新时期做好基层档案工作的思考

冯云蓉

摘 要 随着经济社会的不断发展，对基层档案工作越来越重视，对基层档案工作提出了新的要求。本文简要分析了基层档案工作的现状及存在的主要问题，提出了新时期做好基层档案工作的路径，以资参考。

关键词 新时期 档案工作 思考

中图分类号：G271 文献标识码：A

基层单位的档案管理是整个档案工作的基础，是国家全部档案得以补充的源泉。当前，随着经济社会的快速发展，特别是互联网的广泛使用，基层档案工作也面临着极大的挑战。在新形势下，如何做好基层档案工作，是我们应该高度关注的课题。

1基层档案工作的现状分析

在现代信息高度发达的“互联网+”、全球化时代，基层档案工作不仅涉及到材料积累、人才调研、人事档案等的分类，而且对个人和单位的长远发展有非常重要的作用。目前，基层档案工作存在很多的不足，主要表现在三个方面：一是人员素质不高。部分档案工作人员的技能和思维、管理手段还比较落后，停留在手工操作时代，业务水平相对滞后。第二是思想认识偏低。部分单位对档案管理工作没有给予足够的重视，认为这个工作是简单的，不需要动用很大的人力、物力、财力。三是设施设备陈旧。办公设备没有及时更新换代，继续使用以前老式机器，现代化办公效率不高。

2基层档案工作存在的主要问题

（1）思想意识不到位。一个单位档案建设水平的高低，直接反映出领导对档案工作的重视程度，档案相关工作所需的人力、财力、物力就很难到位。近年来，通过《档案法》的宣传贯彻，基层领导的档案意识有所加强，但档案工作仍存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的情况，对日常有关档案工作标准不认真贯彻，而影响了基层档案工作的发展，影响了档案质量的规范和提高，也影响了档案工作人员对档案工作的积极性和进取心。

（2）人员队伍不稳定。由于体制的问题，机关档案管理人员大部分是兼职，再加上档案管理工作是一项劳神费心的苦差事，档案岗位津贴又不到位，同时档案业务素质又要求高，很多人都不愿干，即使在岗，也一身多任，往往被中心工作或民生工程占去绝大部分时间，对档案管理往往身有余而力不足，基本上没有时间去管理或整理本部门大量的档案资料，有时也只是应付而已。条件好的单位，直接送到县级档案馆帮助整理归档；条件不好的，就只能任其自然，经常存在几年整理一次档案的情况。同时，部分单位的档案人员变动频繁，导致档案工作不能保持它的系统性和完整性。

（3）收集整理不齐全。由于档案知识普及的不够全面，部分工作人员认为只有上级来文，红头文件才是档案，致使有些档案不能被归档保存。档案收集、整理的不齐全，不单单是档案人员的问题，与其它业務人员关系极为密切。例如声像档案，部分单位在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，负责摄影、录音的工作人员，认为拍完，录完就算完成任务了，根本就没想到归档。另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，由于全局观念、档案意识的缺乏，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

（4）档案制度不健全。很多机关单位档案的收集、保管、保护、借阅和保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，档案管理人员责任心不强，档案资料收集不全，整理不及时，文件资料堆积如山，丢失严重；档案管理混乱，致使其他干部或闲杂人员可以随意进入档案室查找资料和借阅档案，借出的档案又不履行任何手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向。

（5）基础设施不完善。基础设施是保障，没有一个合格的档案室，档案的安全保管、有效利用、功能发挥都是一句空话。部分基层单位的档案室建设简陋，基础条件差，档案柜陈旧老化，通风性能不好，安全措施没落实，防虫防霉设备不配套等；有些因受办公条件的限制，没建立综合档案室，而是与机关办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理；还有的只能叫杂物保管室，档案室里的档案没有多少，杂物、旧物堆满房间。

3新时期做好基层档案工作的路径

（1）增强服务意识，争取领导重视。一要加大档案宣传力度。有的单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，为此，一方面要找准档案工作与经济建设和社会发展的结合点，用工作效果的不可替代来争取领导和社会重视；另一方面要善于主动争取领导和有关部门的支持，采取有效的宣传形式，让更多的领导和部门了解、重视基层档案工作。二要爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。作为一名档案工作人员，一定要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中树立良好的形象。

（2）拓宽工作视野，实行综合利用。一要增强责任感，提高管理意识。档案工作要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、细心办事的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的管理档案的基本技能。档案工作者只有涉猎广博的专业知识，不断开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。二要不断加强学习，掌握管理技能。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。为此，基层档案工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。三要利用现有资源，整理档案。档案记载着丰富的信息，是一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果，要发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率。

（3）加强教育培训，提高队伍素质。一要提高认识水平，强化继续教育。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识当前档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高，要将档案管理工作者的教育培训列入重要的议事日程。二要加强制度建设，建立健全运行机制。要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度，使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。比如，档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理。这样，便可以激发档案工作者增强参加教育培训的主动性和积极性。三要加强综合培训，提高业务水平。从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的开展教育培训。坚持“学用结合，按需施教，重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。要给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。要普及相关学科知识。档案工作融汇了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。要强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中。四要建立奖惩机制，细化考核监管。进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要通过各种形式对他们进行《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、指导、检查和考核，不断提高基层档案工作水平。endprint