数据视角下基于财务云平台的合同管理内部控制审计——以重庆海事局为例

程 平（博士生导师），姜亭杉，冯 珺

数据视角下基于财务云平台的合同管理内部控制审计
——以重庆海事局为例

程 平1，2（博士生导师），姜亭杉1，2，冯 珺3

行政事业单位基于财务云平台的合同管理内部控制审计重点是：审查合同管控在财务云平台上运行的合法性、充分性、有效性及适宜性，以检验单位合同管理内部控制是否达到了既定的控制目标。为科学地对合同管理内部控制进行审计，形成合理的评价结果，以重庆海事局为例，首先从数据的角度描述了财务云平台上合同管理子系统的现状，然后构建了审计指标和合同管理内部控制审计指标体系，并设计了合同管理内部控制审计实施流程，最后以审计合同履行情况为例进行具体分析。

内部控制审计；合同管理；云平台；重庆海事局

一、引言

随着移动互联网、云会计、大数据等技术的迅速发展，基于云平台的财务管理模式将成为我国行政事业单位财务管理的一个重大趋势和发展方向。重庆海事局以财政部颁布的《行政事业单位内部控制规范（试行）》（简称《内控规范》）为依据，建立了财务云平台，并以此为基础开展合同管理内部控制。2017年1月财政部印发的《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》中明确提出要提高行政事业单位内部控制报告质量，及时编制和报送内部控制报告。重庆海事局在构建财务云平台的过程中，使合同从传统的手工管理转变为信息化管理，而信息网络化对信息质量提出了更高的要求（程平，2016）。合同作为内部控制业务层面的一项重要内容，从数据角度研究基于财务云平台的合同管理内部控制审计十分必要。

《内控规范》开始实施以后，我国很多学者都对行政事业单位的内部控制做了相关研究。唐大鹏、吉津海和支博（2015）结合我国行政事业单位的属性，对其内部控制评价的模式选择与指标构建等进行了深入分析和路径探讨。赵小刚（2016）为了科学评价行政事业单位内部控制的有效性，形成合理的评价结果，构建了一个全面动态循环评价模型，并对评价指标体系的设计进行了介绍。陈文川、黄凯博（2015）运用COSO（2013）新框架，构建了以政府部门内部控制的目标、评价机构和评价要素为核心的内部控制框架体系，并在此基础上采用ANP（网络层次分析法）确定政府部门内部控制指标权重以及有效性综合得分。

综观现有文献，大多数学者都着重评价对单位整体的内部控制，很少基于业务层面对六大核心内容（预算、收支、政府采购、资产建设项目、合同）进行具体研究。此外，对于重庆海事局这类已经开始使用信息化手段开展内部控制活动的行政事业单位来说，审计人员对内部控制审计的传统模式已无法满足单位的需求，不能有效地对内部控制进行再控制。因此，本文从数据视角分析了重庆海事局合同管理子系统的基本情况以及合同管理内部控制现状，尝试构建以五个模型为基础的内部控制审计指标体系，并以审计合同履行情况为例，具体说明合同管理内部控制审计的实施流程。

二、重庆海事局合同管理内部控制现状

为了加强和规范行政事业单位经济合同管理、维护其合法权益、降低其经济活动风险，重庆海事局根据《中华人民共和国合同法》及《内控规范》，并结合实际情况于2013年6月开始执行《重庆海事局经济合同管理办法（试行）》。该管理办法具体包含合同的类型及合同签订主体、合同的管理、合同的签订、合同的履行、合同的变更与解除、合同的保管及法律责任等方面，明确了经济责任主体，设置了经济合同的专门管理部门，设立了合同的复核小组，并明确了合同承办部门和合同主管部门在合同管理中的责任与义务。

2012年重庆海事局联手一家科技公司开始建设以集中核算为主的财务云平台，从而工作人员可以在财务云平台上利用收支管理、资产管理、预算管理、基建管理、合同管理五大业务模块并结合基础设置、系统管理、办公管理、查询等模块对日常业务进行处理。

