数字档案资源的长期保存方案探究

周国富

摘要：档案管理信息化之后，产生了大量的数字档案资源，数字档案资源的保存和整理变成了档案管理工作的重要部分，本文对已经建设的好的数字档案资源的长期保存技术以及具体实施方案进行了汇总和分析，总结了数字档案资源长期保存的模式、策略和优选方案。

关键词：数字档案；长期保存；方案研究

数字档案资源是档案信息化管理的产物，其保存和整理工作是新时期档案管理工作的一个重要部分。数字档案资源是借助计算机设备和相应网络平台进行档案存储利用的档案资源的总和，就其类型来说可以分为虚拟数字档案和实体数字档案两种。数字档案资源同实体档案一样，在充实到数据库当中后也需要进行有效的管理和整合，以保障数字档案资源能够被合理存放、充分利用。

一、数据档案资源管理现状

数字档案资源管理存在收集、体系搭建、长期保存和评价四个环节，其中收集与体系搭建是数字档案资源建设的部分，长期保存和评价则是相互结合在一起的数字档案资源的维护部分。目前数字档案类型主要包括电子文档、文件、图片、视频等几种，数字档案资源库一般分为本地与数据档案资源共享共建两种形式，本地就是将数字资源库安装在本地的服务器，通过IP地址来限制局域网的访问范围，数字资源共享共建模式则是将数据资源安装在某个机构，几个附属机构共同使用。而通常数字档案管理系统的建设模式主要有自建、与公司联建和机构联盟三种模式。

二、数字档案资源长期保存方案研究

数字档案的建设是一个不断持续更新的过程，在相应的硬软件、系统设施完善后，资源的补充和管理的维护也是一项重要的工程。数字档案资源相较于纸质档案在保存方面有着较大的优势，实体空间占用小，也不需要定期保养，但其也需要相应的管理、维护体系，解决数字档案资源的累积和长期保存等方面的问题。数字档案的长期保存主要涉及保存技术、保存体制两大层面的内容。

1.技术层面。数字档案的保存技术是保障数字档案资源利用率的有效手段数字档案长期保存技术。在技术的支持下数字档案方能够保证不丢失、不损毁，并能够在相当长的时间内被系统以正确的格式和方法查询到，为用户所利用。目前数字档案的长期保存技术主要有“拷贝”“迁移”“数字图形输入板”“虚拟计算机技术”“标准化技术”“数据再造技术”等，这些数字资源的保存技术各有优缺点，相对来说拷贝和迁移是比较基础层面的技术手段，适用于短期的保存或者数据量较少的时候，而数字同行输入板、虚拟计算机技术等则是比较有前景的保存技术，尽管当前有研发成本、技术成本高等特点，但是在数据信息保存的完整度和稳定性方面都很有优势，相应地在深入的研发过程中克服缺点的时候，就可以更广泛地进行推广了。而标准化技术和数据再造技术等，虽然对数据的完善有一定效果，但是自身的缺点也比较明显，比如标准化技术在进行数据格式整体转换成特定的形式时，常会出现格式上的错误，很标准化也让一些数据档案资源丧失了“个性”；数据再造技术虽然对于数据档案信息的恢复有着一定的作用，让数据档案资源能够“可持续”地保存，在其在数据恢复的完整度方面却难以进行评估。

2.保存体制层面。数据档案资源的保存体制应包含两方面的内容，即数字档案资源的存缴、数字档案资源的优选。

首先，要实现数字档案资源的长期累积和保存，必须建立完善的数据档案资源存缴制度，因为只有明确、清晰的存缴才能保证数据资源的信息特征的完善，也才能在数据资源库中有明确的“身份证”，便于查询的同时也利于长久的保存。数据档案资源存缴有几点内容必须明确、清楚：①收缴的内容。是个人的论文、专利，还是机构的活动记录等。②收缴的主体。由哪个机构的哪个人来上传和收缴的？一定要把责任落实到个人。③有效的权益保障机制。一方面收取数字档案的机构要保障数据档案资源的“入库”流程清晰，另一方面上缴数字档案资源的机构和读者的权益也要有所保障，可以对积极上缴优质、必要数字档案资源的单位和个人给予奖励。

其次，数字档案资源的长期累积和保存并不是毫无选择的，并不是所有的数字档案资源都需要长期保存，数字档案资源管理单位要根据不同的情况来实现资源的丰富和优选。①确定哪些哪类数字档案资源应该长期保存。②为长期保存的数字档案资源选择相应的、适合的保存技术手段。③为节省经费和提升数字档案资源的利用率，可以与相关机构联盟，联合保存那些需要长期保存的数字档案资源，避免重复建设，也增强长期保存的质量。④拓展长期保存的档案资源类型。随着时代的发展熟悉档案资源的类型也越来越丰富，因而数字档案管理部门也应积极依据自身特点拓展数字档案资源的类型，令数字档案资源库更加丰富。⑤长期保存数字档案资源的途径也应与时俱进积极拓展，这需要技术研发的投入和与第三方的积极合作来完成。⑥设置长期保存的数字档案资源的保密层级和公开期限，及时地将可供分享的数字档案资源的阅览权限下放，同时又保护好需要达到相应要求才能查阅的资源。

此外，需要将数字档案资源的长期保存与数字档案资源的评价结合来看。数字档案资源的评价虽是与数字档案资源的长期保存分列的前后交替的环节，但实际上数字档案资源的评价也涉及到对数字档案资源保存类型、保存方案的影响因素，因此，探究数字档案资源的长期保存，有必要强调一下数字档案资源的评价原则。数字档案资源的评价应依据通用、定性与定量相结合等两个原则来进行，也就是说要对不同类的数字档案资源的共性进行把握，建立评价指标，同时对数据档案资源的评价要从其本质规律和综合数据等两方面進行。在具体评价时既要考虑数据档案资源的使用价值，在质量方面是否符合要求，又要考虑数字档案资源的社会价值，适用范围、影响力等。

结语：

数字档案资源的长期保存方案，应基于对数字档案资源建设的深入了解开展，从技术与体制以及数字档案资源的评价等几方面来考量，把握长期保存应该“保存什么”“怎么保存”的问题。同时，我们可以预见数字档案资源长期保存的发展方向：保障丰富的同时突出特色化，增强便捷性，加强技术保障，促进交流合作，让数字档案资源充分发挥实用价值和文化价值。

参考文献：

[1]轩红.数字档案资源建设研究[J].档案管理，2016（5）.

[2]蒋术.我国数字档案存储载体长期保存研究[J].出版发行研究，2016（2）.endprint