基建工程档案信息资源集成管理研究

樊振东

摘 要：在高校基建工程档案管理发展中，随着网络信息技术的快速发展，电子文件的档案形式对传统纸质文件档案管理方式带来巨大的冲击。档案的网络共享理念大大拓宽了档案利用范围，提升了档案利用效率。但在实践调查中发现，高校基建工程档案利用率不高，因此本文借鉴集成管理理念，并结合高校基建工程档案管理工作实际，对基建工程档案集成管理提出针对性的建议。

关键词：基建档案；档案管理；集成管理

1 档案集成管理概述

在档案管理领域，集成管理一种全新的管理理念和方法，其创新性的将集成的思想运用于档案管理实践中，并通过多元化的方法与手段，促进各要素之间的优势互补与协同配合，进而促进整个档案管理活动的效率。在档案管理中，集成的思想体现出整体、优化、创造与开放的特点，而在技术手段运用方面则是以现代信息技术为支撑。集成管理具有目标性、空间广泛性、知识性等特征。

高校基建档案的集成管理是对档案信息资源集成相关要素的优化组合，其以用户利用为导向。档案信息资源集成管理的首要对象是档案信息资源内容要素，这也是集成管理的主体部分。具体来说，高校基建档案集成管理的内容包括基建档案实体和基建档案信息、高校基建部门的档案信息资源以及其他非档案信息资源的集成。

针对高校基建档案而言，档案信息集成的类型主要包括实体集成、虚拟集成与虚实结合集成几种。根据档案信息内容之间的相互关系，档案信息集成又可分为内容关联集成、逻辑集成、信息来源集成与综合集成。根据集成组织方式的不同，档案信息集成还可分为单元集成、系统集成、网络集成等几种类型。

结合高校基建档案管理的实际情况，实现档案信息集成管理需要设置与之匹配的目标。首先要实现高校基建档案信息资源结构及其管理要素的优化配置，然后才是实现档案信息资源集成服务。从现代档案管理理论来看，高校基建档案集成管理的最终目标是最大限度满足用户需求，提高档案利用率，即实现基建档案的集成服务。高校基建档案集成管理的目标具有多元性、稳定性、效益性等特点。

2 基建工程档案信息资源集成管理的必要性

一方面，从当前社会网络发展的趋势来看，高校档案管理工作最终必将走向网络化、数字化、信息化建设的道路，这是高校数字校园建设的必然要求。由此可见，集成管理作为现代信息社会重要的管理模式，使得高校基建档案集成管理是时代发展的趋势。网络信息的快速发展与普及对高校基建档案管理工作提出了更高、更新的要求，比如信息化给档案管理带来的改变表现为服务对象扩大、社会需求量增加、对档案质量要求提高等。社会网络化发展、政治民主化发展赋予了高校档案馆新的职能，要求其服务内容与方式都必须做出针对性的改变。此外，信息技术的快速发展与普及为高校基建档案集成管理模式提供了可能。

另一方面，网络信息化发展给高校传统基建档案管理模式提出了新的挑战，传统管理工作的弊端要求高校基建档案实行集成管理模式。从实践调查结果来看，当前高校基建档案管理存在较多的问题，比如集中统一原则与分层管理存在冲突，各部门之间的配合不足等。此外，随着高校基建项目的增长，基建档案数量急剧增多，这给基建档案管理与开发带来了难度，并且档案信息资源的分散性影响了档案信息的共享。当前高校基建档案管理存在的诸多问题，都使得档案集成管理具有一定的必要性。

3 基建工程檔案信息资源集成管理产生的影响

一是，高校基建档案集成管理模式将会对档案管理部门产生一定的影响，比如档案管理部门的权限可能会扩大，主要表现在对文件的管理上，并且随着档案管理部门权限的扩大，以及其管理内容的增多，其主体地位会有所提升。

二是，对高校档案管理部门的职能和作用会产生一定的影响，高校档案馆将不仅仅是高校的档案信息中心，将成为社会信息的重要组成部分，进而实现真正意义上的基建档案信息共享。基建档案集成管理也会扩展基建档案信息开发功能和信息服务功能，增强档案信息的公共性。在档案集成管理的背景下，数字档案馆将会与传统档案馆一样承担起档案信息资源保管的重要责任，而且数字档案馆将会发挥更大的档案信息利用服务功能，传统档案室功能将会弱化，数字档案室将成为趋势。

三是，在高校基建档案集成管理模式下，文件将成为档案信息资源集成管理的重要对象，这是由档案与文件间的密切不可分割关系决定的。在集成管理模式下，档案管理将会是一项系统、统一、连续的工程，需要将档案形成的前身——文件纳入到集成管理的范畴，这才能够确保基建档案管理能够在一个完整的档案生命周期内发挥作用。对于高校基建项目而言，其档案形成中涉及到大量的电子文件，这需要对这些文件进行必要条件限定，比如文件必须具备标准化特征，能够实行统一硬件和软件处理等。

4 基于集成管理的基建档案管理模式改革思考

（1）对高校档案馆、基建部门及其它部门的基建档案信息资源进行整合，整合的步骤为：按时移交、整合实体→建章立制，规范化运行→综合开发，强化服务→总结经验，逐步完善。

（2）针对高校基建档案集成管理模式的改革与优化，需要有高校良好的组织环境与制度环境给予保障，需要得到高校领导的重视与支持，并成立一个高效的工作小组，制定适合高校实际情况的实施意见和方案，并提供必要的资金支持。

（3）在高校基建档案集成管理模式改革中，要基于用户需求驱动进行改革，并采用适当的技术手段，保证改革前后的基建档案管理标准统一，并组建专业化的基建档案管理队伍。

对高校基建档案集成管理模式改革中的问题进行思考，从技术与规范问题来看，基建档案集成管理需要与之匹配的技术支撑，以及统一的标准与规范，这是实现基建档案数字化与信息化的基本要求。高校基建档案集成管理的最终目的是最大限度的发挥档案信息的作用，提高档案的开发利用，因此这就需要高校必须建立统一的规范，保证高校内部网、上下业务网络、外部网络、提供利用网络等系统具有统一的标准与规范，否则在后期的维护与升级中将会遇到更多的困难。只有建立了统一的标准，并组建专业管理团队，才能够保障高校基建档案信息共享的顺利开展。

参考文献

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