1.财务云平台合同管理模块基本情况。合同管理子系统于2013年6月开始试运行，至今已经累积了近4年的合同数据，为重庆海事局进行合同管理内部控制审计数据分析提供了数据支撑。财务云平台在建设时，将业务流程重造，并根据《内控规范》的要求将风险控制点置于系统流程中，基本实现了对合同的信息化管控。该系统模块提供了多方位、灵活的查询分析功能，支持按照类型、年度、状态等关键字进行检索，实现了对重庆海事局经济合同的分类查询与统计，便于管理者进行决策。

合同管理模块可以实现重庆海事局在日常工作中对合同全生命周期的管理，通过该系统模块完成事前准备、合同订立、合同履行、合同归档的全过程管理。目前合同管理模块设计了合同事前、合同录入、合同审核、到期提醒、合同查询、合同归档、统计台账等功能模块，具有管理标准化、网络化、流程化的特点，实现了合同基于财务云平台的动态查询审批与管理。合同承办人根据合同的实际履行情况，选择相应的业务进行申报，并提交相关部门进行会签审查和领导审批，通过后，将实际的业务信息反馈到系统中，系统对合同履行中计划到期的收付款项进行预警提示。合同履行中，统计台账功能模块会实时记录所有经济合同的运行状态，自动计算合同执行率并生成对应的图表或图形，方便管理人员查询。合同履行完毕之后，进入合同归档操作，经合同主管部门相关负责人审批后将其归到档案库。

2.基于财务云平台的合同管理内部控制现状。

目前，按照《重庆海事局经济合同管理办法（试行）》中的相关规定，在财务云平台上对合同的相关人员进行权限设置，重点明确合同的授权审批、签署及查阅权限。对于合同履行过程中的监控，重庆海事局在重新梳理合同流程之后，将最易发生逾期收支的风险点植入系统中进行控制，设计了“到期提醒”功能对该风险进行重点防范。管理人员可以利用PC或者手机移动端实时查询合同进度，对合同履行情况实施有效监控。同时在合同履行过程中，财务人员严格按照系统流程根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理。

需要注意的是，对于《内控规范》中提出的“单位应建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合”这一要求还未能在财务云平台上实现，合同管理系统未建立与金蝶K3账务处理系统及云平台上的收支管理模块、预算管理模块的数据接口，不能实现一点输入、全程共享的目标。因此，金蝶K3账务处理系统的数据还不能从财务云平台上直接获取。

三、基于财务云平台的合同管理内部控制审计指标体系构建

1.审计数据来源。合同管理内部控制审计所需要的数据主要来源于财务云平台，但在对合同管理制度、合同签约对象资信状况、合同账款结算等评价时需要对外部系统或者互联网中的数据进行采集。基于财务云平台的合同管理涉及的数据库表主要包括合同基础信息表（SYS_Manage_Contract）、合同附件信息表（SYS_Manage_Contract_Attachment）、合同基本类型明细表（SYS_Manage_Contract_BaseStyle）、合同往来明细表（SYS_Manage_Contract_Detail）、经济合同审查表（SYS_Contract_Check_FH）等19张表，除此之外，还可能涉及船舶管理明细表（SYS_BX_Boat）、车辆管理明细表（SYS_BX_Car）等。其中每张表涉及的数据项来源于合同管理、资产管理、收支管理、基础设置等模块。例如，在对某一份基建合同的履行情况进行审计时，除了涉及每张合同管理的数据库表，还可能会涉及船舶管理明细表，并从中采集“合同名称”“合同编号”“合同明细”“合同类型”“经办部门”“金额”“项目名称”“开户行账号”等字段。

2.合同管理内部控制审计指标体系构建。本文按照合同管理内部控制的基本管理内容及流程中各重要的结点，结合《内控规范》合同管控模块的各项具体要求，并根据重庆海事局的具体业务情况设计了岗位设置全面性、岗位权限设置合理性、合同归口管理执行性、合同审批流程完整性、合同审查充分性、合同签约授权合规性、合同谈判合规性、合同签订范围及条件合理性、合同履行情况监控有效性、合同履行账务处理合规性、合同信息准确性、合同信息完整性、合同信息安全性等13个审计指标。构建的基于财务云平台的合同管理内部控制审计指标体系见表1。

