会计管理信息化和电算化下的内部控制

谭士东 赵俊图 / 北方机电工业学校

会计管理信息化和电算化下的内部控制

谭士东 赵俊图 / 北方机电工业学校

财务信息管理网络化的特点决定了必须重新设计信息化网络化的内部控制环节，建立科学严密的会计电算化、财务管理网络化下的内部控制制度，以保证会计数据的安全和保密，提高财务管理效率，降低操作风险。应从各方面着手健全和完善科学的内部控制制度。组织控制控制方面要建立合理的会计工作组织体系和信息管理体系，操作控制方面要建立科学流畅的会计业务流程，原始资料、数据输出控制控制方面要建立完善的会计档案管理制度，硬件与软件系统的开发与维护控制方面要不断完善、升级财务管理信息系统。

会计管理；信息化；电算化；内部控制

随着财务管理信息化网络化飞速发展，会计数据的安全、网络的安全运行必将引起各个企业的高度重视。财务信息管理网络化的特点决定了必须重新设计信息化网络化的内部控制环节，建立科学严密的会计电算化、财务管理网络化下的内部控制制度，以保证会计数据的安全和保密，提高财务管理效率，降低操作风险。

一、实施财务管理信息系统，要建立新型内部控制制度的必要性

要想使财务管理信息化人员发挥出对系统主观能动的控制作用，必须加深他们对新型会计系统中内部控制的认识，尤其是要强化对财务管理信息系统中建立新型内部控制制度必要性的认识。实施财务管理信息系统，建立新型内控的必要性主要有以下三点：

1.手工记账系统的会计数据是用可视的文字、符号直接记录在纸上的，这种记账方式有较好的直观性，甚至笔迹也可以成为控制的手段。采用计算机集中地对数据进行处理后，由人工形成并掌握的信息便越来越少。当会计数据以肉眼无法识别的形式存储在磁盘上，人的判断作用便降低了。理由很简单，因为有职业判断能力的人失去了直观地接触会计数据的机会，一旦数据集中的程度达到了会计人员难以接近关键信息的程度，会计人员就丧失了对数据的控制力。同时，由于计算机系统的透明度较高，因此，对数据的安全性、保密性进行的控制就变得尤为重要。在这种情况下，如果不对计算机系统实施特殊的内部控制，会计资料的可靠性就无从谈起。

2.计算机对会计数据的处理是在一个封闭的系统中进行的，其中有许多的处理过程对会计人员来说是“暗箱”，会计人员无法直接参与和控制，会计数据处理的准确性完全取决于应用程序和硬件的可靠程度，因而财务管理信息系统必须建立起在计算机处理方式下特殊的内部控制。

3.在手工记账方式下，会计核算的质量取决于会计人员的业务水平、工作态度及对有关会计法规的理解程度和执行效果。财务部门经过长期的实践，已积累了大量的经验，建立起了一整套的管理制度。实行财务管理信息系统后，许多传统的控制方式失去了存在的基础，必须有新的方式取代它。会计工作的质量除受原有因素的影响外，还将取决于计算机系统的可靠性和会计人员自身对新系统的操作管理水平。会计信息失真的风险比以往任何时侯都大了。因此财务管理信息系统更应当建立起一套新的管理控制制度。

二、健全科学的财务管理信息化网络化下内部控制制度

企业领导特别是财务人员必须加深他们对新型会计系统中内部控制的认识，尤其是要强化会计管理信息化、网络化、会计电算化飞速发展情况下建立新型内部控制制度必要性的认识。应从以下几方面着手健全、完善科学的财务管理信息化网络化下内部控制制度：

1.组织控制 ，建立合理的会计工作组织体系和信息管理体系。财务部和信息中心管理应共同对财务数据、资金的安全负责。要明确单位领导人对会计工作的领导职责，以及会计机构负责人对会计工作的领导职责等。两部门人员要有明确的岗位和职责分工，信息中心应设置系统数据管理员、系统维护员、财务部操作员和审核记账员等岗位，各岗位都得到一定的授权，并用密码加以控制。建立会计人员岗位责任制。会计岗位的设置既要符合本单位实际需要，更要符合内部控制的要求，真正做到不相同岗位相互分离、相互制约、相互监督。每一在岗会计人员都有相应的岗位责任制，做到权责分明，且会计人员的岗位要定期轮换。

2.操作控制，建立科学流畅的会计业务流程。在符合内控制度的前提下严格按各项会计业务流程操作、运行，防止非法操作和越权操作，在会计软件中设计防止重复操作、遗漏操作和误操作的控制程序，违反操作规程和操作时间应及时予以提示和制止；建立操作日志制度。计算机程序中应对所有操作留有记录，留下调整更改的痕迹。包括操作时间、操作人姓名、操作内容等。对已记账和已结账业务设置不可修改或逆操作程序，要修改必须通过编制记账凭证冲正或补充登记来更正。

3.原始资料、数据输出控制，建立完善的会计档案管理制度。会计资料是单位的机密，一旦泄漏将给单位带来不应有的损失。建立原始记录制度，要统一各项记录的内容、格式和填制方法，对原始凭证记录的签发、传递程序、汇集、反馈等，均要明确有关人员职责，以确保原始凭证记录的真实性、完整性和可靠性。而磁性介质的可复制性又使会计资料极易泄漏而不易发现，故财务管理信息系统的输出不论是磁性文件还是打印资料，输出后均应立即受到严格管理，以防被人窃取或篡改。磁性资料应由会计档案保管员负责保管；打印资料在系统的操作日志上有所记录后(包括记录输出时间、文件页数及操作人员姓名)及时送达指定人手中；收件人要签收并注明收件日期、文件内容，以便日后备查；确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，对磁性介质存放的数据要保存双备份。

4.硬件与软件系统的开发与维护控制，不断完善、升级财务管理信息系统。在对正在使用的会计核算软件进行修改、升级和硬件设备的更换，要有一定的审批手续，要保证会计数据的连续和安全，并由有关人员监督实施。要保证机房设备的安全和计算机的正常运行，健全排除硬件与软件系统故障的管理措施，保证会计数据的完整性，健全必要的防治计算机病毒的措施。提高财务管理信息软件功能，开发增加具有管理性功能的模块，如设计比较分析、因素分析、差额分析、图表分析等财务分析模块，资金需求供给预测模块等等。

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