高校档案服务功能的拓展思路分析

李菡

摘 要：高校档案具有较高的价值，其不仅是高校各项工作的原始记录，而且还是高校的关键信息资源，这些档案信息资源的开发利用，是高校档案馆发挥作用的主要途径，也是高校档案馆服务功能凸显的必经之路。本文从高校档案服务功能的理论基础进行分描述，并结合高校档案服务现状调查结果，提出高校档案服务功能拓展的思路与相关措施。

关键词：高校档案；档案管理；服务功能拓展

1 高校档案服务功能概述

（1）高校档案服务功能理论分析

从当前我国学术理论研究来看，高校档案功能主要集中在基本功能与社会功能两个方面，基本功能是档案存在的基础和依据，而社会功能则是高校档案资源再利用的表现，是基本功能的拓展。从理论层面来看，高校档案基本功能包括管理功能、历史存储功能、资政维权功能三个方面。管理功能是高校档案最原始、最基础的功能，主要体现在收集、整理、鉴定、保管与提供利用等功能，对高校各项决策起到支持作用。高校档案记载了高校历史发展与校情，承载过去，展望未来。

高校档案的社功能随着信息网络技术的不断发展逐步走向社会，并涌现出更多的功能来。从当前高校档案管理的工作实践来看，高校档案的社会功能主要包括学术研究功能、宣传教育功能、信息服务功能、档案编研功能、文化休闲功能等。

（2）高校档案服务功能的特性

高校档案作为记录高校发展历史、重大事件、教学研究、科研成果、基建项目等方面的重要信息资源，具有针对性、文化性、特色性、开放性等特点。高校档案具有专门的服务对象和服务内容，服务的对象具有针对性，比如各级领导、管理部门、科研及教学人员、在校学生及毕业生等主体。高校档案的内容主要为本校有关教学、科研、基建、财务、党群、文书等档案材料，其能够提供的信息服务是有限的，在一定程度上也有不可替代性。档案是众多信息的记录载体，其本身就具有较强的文化性，不仅内容形式上具有文化性，在思想上的文化性更浓。此外，高校档案以不再像以往那样“神秘”，而是随着信息化发展，高校档案具有更开放性的功能，其服务范围也变得更大。高校档案服务功能要真正具有开放性作用，必须加大档案信息资源的开放力度。

（3）拓展高校档案服务功能的必要性

高校档案具有极大的价值，但从当前高校档案管理现状来看，高校档案的功能并未完全发挥出来，因此加强高校档案服务功能拓展工作具有客观的必然性。

首先，拓展高校档案服务功能是高校档案馆服务职能转变的需要，也是《高等学校档案管理办法》中“以人为本”思想的体现，高校档案作为独立的信息资源，要尽可能的满足社会各方面、各阶层、个人的合法、合理信息要求，积极主动的帮助公众实现信息权利。

其次，拓展高校档案服务功能是高校档案管理体制改革发展的必然产物，在体制改革下，高校档案服务功能由传统的领导决策支持逐渐转变为服务大众，服务功能的多样化形式是高校档案管理体制改革发展的必然产物。

再次，拓展高校档案服务功能是适应信息化社会发展的需要，信息化拓宽了档案馆收集社会档案信息的渠道，网络化丰富了馆藏的线索与途径，从而实现了由完全的 实体保管模式向信息管理模式的轉变。

最后，拓展高校档案服务功能是高校档案馆改变自身形象的需要，从以满足高校领导者、管理者、师生需求为导向，转变为面向社会大众，以向社会大众提供全面的信息服务为己任的形象。

2 高校档案服务功能现状调查分析

对当前高校档案管理工作进行实践调查发现，高校答案在服务功能拓展方面表现出两方面，一方面在积极发展的同时取得了突出的成就，另一方面在实际需求面前还存在一些不足。

从现状来看，高校档案管理部门的服务理念有了巨大的转变，逐渐将传统被动式服务转变为主动式服务。高校档案馆开放程度在逐渐加大，并且信息化服务成效显著，建立了档案信息资源数据库，逐步形成文档一体化管理模式。

虽然高校档案服务取得了显著的成效，但仍然存在一些问题继续解决，比如“重藏轻用”、“信息化服务层次不足”、“信息共享建设不够完善”、“档案服务功能范围过窄”等。从内部来看，档案自身分散性、机密性、回溯性的特点限制了高校档案服务功能的发展，受到高校档案管理水平的约束，在馆藏体系、检索体系、开放利用体系、档案馆管库建设体系、技术设备建设体系等因素的影响，档案服务功能并没有呈现多样化态势。

3 高校档案服务功能拓展思路与对策

（1）宏观对策

在宏观上，高校自身应从全局发展的理念加强高校档案服务功能建设，转变高校档案馆的管理体制，实行档案机构独立建制的模式，为高校档案服务功能的拓展提供保障机制。高校应加强资源整合力度，丰富档案资源，充分发挥网络资源的优势作用，扩张高校档案管理体制。除此之外，我国政府相关部门应在宏观范围内制定、完善和落实相关法律法规体系，规定高校档案馆性质、地位与功能，规定档案管理经费来源，以及各项服务标准，建立馆际间协作与资源共享机制。

（2）微观对策

高校领导应加强重视，在高校档案管理工作中贯彻落实人本管理理念，要严格确立“以人为本”的管理思想，合理组织和使用高校档案，扭转高校档案被动发挥服务功能的局面。高校要重视档案馆基础设施建设，加强技术设备的更新与现代化，并且领导要鼓励员工树立“用户至上、服务第一”的服务理念。高校领导要承担起高校档案管理服务功能拓展的义务与责任，严格按照各项条例制定高校档案管理工作标准。

在高校档案管理日常工作中，要丰富高校档案馆藏，改善高校档案结构，做好档案收集工作，拓展档案资源利用范围，设立特色档案资料库，实现高校档案馆藏形式的多元化。要全方位多角度的收集档案编研成果，设立档案编研材料全宗，改善档案馆结构，加强档案鉴定工作，提升档案资源的质量。

在高校档案管理中，档案管理部门要加强对档案、档案馆的宣传力度，采取多种方式来宣传档案管理工作，建立长期档案宣传栏，开展档案宣传活动，利用网站进行宣传，借助媒体进行宣传。在档案服务功能宣传中，要着重对档案的宣传，比如档案内容、档案服务、档案功能等，对档案编研成果进行宣传。此外，应加强高校档案信息化建设，促进档案信息资源共享，拓宽档案服务范围。

参考文献

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