信息化时代高校档案管理工作的问题及策略

吕莎莎

摘要：随着我国科学技术的快速发展，档案管理工作必然会实现信息化与网络化发展，对于全国高校来说也不例外，本文首先指出了我国高校当前在档案管理工作信息化发展中存在的主要问题，接着提出了针对性解决策略，希望对我国高校档案管理工作的信息化发展有所帮助。

关键词：高校；档案管理；信息化

我国当前已经进入信息化时代，高校档案管理工作只有与时代发展相适应，实现信息化与网络化发展才能推进自身档案管理工作的健康前行。高校档案管理部门要充分利用校园网的优势，实现档案管理工作的信息化发展。

一、高校档案管理信息化存在的不利因素

（一）基础设施配置不科学

分析我国高校当前档案信息化基础设施建设情况发现，还存在着较为明显的不合理现象，一味强调软硬件配置而不考虑自身实际情况，导致出现了严重的资源浪费情况。有时在收集到各种电子档案后，又不具备处理电子档案信息的工具与网络，硬件与软件设施与此不配套，严重阻碍了高校档案管理工作的顺利开展。

（二）不具备完善的管理制度

我国当前很多高校在档案管理工作中还没有建立完善的电子化标准与管理制度，还主要依靠原来的管理人员应用传统管理模式进行整理，学校领导没有意识到档案管理工作的重要性。档案管理工作只针对校内使用者提供服务，没有兼顾到大量的社会使用人员。最近几年，我国高校虽然也建立了大量的档案管理法规制度，但依然存在着管理制度不完善现象。有的高校还没有配置专门档案管理人员，不能有效解决档案管理工作中出现的问题。查找档案资料时存在着较为混乱的现象，借阅档案资料不登记，长期借用不归还，导致大量重要档案资料丢失。

（三）不具备高素质的档案管理人员

有的高校档案管理人员不具备较高的学历与专业知识，年龄偏大，还主要以传统管理模式为主，不能掌握现代化管理手段，不理解档案信息化管理的重要性，严重缺少高素质的档案管理人才。

（四）不能主动开发档案信息资源

第一，大量电子文件不能及时归档，导致大量文件流失；第二，没有开展档案数据库与档案网站建设；第三，不同高校应用的电子档案管理标准不同，相互间不能开展有效的交流，阻碍了高校档案信息化建设的顺利发展。

（五）不能主动宣传档案管理工作

有的高校档案管理部门过于保守、不具备市场竞争意识、不能主动宣传馆藏内容、不具备档案管理的现代意识，固守自有的档案资料不开放不开发，一味强调档案内容的保密，影响了档案事业的健康发展。

（六）不具备良好的档案保存环境

不具备良好的电子档案保存环境，存在较为明显的外来磁场，使大量磁性载体产生消磁现象，造成大量档案数据的流失，一旦遭遇机器故障或人为操作失误则会严重影响档案资料完整。

二、提高高校档案管理信息化水平的策略

（一）提高档案管理人员的综合素质

只有具备高素质的档案管理工作人员，才能实现档案的信息化发展。在招聘档案管理人员时要重视考察其专业知识、专业技能。对现有管理人员开展形式多样的培训与进修活动，使其及时转变管理观念，掌握高超的现代管理技术。

（二）及时购置合理的信息化建设设施

第一，高校要根据自己的实际情况，引进最为实用的技术设备。建设完善的档案信息化标准与规范化体系。实现电子文件的集中管理，做到校园网、校际网、档案系统管理网的互通互联。第二，大力开发档案信息资源，重视做好电子档案信息的收集、整理与应用。利用加大开发力度使档案信息发挥更大的作用。

（三）有效保障电子档案信息安全

高校还需意识到电子档案信息安全的重要性，防止由于人为因素或病毒入侵造成档案材料的遗失，第一，用于档案管理的计算机全部安装防火墙与杀毒软件；第二，对关键计算机要安装加固软件，有效保障计算机系统的安全；第三，定时检测网络的安全性，尤其是高校内部局域网。

（四）树立浓厚的服务意识

高校档案管理工作要拓宽服务范围，主动为社会各界提供档案信息服务。高校档案管理部门在开发档案信息的同时，有效发挥现代计算机管理系统的作用，随时掌握广大用户的真正需求，为广大用户提供针对性档案信息服务。

（五）及时转变管理理念

高校档案管理工作要主动实现信息化发展，大力开发档案信息资源。高校档案管理人员要及时转变管理意识，树立为社会各界服务的观念。高校还需在学校发展规划中引入档案管理工作内容，帮助档案管理人员努力提高综合素质，在档案管理工作中充分发挥主动作用，敢于承担档案管理责任，认识到档案管理信息化建设的重要性，逐步形成现代档案管理意识。

（六）建立档案管理信息化运行机制

开发档案资源的目的就是为了使其更好的为人民服务，实现档案管理工作的信息化发展是为了彰显档案信息的价值。因此高校档案管理人员要致力于档案信息的收集、整理工作，早日实现档案信息检索自动化。随着我国科学技术的快速发展，档案管理工作可以有效借助当前成熟的网络技术实现档案管理的信息化发展，使其更好为教学工作、科研工作、管理工作提供高水平服务。档案管理人员要利用与各部门的交流与沟通，及时掌握各有关部门对档案信息的需求情况，努力提高服务水平。同时鼓励各部门上交统一格式的电子文件材料，提高電子档案管理建设水平。高校档案馆工作涉及方方面面的内容，实现信息化发展离不开各个部门的支持与配合，只有学校相关部门及时收集、整理、加工各种数字化材料并上交到档案管理部门，才能实现档案管理工作的信息化发展。因此高校必须要建立一套完善的档案管理信息化运行机制，要求领导对此给予高度重视，才能有效提高档案管理信息化水平。

参考文献：

[1]解咏晋.教育信息化时代下高校档案信息化管理建设研究[J].知识经济，2016（4）：154-155.

[2]聂晓明.信息化时代高校档案管理工作存在的问题及对策[J].中国乡镇企业会计，2013（6）：234-235.

[3]王燕凤.信息化背景下高校学生档案管理工作发展策略探究[J].城建档案，2015（12）：58-59.endprint