档案管理工作的信息化转变思路

尉京明

[摘 要]随着信息技术的不断发展，我国信息化水平不断提高，所产生的海量数据给传统的档案管理工作带来了极大的挑战。因此，档案管理的信息化建设已经成为档案管理发展的主要趋势。档案管理信息化不但能够有效提升工作效率和工作质量，还能够有效降低档案管理成本，实现信息资源的长期存储与共享，对于档案管理的未来发展具有重要的意义。然而，目前档案管理中依然存在着许多问题，制约了信息化的建设和发展。本文分析了档案管理工作信息化的必要性，阐述了档案管理信息化建设的现状，并提出了档案管理工作的信息化转变思路。

[关键词]档案管理；信息化；改革

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.110

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）22-0-02

0 引 言

档案管理信息化的本质就是将纸质档案或实体档案转变为电子档案，并上传到互联网平台中进行储存的档案管理模式。这种管理模式由于不受到空间因素的制约，可以实现长期保存，并且档案的查阅和分享都更加便捷，可以有效地提升档案的管理水平。目前，我国各个机关、组织、企业和院校都开始了档案管理信息化建设。然而，由于檔案管理信息化还不是很成熟，还存在许多不足，限制了档案管理信息化的发展。因此，档案管理部门要积极寻找档案管理信息化的不足之处，并有针对性地进行解决，从而促进档案管理向信息化方向转变。

1 档案管理工作信息化的必要性

1.1 信息化是档案管理的主要发展趋势

在信息技术高速发展的背景下，各行各业都开始了信息化的建设和发展，并对传统行业的发展产生了深远影响。在档案管理中，由于信息化技术可以将纸质档案或实体档案转变为电子档案，不需要占用大面积的档案存储场地，同时，互联网平台中的电子档案，具有检索功能，可以实现快捷的档案查找和阅览，降低了档案管理工作的疏漏，对于提升档案管理工作效率具有重要的意义。

1.2 档案数量不断增加

随着我国社会经济的高速发展，城市化的水平越来越高，越来越多的档案需要存储和管理，这也给档案管理工作带来了巨大挑战。传统的档案管理需要占用大面积的场地，并且档案数量也不断增加，由于检索功能落后，导致档案管理会产生昂贵的成本费用，又极大地降低了档案查阅的效率。而档案管理信息化后，实体档案转变为了电子档案，不再需要占据大面积的空间，同时，互联网具有检索功能，可以更轻松地查找到想要的资料，可以有效的提升档案管理的水平。

2 档案管理工作信息化的现状

2.1 档案管理信息化的重视程度不足

目前，我国各个机关、企业、院校和组织都已经开展了档案管理信息化建设，并取得了一定的成就。然而，对于档案管理信息化的重视程度仍然有所不足。许多档案管理部门对于档案管理信息化缺乏信任感，认为传统的纸质档案或实体档案安全性更高，而档案管理信息化容易遭受病毒或黑客攻击，档案信息安全性得不到保障。甚至还有许多地区采取电子档案与实体档案双重保存的管理制度，一方面，无法促进档案管理信息化的建设和发展，另一方面，由于工作更加复杂，还会增加档案管理成本，降低档案管理的效率。

2.2 缺乏专业的档案管理信息化人才

人才是促进社会或企业发展的最核心资源，由于我国档案管理信息化的发展时间较短，还没有形成完整的档案管理信息化人才培养体系，导致档案管理部门普遍存在人才匮乏的现象。档案管理信息化人才要具有丰富的档案管理经验，能够进行基础的档案信息化存储的同时，又要能够利用计算机处理应急事件，属于一种高素质的复合型人才。而目前，大多数档案管理工作人员都缺乏信息化建设的能力和经验，制约了档案管理信息化的建设和发展。

