浅谈海外工程项目档案的收集与整理

文/中国土木工程集团有限公司 任嘉

浅谈海外工程项目档案的收集与整理

文/中国土木工程集团有限公司 任嘉

在海外工程项目中，现行的项目档案收集和整理的方法与制度存在着一系列的问题，再加上项目背景和工程特点的不尽相同，对海外工程来说也是一项不小的挑战。本文针对面临的相关问题，重点阐述一下海外工程项目档案的收集与整理。

海外工程；项目档案；收集；整理

一、项目档案的重要性

项目档案是企业中记录工程的一项凭证，在工作中往往会起到非常重要的参考作用。海外工程项目档案也是一样，它会详细并且毫无遗漏地记录公司在海外生产经营的实际状况，并跟踪记录全部的管理、决策活动。通过项目档案往往可以对未来决策作出参考，并有效规避风险。海外项目档案在海外项目中占有非常重要的地位，它不但会影响企业应获得的利益，还会关系到国家的整体形象。因此在进行企业文化教育时，要对企业员工进行宣传教育，不论是中高层领导还是一线工人，都应该了解并重视档案的重要性。档案是非常重要的数据资料，在进行完各项工程任务后，应该及时做到档案的收集和整理。海外项目档案的管理工作也要始终存在于从项目启动到工程结束的全过程。

二、海外工程项目档案收集与整理中面临的问题

项目档案在企业发展中占有不容忽视的地位，因此档案的收集就显得非常重要。但多样化的经济格局和海外工程复杂多样的工作环境对档案的收集与整理来说是一项巨大的挑战。再加上我国针对海外工程的研究较少，经验不足，因此在收集与整理中往往会出现很多问题。

（一）档案收集与整理人员的流动性较大。海外工程不同于国内工程，缺乏团队的稳定性，经常会出现一些机构调整、人员调换等情况，工程项目档案的收集与整理人员变动很大。部分单位往往不具备专职档案员，更有少量单位经常对专兼职档案员进行频繁更换，从而造成档案人员思想不稳定，对档案的收集工作带来不利的影响。在进行专兼职档案管理人员调换的过程中，往往没有按照已经成文的规定进行文件的交接程序，甚至部分人员会将有价值的资料占为己有，导致了大量资料的丢失，从而影响了公司相关工作的开展。

（二）缺乏对项目档案收集的意识。海外工程项目档案收集工作是项目档案管理不可或缺的一个环节，收集工作是否做得完善将会影响到整个项目档案的管理和应用。缺乏档案收集工作，那么档案真正的价值将无法体现，同时档案的完整性、实用性和真实性也就无法实现。档案收集工作是整个档案管理的起点，更是基础环节，但多数职工对档案收集工作的意识不强，不重视档案工作的开展，导致项目档案资料的收集工作存在很大的难度。

（三）档案收集与整理人员的外语水平较差。在海外进行工作势必会受到语言障碍的影响，尤其对于项目档案收集工作来说更为严重，许多资料需要翻译或整理，而档案收集与整理人员的外语水平则决定了工作开展的程度。有限的翻译人员需要投入到经营销售岗位中去，那么部分外文档案收集工作只能由这些人兼任，由于不能细致地了解，便会出现很多资料混乱、整理无序的情况。项目档案收集与整理人员的语言障碍对档案的分类、整理、归档等造成明显影响，只有加强对外语的学习，使其外语水平能够与复杂的语言情况相称，才能够减少对档案收集与整理工作的制约，从而更完整地完成档案收集与整理工作。

三、 针对项目档案资料收集问题的措施

海外工程项目档案记录了海外项目经营、生产管理活动的重要过程。以具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等文件材料的形式为当前和今后的工作提供参考的凭证。针对海外工程文件资料有以下9个重要的方面，分别是：收集、归档、接收、整理、立卷、对外发送、电子文件管理、鉴定与销毁。其中档案资料的收集是非常复杂的一环。因此从整个项目的准备阶段开始到项目的完工验收，都应该重视资料的收集和积累。档案收集工作应该与工程项目建设一起进行，在项目建设期间进行资料的积累、审查和整理，在竣工后，完成对资料的归档和验收。针对海外工程项目档案收集现存的问题，提出项目档案资料收集的措施。

