我国高校基建工程档案管理的现状调查分析

郭贵来

摘 要：高校基建档案是高校在基本工程项目建设过程中形成的文档材料，这些材料对高校具有突出的价值。本文对当前高校基建工程档案管理的现状进行调查，对高校基建工程档案管理面临的问题与挑战进行分析，并结合现状调查结果与问题分析，提出针对性的建议，对我国高校基建档案管理工作的进一步完善开辟新的视角。

关键词：高校建设工程；基建档案；档案管理

1 我国高校基建工程档案管理的现状

对高校基建工程档案的管理现状进行调查分析可知，当前我国高校在基建档案管理层面已经具备了较为完善的管理制度，但更细致的规章制度要求方面还有待细化，比如对归档要求、归档时间等信息未做明确要求。在高校档案的保存条件方面，基础设施越来越齐全，尤其是档案馆的库房条件得到极大改善。在档案管理人员配备方面，高校通常并未设置专门的基建工程档案管理人员，而是在档案管理人员中临时抽调来负责基建工程档案的管理工作，因此其专业管理水平有待提高。在基建工程档案信息化、数字化建设层面，当前高校档案管理中的数字化程度有待提高，目前尚不能完全满足信息化发展需求。在档案利用方面，虽然基建工程档案利用频繁，但利用的范围有待扩展。

2 高校基建工程档案存在问题的原因分析

（1）执行力与保障力不足，规范化程度低

结合高校基建档案管理现状调查分析结果可知，当前高校基建工程档案虽然取得了一定的成就，但总体来看与现实需求仍存在一定的差距。在档案管理工作中，虽然《普通高校档案管理办法》已经颁布很长时间，但具体的执行并不理想，执行力不高，档案管理工作的规范化程度较低，主要表现在：一是经费保障不足，尤其是针对基建工程档案的经费保障容易被忽视；二是人员配备不专业，通常是一人身兼数职，且人员流动频繁；三是基建档案管理专业人才得不到保障，尤其是基建工程档案的数字化建设人才匮乏；四是对基建工程档案的收集、整理、归档等工作规范化程度低，多重视工程设计图纸的归档管理，对竣工文件的归档往往会忽视。

（2）信息化建设与管理落后，专业人才匮乏

高校基建工程档案具有较强的专业性，这就需要更为专业的专职管理人员，而且基建工程档案管理人员不仅要求熟练的掌握档案管理知识与技能，而且还需要了解或熟悉基建工程建设知识、信息电脑知识等，但实践中发现高校并未设置专职的基建工程档案管理人员，缺少专业、专职的基建工程档案管理人员。此外，高校基建工程档案的信息化管理程度较低，网络化管理水平落后，主要表现在：竣工材料未实现信息化，信息化管理系统未实现信息化，管理人员思想跟不上信息化发展要求。

（3）档案管理与基建部门配合不合理

高校基建工程单位与档案管理部门的配合不合理也造成当前高校基建工程档案管理存在诸多问题。实践调查发现，高校基建部门、基建工程施工单位、高校档案管理部门之间的职责划分不清，缺乏完善的监督、指导体系。在基建工程档案管理中，特别是极其重要的材料由于权责不明确，导致材料不能详细清楚，这对以后的基建档案归档与利用造成不便。

（4）基建档案利用面窄，载体不丰富

实践发现，高校随着基建项目的不断建设，相应的基建工程项目档案数量越来越多，但档案的利用频率、效率、宽度却并未随之增大，原因在于当前高校基建工程档案管理思想、方法与手段落后。从现状分析可知，造成这种问题的原因主要为：一是兼职人员较多，工作重心与精力分散，二是负责人没有将现场摄像纳入工作计划，三是即使工作人员去拍摄，也由于不够专业而获得的信息不全面、准确，四是施工单位资金分配有限，无专项资金进行数字档案整理，进而造成基建档案载体不丰富，档案的利用面也不宽。

3 提升高校基建工程档案管理水平的建议

（1）增强意识，提升专业知识与管理能力

针对高校基建工程档案管理现状、问题与原因分析，高校在针对基建档案管理时应增强服务档案服务意识，转变档案管理观念，提升基建档案管理队伍的专业知识与管理能力。高校档案管理人员需善于把被动服务转变为主动服务，积极吸收和引进国外先进的基建档案管理理念，创造良好的外部环境。在基建档案管理中，要规范基建档案文件的格式与规格，认真编写基建文件编号，提高基建文件材料的归档质量要求。此外，高校还应对基建档案管理人员进行必要的专业培训，提升他们的专业知识与管理能力。

（2）建立基建檔案管理规范与保障措施

一是建立健全高校基建档案管理制度，制定详尽合理的基建档案归档方法，实行部门立卷制度，实施立卷改革，借助计算机优势实现便捷管理，实行以“件”为单位的归档方法；二是在特殊时期，针对高校基建档案管理工作，高校可结合实际情况来应对“高校合并”与“院系调整”对基建档案管理带来的影响，严格执行管理制度，坚持基建档案“三个同步”管理，并加强领导对基建档案管理的重视，提高法制意识，健全基建档案管理体系。三是建立专门针对高校基建档案管理的经费保障性制度，适当给予一定的档案专用经费，并详细规定每类档案可实用的资金范围。

（3）加快基建档案信息化进程

随着高校数字化校园建设的快速推进，档案数字化与信息化发展获得了良好的机遇和环境，计算机网络技术和大数据技术的推广普及，使基建档案实现信息化具备了基本的条件。在高校基建工程档案管理的信息化建设中，高校应加强基础设施建设，建设先进的校园网络，并在此基础上完成档案管理网络。此外，高校建立部门立卷制，并通过高效档案管理网络进行档案立卷，然后档案管理人员进行接受、鉴定、分类、归档等工作。此外，在档案管理中，还应建立网络化共享机制，实现基建档案管理建设的信息化。

（4）加强高校档案管理部门与基建部门的合作

一是档案部门与基建部门合作，可分为三个阶段，即事前指导培训，全程参、工程与归档同步进行，事后监督。在每个阶段，双方都应紧密合作，确保在整个工程过程中材料与记录保持一致；二是基建部门与城建部门合作，其优势主要体现在以下方面：城建档案馆的出现使手机资料的完整度和归档质量大为提高，提高人们对档案工作的认识，有助于提高兼职档案人员的业务水平，并且城建档案馆筑起了反腐倡廉的防火墙，防治了思想懈怠问题的出现。

参考文献

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