2.3 档案管理模式不够健全

科学、合理的档案管理模式是档案管理信息化建设的重要基础，目前，我国档案管理工作由于受到传统思想的影响，仍然采取粗放式的管理手段，没有建立完善的档案管理信息化体系，档案管理工作的流程较为复杂，导致管理工作的效率低下。同时，由于缺乏统一的档案管理信息化标准，许多档案管理部门存在工作能力不够和效率差的问题，导致不能充分利用档案管理信息化资源，从而难以有效促进档案管理信息化建设与发展。

2.4 缺乏电子档案安全管理意识

电子档案与实体档案具有本质上的区别，电子档案是以数据的形式储存在互联网平台上，而由于互联网平台中存在各种病毒和黑客，导致电子档案的安全性受到一定的影响。而一部分档案管理部门缺乏对电子档案的安全管理意识，会导致电子档案受到攻击或被窃取，从而产生无法估算的经济损失。这也就要求档案管理部门树立电子档案安全管理意识，通过加强防火墙等安全设施的建设，来为电子档案提供安全保障。

3 档案管理工作信息化的转变思路

3.1 加强档案管理信息化人才队伍建设

由于我国档案管理信息化的发展时间较短，还没有形成完整的档案管理信息化人才培养体系，导致档案管理部门普遍存在人才匮乏的现象。而具有高素质的复合型人才是档案管理信息化建设和发展的核心力量，因此，档案管理部门要加大档案管理信息化人才队伍建设。一方面，档案管理部门要邀请业内专家和学者，以讲座或论坛等形式对工作人员进行培训，从而全面提升工作人员对档案管理信息化的了解和应用水平；另一方面，档案管理部门要注重与高校进行沟通和协作，建立校企联合的合作模式，通过让高校针对档案管理信息化的需求设计相应的教学内容，有效提升高校的教学水平，培养更多符合档案管理部门需求的高素质人才，为扩充档案管理信息化的人才队伍起到重要的推动作用。

3.2 提高对档案管理信息化的重视程度

档案管理信息化的建设和发展是一个实现从无到有的过程，并且需要完善的基础设施建设才能够达成，因此档案管理部门要提高对档案管理信息化的重视程度。首先，政府要加大财政投入，来保证信息化的建设水平；其次，档案管理部门通过鼓励相关的工作人员探讨档案管理信息化对自身工作的影响等方式，来激发工作人员档案管理信息化建设和发展的积极性；最后，档案管理部门要注重转变档案管理的理念，通过不断革新档案管理的手段，为用户提供更加多元化、人性化的检索服务，从而达到提升档案管理水平的核心目的。

3.3 建立完善的信息安全体系

目前，许多档案管理部门对于信息安全都缺乏清晰的认识，没有了解到病毒或黑客攻击对电子档案产生的危害，因此有必要建立完善的信息安全体系。首先，政府要加强对档案管理部门的信息安全教育，使其意识到信息安全的重要性。其次，政府要通过财政投入的方式，建立强大的防火墙体系，有效阻挡病毒和黑客的攻击。再次，档案管理部门要采取档案分级制度，通过按照档案的重要性分级，并设施不同的查阅权限，从而最大限度地降低电子档案受到攻击的可能，提升电子档案的安全性。

4 结 语

档案管理信息化是档案管理事业发展的主要趋势，随着信息技术的不断发展，大数据时代已经悄然来临，需要存储的档案越来越多，传统的档案管理模式已经无法满足时代发展的需求，因此档案管理部门要通过档案管理信息化的方式，来提升档案管理的效率和水平。目前，我国档案管理信息化仍然存在着重视程度不足的问题，没有建立完善的教学体系，导致高素质的信息化档案管理人才匮乏。同时，档案管理部门也没有建立健全的档案管理模式，缺乏电子档案安全管理的意识，制约了档案管理信息化的发展。因此，档案管理部门首先要提高对档案管理信息化的重视程度，通过校企联合等方式，加强对档案管理信息化人才的培养力度，并建立完善的信息安全管理体系，可以有效促进档案管理工作的信息化发展。

主要参考文献

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