表1 基于财务云平台的合同管理内部控制审计指标体系设计

续表1 基于财务云平台的合同管理内部控制审计指标体系设计

四、基于财务云平台的合同管理内部控制审计实施流程

基于财务云平台的合同管理内部控制审计是以数据分析为基础对合同管理内部控制进行再控制的过程。在构建了内部控制审计指标体系之后，需首先确定审计目标再展开审计工作，具体实施流程包括审计数据采集、审计数据预处理、建立合同管理内部控制审计中间表、构建合同管理内部控制审计数据分析模型、审计数据分析模型使用及生成内部控制审计报告等。

1.确定合同管理内部控制审计目标。在进行合同管理内部控制审计时，首先需要确定审计目标。内部控制审计的目标是检查并评价内部控制的合法性、充分性、有效性及适宜性。根据《内控规范》第十一条，合同管理内部控制审计目标则是审查单位是否实现合同归口管理、是否明确签订合同的经济活动范围和条件、是否有效监控合同履行情况、是否建立合同纠纷协调机制等。重庆海事局进行合同管理内部控制时主要是依靠财务云平台，因此还需对各个系统模块的权限设置、数据的可行性等进行审计。

2.审计数据采集。大数据时代下，数据的来源更加多样化。数据采集是进行审计分析的基础，采集的数据一定要符合完整性、真实性、精确性等原则。结合审计工作要求及数据分析方案，按照审计分析指标和数据项，从信息系统中采集相关的财务数据和业务数据。利用财务云平台系统的数据转出功能、数据库的数据转出功能或者大数据挖掘技术，采集审计人员关注的数据项。在审计数据分析实施过程中，优先对实施方案中总体情况所需的指标进行分析，为实施方案中审计事项的确定提供支持。

3.审计数据预处理。没有高质量的数据，就没有高质量的数据分析结果。数据采集完成之后，需要考虑数据的一致性、可用性。对于不同信息系统的数据集，可能存在不同的结构和模式，如文件、图片等，在数据采集完成后需要对采集的数据进行进一步集成处理或整合处理，将来自不同数据集的数据收集、整理、清洗、转换后，生成到一个新的数据集中，为后续查询和分析处理提供统一的数据视图。同时，还需要验证数据的正确性，判断数据内容是否匹配，搭建分析环境。

4.建立合同管理内部控制审计中间表。审计中间表是指将转换、清理和验证后的源数据按照提高审计分析效率、实现审计目的的要求进一步选择、整合而形成的数据集合。例如，在评价合同履行情况时，首先确定审计数据的主表包含合同的名称、日期、金额、币别、合同编号等信息，而附属表中包括往来信息、账务信息、审批人员、来源系统等信息。

5.构建合同管理内部控制审计数据分析模型。基于财务云平台的合同管理内部控制审计是以财务云平台和外部采集的数据为基础，在审计时目标不同，所采集的数据项也不同，因此需要根据审计目标构建相应的审计数据分析模型。针对本文构建的13个合同管理内部控制审计指标，分类整理成合同管理审计数据分析模型、合同签订审计数据分析模型、合同履行审计数据分析模型、合同信息审计数据分析模型等4个模型。合同管理内部控制审计数据分析模型及对应的指标见表2。

6.审计数据分析模型使用及生成内部控制审计报告。数据的价值最终还需要体现在数据分析上。审计人员应当根据审计目标选择合适的审计数据分析模型，通过对相关合同管理内部控制审计指标进行数据分析，将得到的结果用图形直观地展示出来。由于无法对合同管理内部控制的审计指标进行定量评价，在具体操作时，重庆海事局可以根据实际情况对评价标准分级并确定其权重或者借鉴国资委2006年制定的《中央企业综合绩效评价实施细则》确定定性评价指标评价标准的做法，把有效性分为完全无效、不够有效、一般有效、基本有效、非常有效这五个等级，并对合同管理内部控制执行程度的不同进行详细界定。

