档案管理与办公室工作探讨

文/宜昌市人才服务局 王燕

档案管理与办公室工作探讨

文/宜昌市人才服务局 王燕

本文就办公室的档案管理工作展开论述，对档案管理工作在办公室工作中的重要作用进行详细论述，以期对办公室档案管理工作质量水平的提高起到一定的促进作用。

信息时代；办公室档案管理；创新研究

档案资料对于一个单位而言至关重要，首先，档案管理资料是对单位发展过程的有效记录，对其成长过程中的各种功绩、荣誉的有效见证，通过对单位过往成长历程的研究，能够为单位目前的发展状况以及在一定时间段内的发展趋势做出相对客观的判断，尤其是对于其发展趋势的判断，对于企业的长远发展有重要意义。与此同时，档案资料的管理工作对办公室工作有着直接的影响。同在一个单位的各个不同的部门，只有对本单位的档案资料管理工作引起足够的重视，才能够对本单位形成全面、客观的认识，为各个阶层进行决策提供客观的参考资料，促进单位工作效率和质量的全面提高。

一、将档案工作列入办公室主要职能和议事日程中

在机关事业单位的发展过程中，对于档案管理工作的重视程度正在不断地提升，其实早在党的十四大会议上，对其职能所属进行了明确的定位，这为档案管理工作的发展提供了更为广阔的空间，是档案管理工作在机关单位发展历程中的一个重要的转折。传统的档案管理工作模式，主要依靠单位领导的指示，对各单位的工作汇报资料进行有效的收集和整理，在经济市场中，这种模式已经开始显现出一定的弊端，对于日程的工作在质量和效率方面开始出现不良的影响，对于机关单位高层进行决策不能提供科学的参考依据。

要将档案管理工作作为机关单位办公室的一项重要职能，为领导的决策提供依据和基础。在办公室工作中，对档案管理工作要设立一个相对独立的管理机制，实现档案资料管理的独立性，并与其他工作部门进行协调统一，充分实现其服务性，并促进其作用最大程度地发挥。

二、档案管理在办公室工作中的重要意义

（一）档案资料是单位领导进行科学决策的重要依据。在一个单位，尤其在国企机关单位中，决策层的工作任务主要有两个方面：首先是对单位发展和运行的基本情况进行全面的了解。其次就是进行科学、客观的政策的制定工作，而这也对档案管理和制定决策之间的关系进行了阐述和明确。查阅单位发展过程中的档案资料是获取全面基本信息的有效手段，进而才能为科学、客观决策的制定提供重要依据。随着改革开放程度的不断加深，尤其是在国企机关单位之中，档案管理工作的重要性更加凸显。档案资料是对单位发展历程中的业绩、荣誉、重要事件以及一般的成长历程的一个重要的文字记录，在进行决策的制定过程中，能够发挥出重要的借鉴作用，而办公室工作主要的工作职能就是为其他部门提供辅助作用。

（二）档案管理能够促进办公室工作效率的显著提高。档案管理工作不仅是行政部门的重要枢纽，同时也为决策部门职能的发挥起着重要的指导作用。新时期下，档案管理工作模式已经突破传统模式中的对文件资料的收集和整理层面，在新模式中，档案管理工作要对收集的信息文件进行科学有效的加工与处理。档案资料中的大量信息要通过数据信息网络的形式，为办公室工作效率的全面提高提供助力，促进其现代化建设工作的开展，进而促进事业单位对一系列的文书以及文稿的修改，以及人事、财务等后勤工作的现代化、信息化以及数字化发展，从而使从事档案管理工作的大量人员得以解放，实现单位发展对劳动力的解放的同时，大幅度提高办公室的工作效率，以更好地为单位、为社会提供优质服务。

（三）档案管理为机关单位的稳定发展提供保证。在档案管理工作过程中，所涉及到的资料内容众多，经过常年累月的不断积累，其数量是相当庞大的，尤其是在传统的档案管理工作中，多为纸质文件材料，占用的空间是比较大的，这些都给档案管理工作增添了一定的难度。在众多档案资料中，其重要的级别是有差异的，一些重要的机密性的文件，更要做好保密工作，谨防泄露。将档案资料的管理工作做好，能够促进办公室工作效率的提高，能够更好地为其他部门服务，提高档案管理工作效率的过程中，积极引用现代化的信息技术，如计算机技术等，既方便了对档案资料的管理，又方便对其调阅，极大提高了档案资料的管理效率以及功效的发挥程度。

三、结束语

综上所述，随着社会的不断进步与发展，办公室档案管理工作面临着更多的挑战，机关单位要想在经济市场中获得更为长远的发展，要想进一步为社会做出更多的贡献，要对办公室档案管理工作给予足够的重视，充分利用现代化的信息、技术结合相关管理模式、制度对其进行有效的辅助管理，全面推动其科学化的管理，使档案管理工作能够适应新时代社会发展的需求，更好地为办公室工作效率和质量的全面提升提供助力。

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