高校档案管理中信息资源共享模式构建分析

陈晓慧

摘 要：随着高校档案管理模式的深入改革，档案信息化建设已经成为当前高校档案管理的重要发展方向。高校档案管理已经从最初的存储功能，逐渐向多元化功能发展，其中档案利用越来越受到重视。在信息化建设的背景下，如何实现与提升档案信息资源共享服务水平，并构建高校档案信息资源共享模式，是当前高校档案管理急需解决的问题。

关键词：高校档案管理；资源共享；档案信息化

1 高校档案信息资源共享理念

信息资源管理理论是以文档管理实践为基础，经过信息资源管理学者的理论探索而成的。高校信息资源管理属于社会组织层面的信息资源管理，其包含全校各个部门、各个层次的信息资源。在高校档案管理工作中，随着信息化的快速发展与普及，网络信息化技术不断在档案学领域里延伸，这也推动了档案信息资源共享模式的发展。从信息构成角度来看，信息资源共享可分为信息资源、信息传播机构与用户三个要素，而从实践环节来看，档案信息资源共享在三要素的基础上，通过两个过程来实现，即信息资源共建与信息资源共享。信息资源共享中，“共享”是其关键环节，这需要通过模式构建来实现共享。

2 高校档案信息资源共享的必要性

（1）社会信息化浪潮的日益冲击

在高校档案管理的发展中，社会信息化的快速发展推动了高校档案信息资源共享建设的发展，使得高校档案信息资源共享具有一定的必要性。从发达国家的发展历程来看，信息资源和知识是现代社会的关键资源，因此加快档案信息资源共享建设是实现资源节约型社会可持续发展的关键。社会信息化快速发展推动全民树立和落实科学的现代信息资源观，从一定意义上说，人类信息资源开发水平和利用决定了人与自然、人与社会的关系，决定了物质资源的开发水平和利用程度。因此社会信息化浪潮的冲击使得档案信息资源共享建设具有较高的必要性。

（2）公众信息知情权的日益觉醒

高校档案室重要是信息资源，随着社会公众对信息知情权的日益觉醒与重视，他们对信息资源的需求日趋增大，获取信息资源的渠道要求也日益多样化。在信息化社会的发展背景下，利用档案已经不仅仅是少数人的权利，更多的人需要档案信息资源来满足信息需求，这给高校档案管理工作提出了新的要求与挑战。档案信息资源的需求者具有较强的分散性特征，通常不受地域、时间、利用手段的限制，这就需要高校档案管理工作中，加强信息资源的共享服务建设，以最快的速度适应社会发展需求。

（3）高校档案在信息社会中的战略地位

从当前社会发展来看，信息已经成为影响社会發展的重要因素，信息开始成为社会发展的重要生产力资源。在信息社会，信息受到人们的重视，这给信息资源管理部门提出了全新的挑战。高校档案作为重要的信息资源，其在社会发展中的地位不断提升，因此开发利用档案信息资源是社会发展的必然要求。在众多社会信息资源中，高校档案信息资源在对知识生产、人力资源开发、技术创新、高素质劳动力培养等方面具有突出的社会价值。高校一直是科学发展的前沿领域，在接触新知识，获取新信息方面具有得天独厚的优势，这也是高校档案信息资源共享的必备条件。

3 高校档案信息共享模式重构

（1）创建高校档案信息服务中心

社会的发展要求高校档案管理拥有针对性的发展模式，在知识经济时代，高校档案就必须构建与之相适应的信息资源共享模式。结合当前高校档案管理工作实际，在信息资源共享建设的推动下，要创建高校信息服务中心，为信息资源共享奠定物质基础。高校档案信息服务中心是在传统档案馆的基础上，依托网络信息技术而构建的，集档案收集、档案保管、档案整理、档案处置、档案查询、档案利用等功能于一体的综合职能部门。高校档案信息服务中心不局限于档案信息的收集、加工、整理与存储，而且还要负责档案的开发、利用、传播与服务。

高校档案信息服务中心的功能应结合档案信息资源共享建设的要求，从内容、方式与层次三个维度进行设计。首先，从服务内容层面来看，应全面覆盖高校日常所产生的所有具有保存、利用价值的档案信息资源；其次从服务方式来看，应以最为简洁的方式为用户提供最快、最准、最全面的直接服务；最后，从服务层次来看，应围绕高校的目标，参与到高校各项工作中，深挖档案价值，包括使用价值与附加价值。

（2）建立高校档案用户反馈系统

高校档案信息资源共享的目的在于提升档案利用效率与价值，这就需要在档案利用管理中获得用户的需求信息，建立档案用户反馈系统，进而能够针对性的开发档案信息资源服务。本文针对高校档案管理工作实践，从用户需求层面构建档案用户反馈系统。在反馈系统中建立两个环节，一是需求环节，包括需求类型、需求表现形式、需求结构以及需求的影响因素等；二是档案信息资源管理环节，从用户需求的特色出发，对高校档案信息资源建设的具体任务进行构建，并组织有效的档案信息输出。

为了提升高校档案信息资源共享的效率，从档案信息服务中心中获得用户的需求信息，包括用户要求、评价、意见等，然后反馈给档案管部门，并结合高校档案信息资源共享情况与反馈信息进行比较，之后对档案信息资源共享系统进行优化调整，获得最接近服务目标的过程。在信息反馈系统中，对反馈的信息进行分层，包括用户的意见或建议、高校档案利用效果、高校档案信息资源利用需求的趋势等，然后进行跟踪开发，并加以系统分析，最终增强档案信息资源共享系统的针对性与实效性。

（3）联合各高校构建档案信息集成系统

在高校档案管理中发现，单独一个高校的档案信息资源是有限的，往往不能满足不同用户的需求，这需要在档案信息资源共享系统构建中，积极寻求多个高校的配合，建立高效系统内的档案信息集成系统，通过档案信息资源整合的方式来丰富档案信息资源共享系统的内容。在实践工作中，由多个高校自身的档案信息化系统构成一个档案信息资源群，然后共同合作的方式下，建设高校档案信息共享与服务集成系统，通过这个系统，能够将各高校的档案信息系统集成起来，然后用户可以通过这个系统平台，结合自身实际需求去访问不同的高校档案信息系统内的信息资源。

参考文献

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