高校人事档案“三龄两历”专项审核工作的思考

文/莆田学院 陈桂香

高校人事档案“三龄两历”专项审核工作的思考

文/莆田学院 陈桂香

从干部“三龄两历一身份”的角度分析了高校干部人事档案在专项审核活动中遇到的问题，对人事档案管理提出了一些改善的建议。分析了产生这些问题的原因，提出了解决问题的对策。

高校；人事档案；专项审核；思考

“三龄两历一身份”中的“三龄”是指年龄、工龄、党龄，“两历”是指学历学位、工作经历，“一身份”是指干部身份。中组部在全国部署并开展了干部人事档案专项审核工作，对干部人事档案中“三龄两历一身份”进行专项审核。下面针对本校干部人事档案专项审核中存在的一些问题，结合审核工作的实际，探讨解决问题的对策，与同仁共勉。

一、干部人事档案专项审核中遇到的问题

（一）“三龄两历”基本信息存在填写不一致问题。“三龄两历”在高校干部选拔任用、职称评审、退休等方面发挥着重要作用。在专项审核工作中，发现在不同时期形成的档案，存在材料信息记载前后不一致或者个别涂改的现象，在出生时间、参加工作时间、入党时间、学习经历、工作经历等时间节点存在前后不一致的地方。

（二）对档案重要性认识不够，档案意识缺乏。受传统干部人事档案意识的影响，领导层和普通教职工的档案意识都很淡薄。有些领导认为干部人事档案管理只要能应付日常查档、外调就行了，缺乏对干部人事档案工作的整体规划。有人认为在平常工作中干部人事档案与自身关系不大，没有提拔调动档案是否齐全无所谓。由于对人事档案的重要性缺乏基本的认识，在填写材料时如对出生日期、入党时间和入团时间随意填写，有些为了私利故意填写错误。普遍存在的错误是：“年龄越来越小、工龄越来越早、学历越来越高、身份越来越假。”出现这样的情况，完全是个人和有关部门缺乏档案意识造成的。材料形成部门对档案重要性认识不足，有的在形成材料时不够严谨、不把关、未能及时移交形成的归档材料，造成了材料信息的失准和积压。

（三）人事档案材料不完整不规范。高校干部人事档案材料缺失现象普遍存在，学历学位、参加工作材料、党团材料、调转材料缺失不完整。书写不规范，档案材料本人未签字，组织未盖章，在材料生成和收集的过程中，材料归档不及时，致使材料收集工作延误。档案审核时工作者也会因为政策把握不透彻可能导致存在一定的误差，造成干部人事档案信息的错误。

（四）信息化建设发展严重滞后。许多高校的人事档案信息化建设目前基本上还处于初级阶段，由于未将个人基本信息、档案目录录入计算机，严重影响了人事档案的管理和利用。信息化人才队伍建设比较薄弱，主要靠手工翻阅档案，干部人事档案管理之中无法运用现代信息技术，档案管理信息化建设滞后情况十分严重。

（五）工作人员知识结构水平偏低，服务效能低下。干部人事档案管理工作者对本身职业缺乏热情，威胁到干部人事档案的保密特性。同时，由于知识结构老化又缺乏创新能力，与新时期档案工作的发展极端不适应。信息化建设与现实的发展不适应，影响了干部人事档案作用的发挥。

二、强化干部人事档案管理的若干思考

（一）加强领导、健全体制，为干部档案工作创造良好环境。领导要经常检查和解决人事档案工作中出现的各种问题，制定干部档案查（借）阅、转递等规章制度，认真遵守执行。干部档案工作人员严格履行职责，建立收集、鉴别、整理等系统的工作程序。领导重视高校人事档案管理，利用校园网络等各种形式加强宣传力度；针对存在的人事档案管理的现状和问题，争取学校对人事档案管理工作从人力、物力、财力上给予足够的支持，营造良好的档案工作氛围。

