浅析新形势下如何做好文秘工作

李爱栋

摘 要 在服务现代化快速发展的背景下，企业文秘工作的重要性日趋显著，能够有效地推进企业管理的科学化进程，提升科学决策水平。鉴于此，本文首先概述了新形势为文秘工作赋予的新内容，进而探讨了新形势下文秘工作应遵循的原则，最后给出了新形势下提升文秘工作水平的措施。

关键词 新形势 文秘工作 新内容 原则 提升措施

一、新形势为文秘工作赋予的新内容

随着信息技术的快速发展与应用，企业经营过程中的各类参与者之间的沟通变得越来越互通有无，这使得服务质量成为确保企业长期稳定发展的关键因素。在这种背景下，企业文秘工作也被赋予了新的内容。基本来说，这些新内容可以归纳为如下几点。

第一，文秘工作人员需要提升自身的综合素养。一是理论方面的素养，文秘工作具有一定程度的政策性意涵，因而文秘工作人员要及时了解国内外政治、经济等方面的发展情况；二是思政方面的素养，文秘工作所要处理的关系通常十分复杂，这就要求文秘工作人员具备正确的世界观、价值观以及严谨的思想作风，可以时刻为领导工作提供积极的建设性意见；三是职业道德方面的素养，这种素养是做好文秘工作的基础，决定了文秘工作的效率与效果。

第二，文秘工作人员需重视信息化技术的应用。随着计算机的普及，文秘工作也逐步信息化。文秘工作往往离不开对信息的收集、加工、传递、反馈和调节。信息技术为文秘工作带来了很大的便利，使其收集的信息更全面、更准确。文秘每天都会收集、分类、筛选、处理各种资料，把最具精确、简便的资料提供给领导，有效地为领导做好辅助工作。

第三，文秘人员应具备超前预测意识。所谓的超前预测意识，是指应当在领导尚未作出决策之前形成相应的心理思维预判，这种意识受到个人对各类信息的感知敏感度影响。在新形势下，超前预测意识可以帮助文秘工作人员及时理解各项信息，为领导决策提供有效的协助。为此，文秘工作人员首先自己应有强烈的工作使命感，以效率为开展工作的先导，处处为领导考虑，尽最大努力减少领导的工作难度与工作量。

除了上述几点之外，新形势下的文秘工作人员还应当拥有创新意识与竞争意识，不故步自封，通过不断更新自己的专业知识与技能，以在竞争激烈的环境中不断挖掘自身的价值。

二、新形势下文秘工作应遵循的原则

新形势向文秘工作提出了新的要求，但工作人员在具体开展文秘工作时，还应当遵循一定的原则，防止因过于追求新工作内容而忽视文秘工作的本质。具体来说，新形势下开展文秘工作需遵循如下三项原则：

第一，尊重但不迎合原则。尊重是人最基本的品德。文秘工作者不仅要尊重领导、同事，还要尊重群众。但是尊重必须有个度。尊重领导很重要，一方面要维护领导的威信和荣誉，从内心里尊重领导；另一方面，要帮助领导做好善后工作。

第二，遵从但不盲从原则。对于文秘工作人员而言，协助好领导以有效开展公司的各项经营业务是其主要的工作目标，这都是为了工作长期稳定发展而努力。在这一点上，文秘工作与领导日常工作具有共同性。鉴于此，文秘工作人员应当严格服从领导的具体工作安排与任务指令，认真有效地完成这些工作安排。然而，尽管如此，文秘工作人员仍然需要保持一定的工作独立性与自主性，在遵从领导安排的同时，要做到不盲目服从这些指令。当领导安排的工作中存在明显错误时，应当大胆地指出这些错误，汇报给领导以及时修正，这也是确保新时期文秘工作有效性的重要原则。

第三，參与但不干预原则。文秘工作人员在一定程度上能够参与到领导的决策工作当中，可以向领导提供一些建议。这种积极参与性是文秘工作人员所必须具备的，否则很难领会领导的工作安排意涵，也不能有效地降低领导工作的难度与工作量。然而，需要注意的是，文秘工作人员在参与过程中应严守自己的工作范围，不能出现越权干预的情况。与此同时，文秘工作人员在提出自己的意见后，应当保持一颗平常心来看待领导对于自己意见的评价结果，如果意见被领导采纳，也不能简单地认为这是隶属于自己的正确决策。也就是说，文秘工作人员有着自己的工作范畴，无论是为领导提出什么样的意见，都不能发生思想上的错位，更不能错误地干预甚至阻挠领导决策。

三、新形势下提升文秘工作水平的措施

在新形势下，文秘工作人员为了做好自己的工作，有必要采取措施来提升工作水平。基本来说，如下几点尤其需要加以重视。

第一，文秘工作人员应树立正确的工作意识，具有缜密的逻辑思维能力。一方面，文秘工作人员要有大局意识。文秘是领导的助手、参谋、耳目和智囊，所以考虑问题要全面，以大局为重，不能从自己的利益出发，要从集体的观念出发，避免把个人的情绪问题带到工作中，才能冷静、认真、准确地执行领导意图。另一方面，文秘工作人员要有缜密的逻辑思维。文秘工作事情比较多而复杂，要从容不迫地面对复杂的任务与工作，这需要养成良好的习惯。工作人员要排列好每日工作行程，按序处理，对于一些紧急事情要立即处理，注意轻重缓急，各种资料与档案分类存放，便于查找。

第二，文秘工作人员应确立科学完备的工作方式。文秘工作涉及文稿撰写、档案管理、招待工作、资料整理等工作内容，无论是哪一项工作内容，都是密切结合服务来开展的。基于此，文秘工作正确的工作方式应当以有效提供各种服务来持续强化，这些服务包括为企业服务、为上级领导服务、为业务部门服务、为员工群众服务四个组成部分。在为企业服务方面，文秘工作人员应发挥枢纽的功能，确保企业的各项工作都可以有序开展；在为上级领导服务方面，文秘工作人员应发挥出决策协助功能，做到全方位、全过程及高效率地领会领导决策意图，为方便领导决策提供协助；在为业务部门服务方面，文秘工作人员应发挥调解者作用，能够协调好不同部门的资料需求工作，避免不同部门间责任推诿情况出现；在为员工群众服务方面，文秘工作人员应发挥单位窗口功能，积极发挥员工诉求联络通道作用，确保领导的决策指令能够被员工很好地理解，而员工的需求反馈能够及时准确传达给企业领导。

第三，文秘工作人员应注重工作上的细节。细节决定着工作质量，进而决定着企业经营效果。尽管文秘工作表面上看来十分简单、重复、琐碎、单一，但这项工作却会影响到企业所有人的工作效率与企业整体利益。如果文秘工作人员因疏忽而产生较为严重的错误，那么在企业内部就会产生巨大的蝴蝶效应，甚至影响企业发展。因此，文秘工作人员在开展各项工作过程中应当保持严谨认真的态度，重视工作细节，凡事都要多问，尽量不要出现工作错误。

总的来说，新形势向文秘工作提出了新的要求，为了更好地完成工作，文秘工作人员有必要在遵循工作开展的基本原则前提下，增强自身的工作意识与工作能力，努力为企业、领导、部门、员工提供高效的服务。

参考文献

[1] 李进.谈新形势下如何做好文秘工作[J].企业家天地，2016（6）：32-33.

[2] 张立波.新形势下对文秘工作者的新要求[J].办公室业务，2012（5）：24+28.endprint