会计档案管理浅析

白子滢

[摘要]会计档案是国家以及各企事业单位的重要档案之一。它是反映出某个时期国家财政、经济政策和灰机核算原则、方法等，也在会计活动中形成的以会计凭证、会计账薄、会计报表和其他会计专业资料的形式对会计业务和会计活动的客观历史反映。

[关键词]会计档案 管理 作用

一、会计档案主要特点

（一）存在范圍广。当前经济活动中，只要是具备独立核算条件的企事业单位都会开展会计核算，那么就会不断产生一批又一批的会计档案。随着我国经济的快速健康发展，各类经济组织数量会越来越多，在如此宽广的范围内，会计档案会越来越多，形式也会越来越多样化。因此，会计档案就具备了其他领域档案所不具备的广泛来源。

（二）内容具有很强的专业性。会计档案能够直接反映出某个企业、某个单位全部的经济活动情况、财务收支情况，反映出其某个时间段的资产、负债、所有者权益等状况或者现金流量等。这些都决定了会计档案必然带有很强的专业性。

（三）形成程序非常严密。在经济业务活动中，所发生的每一项经济业务都要取得或填制原始凭证，会计人员要对原始凭证的真实性、合法性、合理性进行审核，然后根据审核无误的原始凭证填制记账凭证；再根据原始凭证和记账凭证登记账簿；然后根据账簿，定期在进销存软件中编制财务报表。在这一系列程序中，会计凭证、会计账簿、财务报表密切相连，形成了有机整体。由此可见，会计档案的形成过程远远要比一般的档案严密。

二、会计档案的主要作用

（一）能够有效记录经济活动的真实表现。会计档案通过记录会计活动来有效体现经济活动。比如说，一张简单的工资单，不仅能够记录每个员工的工作涨幅下降等变化，还能够有效的反映员工的工龄、职务、各类补助、水电等具体细节，而且能够通过个人工资情况反映出企业整体经济状况。

（二）能够影响全国面上经济工作。从宏观来说，国家利用各企事业单位、各机关的会计档案反映的数据逐级汇总，可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况，从而制订更适应国家经济建设决策；从微观来说，各企事业、机关单位利用会计档案提供的原始数据，科学地预测未来，制订优化出最有利于自己的管理方案，以便进一步降低成本，提高效益。

（三）可以有效维护国家及企事业单位权益。改革开放以来，全国经济发展变得活力十足、形势良好。但是经济的快速发展，导致法律法规经济领域的一些监管不够严密。一些人为了谋求私利，胆大妄为，利用一些所谓漏洞，铺张浪费甚至中饱私囊，使国家和单位利益受到损害。而这些违法违规活动，都会在会计档案中留下直接或者间接的痕迹，成为打击经济犯罪的重要证据，为遏制经济犯罪做出了自己贡献。

（四）为后来者研究会计发展历史和档案所属单位历史提供重要资料。会计档案真实记录了各个经济单位的经济活动，既能够记录了各个经济单位的经济业务数据和事实，具有重要的查考、利用价值，为研究会计历史和经济发展提供了丰富的原始资料。同时，通过会计档案的积累，还可以为企事业单位、机关团体编写大事记、开展会计历史研究等提供经济活动方面的原始材料。

三、解决会计档案管理问题的措施

（一）建立健全会计档案管理制度。一方面，企业要严格执行国家统一的会计准则，加强会计基础工作，明确会计凭证、会计帐簿和财务会计报告的处理程序，会计资料要真实完整。企业档案部门要加强与会计部门的交流合作，认真配合会计档案的监督、检查、指导职责。另一方面，各级档案行政管理部门要强化依法行政的力度，积极争取同级人大的支持，开展或联合开展会计档案执法检查；联合财政部门依据档案法规进行会计工作评估。

（二）提高工作人员的职业能力和法律意识。财务会计人员的政治、业务、法律素质与风险密切相关，因此，要加强会计档案的管理，提高会计档案管理人员的综合素质也是必经之路。要有针对性的开展职业道德建设，使财会人员能够用职业行为规范约束自己的言行，保持客观、公正的立场接收和管理。要加强专业继续教育和培训学习，更加熟练的掌握会计工作职能。此外，《会计档案管理办法》第四条明确规定“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损毁、散失和泄密。”由此可见，是否重视对会计档案的管理是一种严肃的行为。因此，要加强法律法规专题培训，提高工作热源的法律意识和法律素养，避免因不知法而违法甚至犯罪。

（三）规范会计档案立卷、销毁、移交等。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。会计档案保管期满需销毁时，由本企业、单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。机构变动或档案管理人员调动时，还应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。endprint