（一）档案收集要注重全面。档案是工程项目的真实记录，它全面展现了整个项目活动的全部过程和结果。因此在进行档案收集的过程中，必须要注重全面，要保持宁多勿漏的态度进行资料的收集。在档案收集过程中，凡是认为有用处的资料都应该收集上来，无论用处大小都应该分类进行储存保管。档案的价值不仅仅在于其本身给企业带来的利益，还要包括社会对档案的属性要求，只要有利于经济发展，对社会有借鉴意义的档案资料均应该收集上来。

（二）规范资料收集与使用的步骤。文件材料收集起来的困难之处在于资料拥有者的私藏或抵制。这种情况的出现是因为现行状态下材料使用的复杂性，为了方便自己的使用，他们便将资料进行自我保存。面对这种情况，档案管理人员要做的就是改善自己的运行模式，提高服务质量和效率。当文件材料可以很方便地进行取放时，材料拥有者便会主动地将材料上交进行保管。另外可以提供高效多样的服务模式，例如工作人员可以通过年份、项目、特点查询相关的资料，资料的丰富性会更加有力于材料的收集。

（三）防止文件材料的散失。档案作为比较重要的文件材料，在工作的过程中，必须通过完整健全的档案管理制度来进行资料管理，从而有效防止文件材料的缺失。加强管理，进行文件查阅等级制度来时刻把握资料的流向，制定相应时间标准，保证资料能够在短期内归还。

四、针对海外工程项目档案资料整理问题的措施

档案在收集之后想要得到有效的应用，必须进行有系统的整理。项目档案整理就是在归档前根据国家有关规定，并按档案管理的要求，以文件为单位进行归纳整理的过程。档案资料是否得到有效的整理将影响以后文件查阅的便捷性，因此必须采取多种手段加强对海外工程项目档案资料的整理。

（一）加强人员配备，责任落实到人。为了有效地对档案资料进行掌控，必须安排专门的档案管理人员，并设定相应岗位，使其在长期时间内保持稳定。对于较小的分支机构，也要考虑安排兼职人员进行管理，不能出现档案管理的空缺和漏洞。规定管理人员的职责范围，将责任具体到人，并经常开展档案管理人员的培训教育。

（二）对海外项目档案进行科学分类。海外工程的复杂性导致档案整理的复杂性，必须进行详细的分类归纳才能够对档案进行妥善的安排。可以根据业务特点进行档案划分，也可以根据地区工程划分档案，还可以根据其重要程度划分核心档案或一般档案。针对不同的情况对档案进行妥善的安排和处置，制定相应的标准制度进行资料的有效整理。只有健全了相应的规范管理制度，才能够明确资料的收集和取放，从而提高档案整理的可操作性。

（三）利用现代信息技术进行海外项目档案的整理。现代化信息技术和数据库的发展给档案管理带来了新的革命。在复杂多样的国际背景下，海外工程项目档案完全可以依靠计算机网络和数据库技术进行整理。计算机网络可以有效地进行电子版海外工程项目的整理工作，避免了整理纸质档案的不便。此外，电子档案更有利于信息的流通和传输，可以很方便地在企业各部门之间进行传输查阅。可以考虑建立各公司和各项目的电子档案数据库，提高海外项目档案的现代化管理水平。

在海外工程项目档案管理中，项目档案的收集和整理是其中很重要的环节，也是管理工作的基础。因此企业应该仔细发现和分析项目档案收集和整理过程中存在的种种问题，并根据问题作出相应改善方案，加强项目档案的收集和整理工作，以支持企业的进步和发展。

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[2]胡煦,鲁静.浅谈海外工程竣工档案管理的问题及对策[J].建筑知识,2016.

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