浅谈高等学校办公自动化系统的经济效益

窦 磊

(青岛工学院 山东 胶州 266300)

浅谈高等学校办公自动化系统的经济效益

窦 磊

(青岛工学院 山东 胶州 266300)

随着国家信息化程度的不断提高，教育信息化势在必行。本文结合本单位推广办公自动化的实际情况，阐述办公自动化给高校带来的直接效益和隐形效益。办公自动化系统可显著节约高校的办公经费，同时提高办公效率和决策的科学性、准确性及综合管理水平。

教育信息化；经济效益；OA系统

随着科学技术的进步，现代办公方式发生了深刻的变革，如何提高办公效率，发挥员工最大潜能，成为高校发展过程中面临的重要问题。办公自动化系统正是解决这一问题的有效途径之一，它是信息革命的产物，也是社会信息化的标志之一，它不仅节省了人们的办公成本，提高了办公效率和质量，改善了办公环境，更是将办公业务从事务层进入管理层，进而辅助决策层，将行政办公提高到一个崭新的层次。

1 实施办公自动化系统的必要性

随着科学技术的不断发展，信息技术将引发高等教育的巨大变革，高等学校要真正步入经济.社会发展的中心舞台，发挥“新世界经济发展火车头”的作用，就必须加快构筑与现代化教育相适应的信息化体系，确保教学、科研和社会服务三大功能的有效发挥，这是高校改革和发展的一项紧迫的战略任务，也是高等教育现代化的必然选择。

随着国家信息化建设的整体推进，政务信息化和学院信息化建设已呈现出良好的发展势头，而高等学校信息化建设相对要明显滞后，信息资源建设比较匮乏，缺乏统一规划、协调与合作。受主、客观条件的限制，传统的管理理念和思维方式严重制约了高等教育信息化的建设和发展。

高校管理体制的进一步健全，管理职觉的进一步明晰，为了适应现代化管理的需要和信息化发展的要求，我们迫切需要加强办公信息化的软硬件建设，以提高办公效率，增强部门协作，促进高效沟通，这也是节约办公费用，加强信息交流，提升竞争力的重要途径和措施。

办学规模的扩大和师生人数的增长，是学校不断发展的信号和标志，而由此带来的管理问题却常常无法令学校的管理者保持乐观。如何更好地适应现代化管理的要求及多校区管理的形势，进一步规范公文公务管理，建设节约型高校，加快政务信息化建设，提高政务工作效率和水平成了高校管理亟待解决的重要问题。为了高校管理方式的提高，引进先进高校管理理念的重要性逐渐引起了高校管理者的高度重视。作为知识创新和知识传播主体的高等学校，应该把信息管理作为促进学校发展的重要手段和战略环节，将信息发展目标与学校发展目标有机结合起来.通过利用网络技术、计算机技术和通信技术对学校中各类信息资源进行全面、科学、规范地管理，创新性地整合和集成，以达到管理业务流程的合理重组和管理职能的转变.进一步综合集成各种互相联系的管理功能，提高信息交流效率，促进管理的科学化和民主化。

2 办公自动化系统的实施过程

学校成立网络安全与校园信息化建设领导小组，统筹规划学校的信息化建设工作，发动全校的力量，广泛征集汇总各部门办公自动化需求，撰写《自动化办公软件系统项目申请书》，联系OA厂家到我校进行沟通交流。招投标完成后，立即进行软硬件的安装调试工作，汇总各部门信息管理员名单，并对各部门信息管理员进行专项培训，整理导入各项基本材料(学院部门、人员、岗位、职务级别档案、各部门电子公章、各部门领导电子签名)，最后在测试半年后，学校OA正式上线。

3 办公自动化系统的直接经济效益

结合我校引进办公自动化系统的实际情况，笔者认为办公自动化的直接经济效益主要表现在以下几个方面：

3.1 无纸化办公降低了办公成本

我校实施0A后，真正做到了无纸化办公，仅办公经费一项，每年预计可节约管理费用近200万元。日常往来函件，上级公文，各类传真、贺电全部通过OA发送，既提高了传递速度，又节省了复印纸张。我校相继出台的《关于学校办公自动化系统正式上线运行的通知》、《关于学校办公自动化系统运行的补充说明》、《关于严肃学校行政审批事项的通知》等文件，规定凡可通过OA传递的内部信息，一律通过OA传递，不再进行复印。

建立电子图书馆、电子档案馆，电子图书馆与网上书城进行合作，购买书籍网络版，由员工提出购买需求，经过审核批准后，在网上下载提供电子图书及服务，方便员工学习以及相关资料的摘录；建立电子档案管后，改变了单位内部以往通过纸质档案盒存档的方式，一律在网上进行电子存档，节省了经费，提高了使用效率，方便员工查询。

