浅议事业单位人事档案管理数字化建设

张璐

（包头市中心医院工会，内蒙古包头014000）

浅议事业单位人事档案管理数字化建设

张璐

（包头市中心医院工会，内蒙古包头014000）

随着全球经济一体化和数字化的不断加速，国内法制化体系的不断健全，以全新知识、商业信息、全优服务等为特征的新经济时代，对传统医院人事档案管理工作提出了新的挑战。针对医院人事档案管理现状，从不同角度着重探讨了档案管理中信息化建设的指导思想、人事档案管理目前存在的问题、档案管理队伍建设、档案管理信息化建设等问题。希望通过加强上述工作重点，不断地发挥人事档案在医院中的指导作用。

事业单位；人事档案；数字化管理；医院

我们单位属于事业单位，建院多少年来收治各类病人2万多，通过医生的努力，为当地医疗事业和建设作出了巨大贡献。建各类档案13 697册套，其中，人事档案就是重要内容。以前，一直采用的是手工书写、人工查找的办法，不仅不能适应科技的飞速发展，而且滞后，同时还不能快速查找相关信息。鉴于此，急需改进医院数字化管理系统，建立数字化信息建设系统，加快社会信息化进程。获取信息就是占有资源，这种理念已经被越来越多的人认可。

1 人事档案管理存在的问题

1.1 领导对人事档案的重视程度不够

人事档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样声势浩大，不易被人们重视，也不易取得明显成果。这一因素属于一种潜在的因素。长期以来，领导对人事档案的重视程度不够，部分干部认为人事档案就是抄抄写写一些琐碎细事，认识上存在一定的误区，他们错误地认为人事档案管理就是“你查我调”“闭架借阅”。这种思想落后，认识浅薄，赶不上飞速发展的时代节奏。

1.2 对人事档案的管理信息化认识不足

随着科技的发展和计算机技术的应用，档案管理不断向网络化发展，传统的纸质人事档案管理走向现代化管理，为事业单位人事档案信息管理提供了高效和可靠的保证。由于部分领导在思想上对档案管理认识不足，以各种借口不投资档案管理，导致多年来档案流失，严重影响查阅资料的进程。为充分发挥档案工作在信息社会中的主体作用，事业单位应该主动、积极地将信息技术与档案管理技术结合起来，采取灵活的方法，加大档案经费投资力度，促进档案的信息化管理，从而实现档案管理一体化和数字化服务的突破。

2 如何做好人事档案信息化管理

目前，我们的人事档案管理还没实现完全信息化，需要加快信息化建设的进程，改变传统模式，彻底向档案管理数字化、网络化变革。其主要工作有：①我们可以将档案信息化检索方法由脱机检索、联机检索不断发展为智能检索，逐步实现档案信息化、传递网络化；②人事档案可以通过计算机来管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，然后就可以直接提高档案工作的效益；③与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本，实现了无纸化档案管理。

3 人事档案管理信息系统设计

3.1 系统分析与设计

信息系统架构与功能设计：在一个多层的立体体系结构中，整个人事档案管理系统是由硬件设施、数据存储、数据访问、业务逻辑、应用表现等6个层次组成。

3.2 数据库结构设计

人事档案涉及以下几项内容：①干部职工各种信息的输入。②干部职工各种信息的修改。③对转出、辞职、离退休信息的整理。④查询人事档案目录数据库建设是一个极其漫长的过程，通常一个人的人事档案需经过几十年的收集整理，甚至还需更长时间，因此要妥善保存，系统推进；对于那些使用频繁、容量大的重要档案，更要妥善管理。

4 增强档案管理的现代意识

在日益飞速发展的信息化时代，从潜意识中强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，这在不断加快档案由手工管理向计算机数字化管理的职能转变中属于非常重要的一环。增加档案人员计算机技能管理的内容是十分必要的。在档案管理中，管理员应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，不断探索知识经济主战场，把档案工作的重心转移到为知识经济服务，推进各项事业发展，提供优质服务的轨道上来。建立健全而周到的服务体系，不断提升服务意识和服务质量，让员工能快捷而安全地查到自己的档案资料，不会出现缺漏、褪色、遗失等不应该出现的问题。

5 增强档案信息化管理的安全意识

由于使用了计算机，新技术为档案管理提供了高效、快捷的方法，但也存在弊端，有时会带来安全隐患，造成人为的流失。主要体现为一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识不强，造成个别档案信息流失和个人信息泄露，带来不可挽回的损失。对于电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性，存储文件材料及载体时，容易损毁，一些问题早就存在，但没有予以足够的重视，往往会造成重要档案信息资料丢失。在管理中，信息管理员一定要对人事档案管理的政策进行认真研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用计算机的加密功能。通过数据库的数据，根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理档案资料的保密关系，既要摒弃不思进取、求稳怕险的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的思想，做到每个人的信息资料都不会泄露，也不会随意让外人看到个人信息。

6 提升管理人员的专业素质

在提升管理人员的专业素质方面，可从以下3点做起：①增强档案管理人员职业道德和政治思想素质，让他们具有较高的政治思想觉悟、坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力，从而认识档案管理的重要性，做到对每一位员工负责。②广泛学习。档案管理除了要求有较强的责任心之外，还要求不断掌握文学、档案学、档案编辑保护学和中外档案管理的先进知识，不断拓宽视野，不断扩大自己的知识面，提高自己的文字驾驭能力和综合分析能力。③不断掌握现代信息管理技术，努力早日成为既懂得计算机管理技术，又熟悉档案管理业务知识双重知识结构的复合型人才，不断提高计算机操作水平，同时设置的个人密码要具有中级程度，避免单一的数字被人盗取或破译。近年来，计算机网络技术的广泛应用，使档案管理进入现代化管理的先进行列，并为档案信息管理提供了高效、可靠的保证。传统事业单位人事档案管理面临着越来越严峻的挑战。信息化的人事信息管理模式以及人事档案管理现代化建设，对实现事业单位的人事人才信息管理的社会化服务具有非常重要的意义。事业单位档案管理人员要积极主动地创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，实现事业单位档案管理的不断变化。同时，为了充分发挥档案工作在信息社会中的作用，事业单位应该积极地将信息技术与档案管理技术结合起来，促进档案的信息化管理，促进计算机处理和档案管理不断完善。

总之，随着档案管理的改革和计算机的出现，我们的档案管理员在新时期应该以创新的姿态，不断加强工作的常态化，不断学习新的管理档案的方法，不断锐意进取，不断改革。让我们从传统的纸质档案中找到不足，从电子档案中发现优势，不断克服存在的弊端，做到保密、安全，同时随时可以查出个人资料，真正实现档案管理全优化。

〔编辑：刘晓芳〕

G275.9

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10.15913/j.cnki.kjycx.2017.15.090

2095-6835（2017）15-0090-02