合同管理信息系统的设计与实现

文｜刘红顺

合同管理信息系统的设计与实现

文｜刘红顺

采用信息技术管理合同是企事业单位急需解决的问题，合同管理信息系统具备提高履约率、缩短合同周期、监管进度等职能,从而为企业带来直接和间接的效益。合同是事业单位、企业重要契约凭证，可有效保证双方合法权益。鉴于合同频繁签订、合同数量多、合同状态跟踪起来会有很大的工作量并且归档统计都需要更高的精准度。因此各单位对合同新签、续签、终止、进程监管等环节要求很高，维护信息量非常庞大等问题日益严峻，开发合同管理信息系统迫在眉睫，单位需要开发一款适合自身实际情况的合同管理信息系统对合同信息和状态进行维护、归档及监控。

一、背景

国外合同管理在60年前就有管理方法，自1959美国就成立了合同管理协会NCMA，专门为企业做依据和参考。早期合同状态分为七个部分，①合同执行，即合同准备、合同分析、合同类型、合同付款、合同执行文件、合同执行计划。②日常合同执行。③合同变更，即变更基础、加个变更、主题名称变更及协议。④转包合同和权利义务分配。⑤纠纷解决。⑥合同效力补救和终止。⑦合同结束。

国内合同主要研究关注点大多是建筑工程、劳动合同、项目合同、招投标等。随着信息技术的飞速发展,国内企业合同数量日益增加，计算机系统在企业管理中的作用日益突出，以企业需求为基础，IT技术为支撑，通过构建信息管理系统，提供及时、准确、完整的合同数据,为管理者增添决策依据，从而提高公司运营效率和管理水平，已成为各类企业生存发展的必要条件。

二、开发思路

合同管理与销售、项目实施、财务、物资、客户关系等都有所关联,涉及到相关部门问的协同。传统的管理模式下,各部门间信息的一致性与沟通的及时性,往往是影响相关人员协同作业效率、进而影响公司效益的重要因素。合同管理系统通过信息化手段建立公共的合同相关数据平台,对合同生命周期内所有信息及关联操作进行了整合和控制,改善了部门之间的信息交互和作业协同,不仅使运营与管理更为规范、更为有效,而且有助于提高履约率、提高客户满意度、缩短合同收款周期等,为企业带来直接和间接的效益。IT技术的革新,为合同管理系统的实现提供了新手段。B/S架构的兴起对应用架构带来了重大变革,统一将浏览器做为客户端大大降低了开发难度及维护成本。服务端方面SSH框架越来越受到开发者的青睐成为Java开发的主流。异步脚本(AJAX)技术使得前后台数据交互时不必刷新页面从而提升了用户体验。JSON格式减少了前后台交互的数据冗余。企业管理软件开发经验的日益丰富,使得业务需求越来越明确。功能展现不再能仅是简单的数据堆积,更需要有意义的数据组合,并通过图表、列表等形式,对比、多维度等手段,给用户最直观最友好的展现。ExtJs是在Js的基础上进行封装成为一组可扩展的页面展现控件,统一了页面风格,增强了开发效率,提升了展现效果。另外,相关技术能够满足合同管理系统其他系统间的数据交互需求,支持一体化的管理方案,并满足对扩展性和可维护性的更高要求。本文针对一套B/S架构,基于SSH框架,采用ExtJs控件,适用于企业级应用的合同管理系统,依次就发展背景、核心技术、功能设计以及技术实现企业所要求的功能。

三、功能需求及设计实现

（一）权限要求

管理员具有最高级别权限，能够开设、新增普通合同用户，管理能够对所有合同信息、包含新增处理、变更处理、违约处理等，对于删除合同信息请谨慎使用，删除时提示2次是否确认，同意后合同即被删除；部门管理权限，对企业部门进行信息维护；合同类型维护，由于合同具有不同类型，且可以自定义类型，定义后普通用户在新增合同的时候即可以选择合同类型；付款方式维护,为规范付款方式，管理员对该信息字段进行维护，定义后普通用户在进行合同结款的时候选择付款方式。