（二）加强干部人事档案规范化建设。1.掌握规律，收集材料尽量争取全面。健全资料的收集制度和流程，及时收集干部资料信息，确保资料的全面性和及时性。按照人事档案材料的收集范围，按时移交归档普遍常规性材料：如年度考核表、工资表等。定期与有关职能部门联系，把握好某个特殊时间段的材料收集，如入党材料、学历学籍和奖惩材料以及干部考察和任免材料等，做到不遗失、不遗漏。对移交的材料认真检查，严把材料关来确保入档材料的合格，及时、全面、完整地收集材料。其次，完善审核鉴别制度，对新形成的材料进行审核鉴别，及时追缴收集补充完整缺失材料。再次，完善档案监管制度，要有严格的查阅制度和借阅手续，避免资料的破损和遗失。2.整理档案材料，鉴别时尽量做“细”。以高度负责的工作态度，认真鉴别材料，案卷整理规范标准。注重材料鉴别的真实性和分类的准确性，及时鉴别、整理和归档移交的档案材料，集中力量全面整理材料，把好案卷质量关，力求做到加工合理、有序、规范、整齐。3.各环节手续严格规范管理。对交接、查阅、借出、转递等各个工作环节，严格遵守各项规章制度。在交接学历、学位及其他重要的入档材料时，为保证入档的材料真实性，需要在双方领导审核签字后方可归档。对借出和转递的档案履行登记手续，认真把关避免丢失、不能擅自涂改、抽取、伪造等。4.信息化建设争取建设新的数据管理。建设人事信息管理系统，加快推进干部档案信息化管理步伐，专人负责系统维护和补充更新干部档案信息内容。组织有关人员学习培训，反复检查审核，尽量做到学校人事档案管理工作的高标准。利用校园网络和信息技术整合全校信息数据，注意信息的保密性。通过档案信息系统，能加强档案信息动态管理，实现信息整合、资源共享，提高管理的工作效率。加快推进干部人事档案信息化进程，提升利用效率，为社会提供更好的服务。

（三）日常档案审核常规化。经过干部人事档案专项审核，指导开展日常审核工作。中组部对新提任干部要求“凡提必审”的形势下，专项审核这些人事档案信息有着重要的意义。一方面，按照专项审核工作的标准和要求，开展自查，及时纠正人事档案管理中存在的问题和不足，确保干部人事信息的准确和完整；另一方面，将人事档案审核工作常态化，在日常工作中加强档案材料的收集、整理工作、立卷归档，做到人事档案材料随收集随审核，将审核落实到日常管理中，确保人事档案的真实性和准确性。

（四）加强业务培训，提升管理水平。积极与上级主管部门沟通，让领导重视人事档案管理工作，对每一份进档材料都认真检查，准确把握政策，材料认定不偏差，准确领会上级出台的新文件、新要求。配备专职人员负责干部人事档案工作，积极参加上级部门组织的业务培训，掌握干部人事工作的方针政策，提高档案业务能力。档案管理人员及时向领导汇报工作，与职能部门互相沟通协调，得到领导的重视及支持，争取对资金、设备及库房建设的支持，为干部档案工作的顺利开展提供物质保证。

（五）牢记宗旨、优质服务。高校人事档案由于有严格的保密制度限制，随着人事制度改革的深入发展，不断加强高校人事档案服务意识，档案信息变得愈加透明，人事档案管理方式从传统观念向社会化、开放化转变。主动服务，树立“以人为本”的档案管理观念，围绕学校中心工作来充分发挥人事档案的服务功能，随着社会和高校发展的新情况和新进展，探索高校服务的新方式和途径，推动高校的建设与发展。

（六）提高档案管理员的个人素质和专业技术。作为管理人员，应具有较高职业素养和责任心，工作态度认真细致，通过工作实践来增强自身管理水平和服务能力，不断促进加强自身专业知识的学习。定期做专业的培训和考核，提高工作人员及队伍的专业化水平，掌握人事档案管理的基本知识，熟悉工作流程，提高信息技术应用的能力，更好地适应高校干部人事档案管理的需要。

总之，干部人事档案专项审核工作是提升整体管理水平、规范干部人事档案管理工作的需要，也是干部选拔任用工作的基础，高校人事档案管理工作应该随着高校人事制度改革的深入发展，适时地适应新形势的需求，不断摸索新规律，更好地为高校现代化服务。

[1]岳莉萍.由干部人事档案专项审核工作引发的思考[J].理论研究,2016(2).

[2]朱佳煊,王芳.高校人事档案整理工作存在的问题与优化策略[J].兰台世界,2017(1).

[3]李雪云.高校干部人事档案专项审核中的问题及对策[J]山西档案,2016(3).