表2 合同管理内部控制审计数据分析模型设计

基于财务云平台的合同管理基本分析模型审计流程图

五、基于财务云平台的合同管理内部控制审计案例分析

《内控规范》中要求单位在建立与实施内部控制时，要遵循全面性、重要性、制衡性、适应性原则。本文以重庆海事局为例，对其合同履行情况审计进行分析，根据审计实施流程，客观、系统地阐述其内部控制情况，并给出审计分析报告，其具体实施流程如图所示。

1.确定审计目标。对合同履行情况进行审计时，主要审查重庆海事局是否根据《内控规范》对合同履行情况实施了有效监控，财会部门是否根据合同履行情况办理了价款结算和进行账务处理等。

2.审计数据采集。审计分析合同履行情况的数据主要来源于财务云平台的合同管理模块和金蝶K3账务处理系统，部分数据还来源于财务云平台的系统模块、收支管理模块、预算管理模块及资产管理模块等。针对合同履行涉及的“合同履行情况监控有效性”和“合同履行账务处理合规性”指标，分别采集数据项，具体包括“合同名称”“合同编号”“实际付款日期”“实际付款金额”“发票号”“凭证号”“备注”“附件”等。

3.审计数据预处理。若数据分别来自财务云平台和金蝶K3账务处理系统，数据的结构通常不同，此时要对数据进行预处理。例如，从财务云平台和金蝶K3账务处理系统中采集“合同履行账务处理合规性”指标下的“实际付款日期”和“日期”时，提取的数据格式分别为“YYYY-MM-DD”和“YYYYMMDD”，这就需要将其转换成相同格式的数据。

4.建立合同管理内部控制审计中间表。数据进行预处理之后，为形成审计疑点，根据合同履行审计数据分析模型进行处理后可形成审计中间表，为此建立合同履行审计数据分析模型基础性审计中间表，如表3所示。

5.合同履行审计数据分析模型使用及生成内部控制审计报告。在采集、处理完所有与合同履行情况分析模型相关的数据之后，使用模型中的“合同履行情况监控有效性”“合同履行账务处理合规性”两个指标，可使用SQL语句提取其对应的数据项并结合其评价标准对合同履行情况进行分析。例如，需审查某一天的实际收付款金额是否与发票的金额一致时，可使用SQL语句：

表3 合同履行审计数据分析模型基础性审计中间表

SELECT付款金额FROM付款明细表WHERE日期=quot;YYYY-MM-DDquot;＜＞（SELECT 发票金额FROM发票信息表WHERE日期=quot;YYYY-MMDDquot;）

基于数据对合同履行情况进行分析后，形成审计结论和意见，并编写内部控制审计报告。

六、结束语

建立一套科学、合理的适用于行政事业单位合同内部控制审计的方法有利于提升单位内部控制水平，有效防止舞弊。本文基于财务云平台上合同管理子系统的现状，构建了一套适用于重庆海事局的合同内部控制审计指标体系，虽然未采用科学的方法确定其指标的权重，但设计了具体的操作流程，并以模拟案例进行说明，以期为重庆海事局内部控制提供新的思路。

程平，何雪峰．“云会计”在中小企业会计信息化中的应用［J］．重庆理工大学学报（社会科学版），2011（1）．

程平．云会计环境下人、数据和系统对会计信息质量的影响［J］．重庆理工大学学报（社会科学版），2016（7）．

唐大鹏，吉津海，支博．行政事业单位内部控制评价：模式选择与指标构建［J］．会计研究，2015（1）．

陈文川，黄凯博．基于网络分析法的政府部门内部控制有效性评价体系研究［J］．财会月刊，2015（4）．

F232；C931

A

1004-0994（2017）35-0091-6

国家社会科学基金项目（项目编号：17BGL194）；重庆海事局财务云平台建设与大数据决策咨询项目（项目编号：2016Q156）

作者单位：1.重庆理工大学会计学院，重庆400054；2.重庆理工大学云会计大数据智能研究所，重庆400054；3.中华人民共和国重庆海事局，重庆401121