人社系统民生档案管理工作的几点思考

文/平泉市人力资源和社会保障局 王建华

人社系统民生档案管理工作的几点思考

文/平泉市人力资源和社会保障局 王建华

人社系统民生档案管理的工作与人民群众的利益息息相关，为了更好地适应民生的实际需求，推动社会健康、可持续地发展，应该加快建立和完善人社系统民生档案管理的工作体系。本文主要分析了人社档案管理工作的现状，阐述了档案管理工作面临改革的必要性，同时提出了相应的建议和对策，着重培养档案管理人员的综合素质和能力，健全档案管理工作的监督体系。

人社系统；民生档案管理；必要性；建议和对策人社系统民生档案管理工作，就是指人力资源和社会保障部门收集、归纳、鉴定、统计和保管相关的档案材料，可以促进人社业务在未来的路上更好地前行和发展。为了实现档案管理工作的业务化，提升档案管理工作的质量和水平，必须对档案进行分类管理，接下来具体阐述和说明人社系统民生档案管理工作的现状和对策。

一、档案管理工作的现状

在人社系统民生档案管理的工作过程中会面临很多问题，主要表现以下四点：

（一）档案的管理不统一、不集中，没有实现标准化的管理。由于各个业务之间的管理方式是不同的，每个档案室的管理机制和运行流程也是不同的，不能达到共享资源的效果，民生档案的管理标准不统一，便很难实现规范化的管理。例如自行管理的有机关事业单位有医疗保险的档案管理室、劳动监察的档案管理室，而社会劳动保险的档案管理部门却负责保管全市退休职工档案的管理工作。如果档案的相关分类方法、保存期限等要求未能实现具体化和标准化，会严重影响档案整理的工作效率。

（二）档案管理的工作人员不够熟悉工作，缺乏职业素养和专业技能。档案管理工作是一门业务性很强的工作，要求档案管理工作人员的专业知识足够丰富，进而组织和保证档案管理工作的顺利开展。然而，当前档案管理的工作人员对专业知识的熟练度不够高，未能实现档案管理工作的信息化管理，而且档案管理工作人员的工作积极性不够高，缺乏学习新知识和全面拓展自己的热情。

（三）库房相对分散，档案管理工作的成本很大。由于没能进行统一化的管理，每个档案室的档案用具、电脑空调等设施存在重复投资和部分闲置的严重浪费问题。甚至某些事业单位考虑办公用房有限的问题，到外租房，没有按照正常的流程对档案进行管理，档案管理工作的安全状况令人担忧。

（四）没有健全档案管理的目录和数据，现代的数字化工作还未实现。目前人社系统民生档案管理工作的标准没有健全，未能实现规范化的管理，一部分单位是使用自行设计的软件，一部分单位是直接在市场上购买的软件，但是这两种软件不统一，这种管理模式给计算机检索工作造成了一定的困难，不利于档案资料的整体检索和利用，增加了工作的时间和难度，阻碍了档案管理工作的顺利开展。

二、档案管理工作改革的必要性

首先，档案管理的工作是与人民群众的利益息息相关的，比如，大学生的学籍档案，是他们毕业后就业信息的一个重要保障，同时也是学历的一种证明和依据，是考取相关从业资格证的一个必备资料，这说明了档案管理工作不仅仅是资料的保存，而且还是社会公共事业单位提供资料检索的地方，其重要性得以显示。其次，档案工作的顺利开展有利于国家政府部门直接获取所需的个人信息，当然，这是针对某些个人问题，在方便政府部门办公的同时，也提高了解决实际问题的效率。第三，档案资源库是国家开展活动的基础和真实记录，有利于融合人和事，加快利民政策的实施进程，促进社会的发展。

三、做好档案管理工作的建议和对策

（一）实现精细化的档案管理模式。一方面，档案管理需要规范有序，同时保障档案工作的基本设施，做好档案管理工作的物质基础。另一方面，档案管理工作需要明确三个主要问题，一是高度重视档案管理的主要任务和目标，做好全面的工作计划，对各个部门的考核做详细的规定。二是提高管理人员的专业性，扩大档案管理工作人员的数量，对业务档案进行及时整理和转移。三是建立规范化的标准，健全相关的制度，让档案管理工作的每个环节都能实现有据可依，推动档案管理的有序进行。

（二）改变传统的纸质档管理，实现纸质档和电子档的共同管理。纸质档模式的储存方式很简单，但是不易长期保存，且检索起来十分繁琐，档案管理工作费时费力，现如今计算机的使用已经得到普及，运用计算机实行档案的电子档管理，有利于提高档案检索的效率，减少很多繁琐的工作，让档案管理这个工作变得更灵活，更方便。所以说，使用现代的信息档案管理模式，建立电子档案管理库，是一个非常值得选择的举措。

（三）对档案进行集中化的管理。首先是针对档案资料管理的集中，因为条件的限制，办公地点十分分散，档案的管理显得尤其分散，对工作和服务有很多不利的影响，对档案进行集中管理，有利于减少这种不便的现象。其次是对档案管理人员的集中管理，对工作人员进行基本的考核，选择一些综合素质较高，责任心很强的人员组成一个小组，建构一支熟悉业务、十分稳定的高干队伍，甚至还可以对他们进行统一的培训，进一步适应当前的发展趋势。

四、结语

人社系统民生档案管理工作的有序执行，有利于维护良好的生活秩序，推动市场经济的可持续发展，其作用至关重要。但是当前的现状表明，档案管理工作中存在着许亟待解决的问题，需要人社部门引起重视，在工作中不断进行探索和改革以便更好地适应社会的发展，更好地服务于各个事业单位，为它们提供便利的途径，提高工作效率，实现双赢。

[1]钟云.关于加强和改进人社系统民生档案管理工作的几点建议[J].办公室业务,2013(10)：108.