以往为提高合同会审、会签的效率，往往同一份合同要复印十几份，而有的合同页数近百页，造成极大浪费，实施OA后，可以上传合同的网络版，让领导在网上集中会签，实现了效率高、费用低的双赢。

3.2 视频会议系统缩减了会议开支

学校经常需要召开各种会议，传达方针政策，布置工作，交流经验。以前召开会议都得到指定会场集中，时间、交通安全、效率、费用都是需要考虑解决的问题，会后的层层传达，不及时不准确，效率不高。一旦发生突发事件，因领导不能及时沟通、决策滞后而造成损失。现在，视频会议系统已经在学校广泛应用，只要有条件召开视频会议的，学校各部门都在使用。不仅减少了学校的会议成本，提高工作效率，而且达到比以往工作更直接、更快速、更高效的目的。

我校大型会议(教师代表大会、校务委员会、年度工作总结大会、民主生活会等)众多，按保守计算,采用视频会议系统一年开上述规模的会议10次，将节约直接会议费用约5万元。同时，由于采用视频会议系统召开会议,开会的费用不仅降低，更重要的是方便、及时,解决问题的能力和整个单位的工作效率将会大提高,由此节约的直接、间接费用和带来的经济效益不低于20万元。

3.3 通过OA系统的用车审批单等流程表单应用，还大大节约了用车成本、通讯费用，办公设备维护费用等支出。

4 办公自动化投资的隐形经济效益

与直接经济效益相比，隐形经济效益或许没有直接效益那么明显。但隐形经济效益所带来的成本节约和效率提高却远远超过直接效益。办公自动化系统的隐形效益主要体现在以下几个方面:

4.1 精确推送，信息上传下达

OA系统可以帮助组织的领导把组织中的各项任务进行细化分配到每个人，部门成员可以对自己服务任务的完成情况进行回报和总结，领导通过表单的流程就可以很方便地了解任务的进展状况和成员完成任务的具体质量，并且可以对任务或成员给出阶段性的建议和意见，指导下一步的工作任务的处理方案和步骤，达到上下级意见的高度统一。

4.2 审批高效，创造快节奏办公环境

OA系统提供了从设计、应用、优化到门户展现全方位的图形化自定义，通过自定义规范、自定义表单、自定义流程、实现学校流程地图的设计;通过个性化授权，可以将常用的流程推送的个人门户，方便调用;通过规范、表单和流程的集成，可以使得员工运用制度和流程时免学习;并且该模块对学校的流程管理遵循PDCA管理法则，从发起流程到在办监控、办结查阅和效率分析进行闭环管理。

4.3 知识积累，防止人才流失加重知识流失

留住人才是组织管理者工作的重中之重，但无论多么优秀的组织，人员流动必不可免，如何在人走之前将其经验知识最大限度地留在组织同样是管理者需要考虑的问题。

OA系统提供了完整的文件档案管理地图，实现从个人文档、项目文档、互联网文档、单位档案的全文件档案链的采集、分类、授权、分享和管理，方便有权限的人在第一时间申请、查询和使用。组织在发展过程中创造的各种文件、公文、报告、审批、知识、技术文档、经验和阅历等散落在员工的大脑、移动硬盘、电脑、纸质文档、档案馆里等，通过OA办公自动化系统把这些隐形知识显性化，对知识进行进一步的收集、分类、沉淀、授权、分享、学习和持续创新。

4.4 保留征求，防止推拉扯皮

以前学校都是采用纸张、口头、电话来进行工作交接和确认，造成过一段时间后工作上“扯皮”的现象，现在通过OA系统，每一项工作都留下了“证据”，通过查看处理流程记录，准确查询办理时间、办理意见等，出现问题，直接责任到人，责任到点。

5 结语

我校无纸化办公系统上线以来，共制作业务流程表单80余项，涵盖了学校所有的行政办公业务，其中人均事务处理效率提高15%，团队组织沟通效率提高30%，组织学习能力提高20%，减少人力资源扩张8%，团队计划控制能力提高20%，办公及通讯、差旅费节约15%，显著地节约了学校的办公经费等行政支出，同时大大提高了学校的办公效率和决策的科学性、准确性及综合管理水平。

[1] 王洪海.办公自动化及应用.中国科学技术大学出版社，2011.

[2] 杨昭涛.信息化环境下教育均衡发展的探索和实践.北京师范大学出版集团，2013.

[3] 张进宝.国际教育信息化发展报告(2014—2015).北京师范大学出版社，2016.

窦磊(1985-)，男，汉族，潍坊高密人，科员/助教，大学本科，青岛工学院，网络工程。

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1672-5832(2017)12-0284-02