体制与工作机制予以完善，进行学生质量跟踪调查以及就业情况追踪等信息反馈档案的建立与健全，提供多方位的参考于高校学生就业思路的创新以及就业渠道的参考，在学生在校期间的各个阶段针对性地指导学生就业，强化就业指导工作机制，采取多种形式向学生提供就业形式、技巧等各方面的指导服务。提高对就业信息服务工作的重视，对就业信息的发布、传递以及反馈体系予以完善，及时且准确地跟踪毕业生质量，做好就业情况信息反馈档案，借助校园网信息交流平台，开设就业信息专栏，向学生提供专门性的就业信息服务。其一，提供就业直接信息，发布明确且有价值的供需与供求信息于在校毕业生。其二，提供就业间接信息，反映当前社会对学生的专业知识结构、技能、职业道德以及心理素质等要求。借助于这些信息，高校学生可以有意识地对自己进行设计与塑造，以逐步适应于社会发展所提出的具体要求。

四、结语

高校学生档案管理工作的完善不仅能够推动学生更好就业，还能强化高校自身的建设，促进学生管理工作不断完善，提高高校的社会信誉度与社会公信力。在实际工作中，高校学生档案管理工作人员要与时俱进，在不断调查与研究中扎实管理工作，提高管理成效，为学生的锻炼与成长铺路，奠定我国人事档案的系统化与规范化管理基础。

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[3]侯英杰.新时期高校学生档案管理改革初探[J].兰台世界，2008，(7)：33-34.

[责任编辑 李晓群]

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1673-291X（2017）21-0178-02

2017-02-28

王爽（1975-），女，陕西西安人，馆员，从事学生档案管理、教学档案管理研究。