普通用户能够对合同进行正常维护，具有新增功能、变更功能、违约功能、续签功能；进入合同系统后，在首页能够掌握合同基本数据信息，如合同总数、正常进行合同数、结束合同数量、延期合同数量等；合同起始需新增信息，编写合同开头编码、合同编号、名称、类型签署部门、合同项目、金额、生效日期、终止日期等合同信息；新增合同乙方联系人、联系方式等信息；合同信息较多，用户在使用的过程中需要各种查询功能，为此，该系统应提供合同编号、合同名称、乙方名称、进展情况、终止日期、结束日期、使用部门、签署部门、付款方式、是否预提的组合查询，并且支持模糊搜索；针对合同信息量较大，在生成查询结果后，导出excel存档；预提合同，在合同维护里有预提合同维护，该维护里有预提资金记录，此功能模块针对合同未签署前的资金流动。

（二）客户管理

客户为创建合同时的必选对象，基本资料共有两个部分：客户资料和关联信息。基本信息包含客户基本信息、开票信息、联系人、客户备忘、客户附件等。

关联信息有多项内容，含合同信息、合同标的、审批信息等；对于客户的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。

对客户基本信息进行增、删、改、查功能；查询条件：客户名称、客户编号、开票名称、行业等。

（三）发票管理

发票管理用于发票在系统上的记录。发票按来源分为两类，接收、开具。

接收类的发票根据对象不同分为合同类发票，非合同类发票，此类发票接收后，商务确认后，记录接收发票记录。

开具类发票，根据对象不同分为合同类发票，非合同类发票，此类发票经领导审批后，才可开具，审批的同时登记开具发票记录。

相关功能：发票增、删、改、查功能;查询条件，发票类型、开票日期、发票对方、纳税识别号。

（四）统计查询

合同签订数量进行统计，根据年月和签订数量进行计算，生成折线图; 根据合同签订状态，正在进行、延期、已结束的状态进行计算，生成饼状图; 根据合同归属部门，对自定义部门的合同数量进行计算，生成锥形图。

四、非功能需求

（一）授权和认证

对登录用户身份信息，反复认证，并提供数据库认证，LDAP认证，USB-key（数字证书认证及串号验证）认证等多种身份认证的方式，本课题主要采用LDAP认证方式。

对已登录用户经行全局会话控制，认证会话超时或注销时，实现门户及其他应用统一注销，为单点登录功能开发相应的认证接口。

（二）约束与安全

1. 需求约束：

系统中跟其他系统的接口，统一使用webservice模式；界面要使用公司统一的软件操作界面。

2. 软件质量：

正确性：以软件需求为准，实现所有功能模块；

高效性：能够在以秒计的时间中返回用户操作响应。避免反应时间过长的情况；

可靠性：系统中显示的数据必须是正确的，能够给用户提供决策依据的数据；

安全性：跟数据库的交互只能通过软件进行。系统中各个部分要包含身份验证功能，不能通过页面直接访问；

可维护性：系统主要采取模块方式开发，降低不同模块间的耦合度；

可移植性：能够在Windows、Linux、Solaris等多种服务器上进行部署。

3. 隐含约束：

系统中的各个模块中的子功能也要相互独立，如：增删改查都要作为单独的功能分开，便于管理员的权限分配；尽量减少弹出窗口的使用。

随着数据整合的深入，在建立数据中心的同时，对信息来源数据实现抓取操作，将抓取后的数据作为身份认证的依据，以用户身份用户名举例，用户在数据整合之前记忆多个用户名，在增加业务系统的同时也增加用户身份的负担。因此，建设认证服务来实现统一用户管理势在必行，随后权限管理和身份认证也提升到日程。这样，合同管理在企事业单位信息化平台实现单点登录尤为重要。

五、总结与展望

合同管理信息系统在企事业合同管理中扮演着重要作用，包括合同基本信息、付/收款进度及印花税信息的录入、维护及查询,追踪合同付/收款进度并进行提醒。合同管理系统的开发使用,极大的提高了工作效率,使用效果良好。

但综合很多企业的使用中发现也存在一些问题待解决，比如与其他数据中心或信息系统对接中存在国标码不统一、接口方式难统一等问题；在需要流程审批过程中尚未达到类似OA协同办公系统中的审批灵活、流程环节多变等要求。

作者单位：天津艾讯网络科技有限公司