浅谈新建高职院校档案的实体分类方案

唐书怡

摘 要： 文章分析了高职院校档案工作现状，总结了高职院校档案形成特点，结合实际提出了新建高职院校档案实体分类的具体方案。

关键词： 高职院校 档案 实体分类方案

随着越来越多高职院校的开办，有关高职院校的档案分类工作越来越引起大家的关注。1993年11月《高等学校档案實体分类分类法》、《高等学校档案工作规范》颁布，这两个文件对高等学校的档案管理、档案实体分类提出了明确的指导意见，此后各级各类高校的档案工作开始走上规范化的管理道路。2008年8月，国家教育部根据社会形势的发展变化及高校档案工作的新发展、新情况，适时出台了《高等学校档案管理办法》，也就是俗称的教育部27号令，文件对高校的档案管理又提出了很多新要求，是新时期做好高校档案工作的纲领性文件。

一、高职院校档案工作现状

目前一些高职院校的档案管理工作发展不平衡，也不规范。有的高职院校由于刚刚建立，从上而下还没有档案意识，很多重要档案散落在学校的各个部门。有的高职院校由以前的中专学校升格建成，还在采用机关式的档案实体分类方案。这与高职院校培养大学人才的要求不相符合。某些高职院校虽然建立了档案机构，也在开展档案工作，但并没有根据学校的特点、定位编制本校的档案实体分类方案，而是千篇一律地照搬《分类法》、《规范》，造成有些分类设置出现空类，或者有些材料无类可归。总体来讲，高职院校的档案工作与普通高校的档案工作还有比较大的差距，大家都在不断的实验、摸索之中。

二、高职院校档案形成的特点

《分类法》和《规范》是对全国高校的统一要求，并不是每个学校档案实体分类的标准格式。每个高校的办学模式、办学定位、办学规模都不尽相同，档案形成的种类、数量、来源也不尽相同，特别是高职院校，当初《分类法》、《规范》出台的时候，高职院校才刚刚兴起。不可否认高职院校是我国高等教育的重要组成部分，承担着培养职业技术人才的重要使命。相对于其他普通高等学校来讲，档案的形成有共通性，但更多的有着高职院校自身的特点，特别是艺体类高职院校，更有着鲜明的专业特点。一是办学规模。通常来讲相对于综合性的高校来讲，职业院校的招生规模较小，学校内部专业集中，下设的学院、系、专业相对较少，艺体类的高职院校专业更加集中，带有鲜明的专业特色，因此产生的档案数量相对较少。二是人才培养的层次。高职院校主要培养的人才是专科层次的，本科层次的高职院校有，但很少，因此高职院校主要培养的是专科人才，没有学位授予权，不同于其他本科院校的培养的学士、硕士甚至是博士。因此一些高职院校的档案材料里没有学位类档案。如果照搬《分类法》和《规范》，就会出现档案空类。三是人才培养的内容。相对于普通高等学校，高职院校培养的人才主要是职业技能型人才，教学内容贯穿职业技能培训，要求教师是双师型教师，培养的学生除了要获得毕业证外，各种职业技能的证书也是不可缺少的，因此有关职业技能档案材料会成为高职院校档案收集工作的重点。

三、高职院校档案实体分类方案建议

1.编制原则

根据学校实际工作情况，分类方案体现教学、实践、人才培养的重要性。档号作为存取档案的代号，反映学校的分类体系和档案的物理位置，编制力求科学性、稳定性、规范性，并适应计算机管理。

2.档案分类

学校档案分为党群、行政、教学、科研、实验设备、基本建设、外事、出版、财会、学生十大类，另外考虑声像档案、实物档案在载体和保存方面的特殊性，另单独设类。

3.档号结构与标识

档号由年度号、分类号、案卷号三部分组成。年度号由四位阿拉伯数字组成，代表文件材料的形成年度，采用自然年度法。分类号是档号的主体，一般采用一、二级类目标注。一级类目是根据学校档案分类的最高级标识，取汉语拼音的第一个字母，例如党群类档案标识为DQ，行政类档案标识为XZ……二级类目是对一级类目的细分，采用二位编码制，例如11、12、13……案卷号即案卷的排列顺序，是按分类最下位类目顺序排号，从1—n排列。

四、关于编制的几点说明

1.高职院校的档案工作应遵从《高等学校实体分类方案》文件精神，档案分类不能跳出分类方案的限制。考虑到大多数高职院校主要从事职业技术人才培养，没有校办产业，所以分类方案中没有设置产品生产与设计这个一级目录。高职院校少有本科及以上层次人才培养，没有学位类材料，因此取消教学类目下的学位类。

2.高职院校主要从事职业技术人才的培养，因此这方面的档案应该是档案收集、整理的重点，主要反映在教学类、学生类。在教学类档案中，有关技能教学、实践教学的内容应该成为重点。学生的职业技能鉴定、双师型教师培养，这类材料是高职院校与普通高校的最大区别。

3.考虑到某些类档案材料数量不多，因此在二级类目中有些项目进行合并，例如党群类、外事类、出版类中的二级类目。例如党群类下的统战、工会和团委类材料，如果划分得比较细，这些小类下面的材料就比较少，会导致空盒。还有外事类材料，本身就比较少，如果还划分细类，每一类材料就比较空。

4.由于现代信息技术的迅猛发展，声像类档案会越来越多，利用越来越频繁，因此对声像档案单独设类，特殊保管。实物类档案由于载体和保管的特殊要求，建议单独设类。

五、档案实体分类表

当然以上分类方案并是放之四海皆准的方案。提出以上建议仅仅是针对新建的高职院校。每所学校有自己的特色、定位目标、规模，具体到每个学校的分类方案必然不同。每所高职院校都要在认真分析上级要求、本校实际情况的基础上，制订出科学、规范、实用的分类方案，为本校的各项工作提供优质、快速的查档服务。

参考文献：

[1]那旭明.谈高职院校档案的试题分类工作[J].闽西职业技术学院学报，2009（06）.

[2]祁艳清.高职院校档案管理的思考[J].黑龙江科技信息，2009（08）.endprint